Где можно получить выписку из трудовой книжки: 5 способов оформления

Для кого эта статья:

• Для работников, нуждающихся в выписке из трудовой книжки для различных целей (кредит, пенсия, трудоустройство)
• Для специалистов HR и кадровых работников, занимающихся оформлением документов

• Для людей, желающих узнать о процедурах и изменениях в законодательстве, касающихся трудовых документов

  Выписка из трудовой книжки – документ, имеющий решающее значение при трудоустройстве, оформлении пенсии или получении кредита. Необходимость предоставить копию трудовой истории возникает внезапно, заставая врасплох даже самых организованных людей. При этом многие теряются в догадках – куда обращаться, какие документы готовить, сколько времени занимает процедура. Разберемся детально в вопросе получения выписки из трудовой книжки и рассмотрим пять надежных способов её оформления с учетом последних изменений в законодательстве на 2025 год. ??

Хотите разбираться в тонкостях кадрового делопроизводства на профессиональном уровне? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro научит вас грамотно оформлять все виды кадровых документов, включая выписки из трудовых книжек. Вы освоите правовые нормы, цифровые инструменты и практические навыки, которые сделают вас ценным специалистом на рынке труда. Полученные знания можно применить как для развития карьеры, так и для решения собственных вопросов с документацией.

Где можно получить выписку из трудовой книжки: 5 способов

Выписка из трудовой книжки – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности работника, включая даты приема на работу и увольнения, занимаемые должности, причины прекращения трудовых отношений. Она может понадобиться для подтверждения стажа, при оформлении кредита, визы или пенсии. Рассмотрим пять официальных способов получения данного документа. ??

Выбор способа получения выписки зависит от конкретной ситуации: текущего трудового статуса, срочности получения документа, периода, за который нужны сведения, и цели использования выписки. Рассмотрим каждый вариант подробнее. ??

У действующего работодателя: оформление на месте работы

Самый простой и быстрый способ получить выписку из трудовой книжки – обратиться к текущему работодателю. Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать копии документов, связанных с трудовой деятельностью.

Елена Петрова, HR-директор Недавно к нам обратился сотрудник, которому срочно требовалась выписка из трудовой книжки для ипотеки. Он был уверен, что процедура займет минимум неделю. Утром подал заявление в отдел кадров, а уже после обеда получил заверенную копию. Банк без проблем принял документ, и сделка состоялась в срок. Важно помнить, что грамотно оформленная выписка должна содержать не только копию всех заполненных страниц, но и отметку "Работает по настоящее время" с актуальной датой и печатью организации.

Для получения выписки у работодателя необходимо:

1. Составить письменное заявление на имя руководителя организации с указанием причины запроса
2. Передать заявление в отдел кадров или непосредственному руководителю
3. Получить готовый документ в установленный срок

Выписка должна быть заверена надлежащим образом: подписью ответственного лица (как правило, сотрудника отдела кадров или руководителя), печатью организации (при наличии) и содержать отметку "Копия верна". Если трудовая книжка ведется в электронном формате, работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. ??

Обращение в МФЦ: процедура и необходимые документы

Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) стали доступной альтернативой для получения выписки из трудовой книжки, особенно для тех, кто временно не трудоустроен или имеет сложности с обращением к бывшему работодателю.

Для получения выписки через МФЦ потребуются следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Оригинал трудовой книжки (если она на руках)
• Заявление установленного образца (заполняется на месте)
• СНИЛС (для проверки данных в системе ПФР)
• Доверенность (если документы подает представитель)

Процедура получения выписки в МФЦ происходит в несколько этапов:

1. Запись на прием через сайт МФЦ, по телефону или лично (в некоторых центрах действует система электронной очереди)
2. Подача документов и заявления сотруднику МФЦ
3. Получение расписки с указанием даты готовности документа
4. Получение готовой выписки в назначенный день

Срок изготовления выписки в МФЦ составляет от 5 до 7 рабочих дней. Услуга предоставляется бесплатно. Важно отметить, что если трудовая книжка находится у работодателя, МФЦ может предоставить только сведения о трудовой деятельности, имеющиеся в информационных системах ПФР (с 2002 года). ??

Получение выписки через портал Госуслуги

Цифровизация государственных услуг позволила существенно упростить процесс получения многих документов, в том числе выписки из трудовой книжки. Портал Госуслуги предоставляет возможность получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде, что особенно актуально в 2025 году.

Михаил Соколов, специалист по трудовому праву Один из моих клиентов, находясь в командировке за границей, неожиданно получил запрос от потенциального работодателя предоставить подтверждение трудового стажа в течение 24 часов. Традиционные способы получения выписки в его ситуации не подходили. Я порекомендовал воспользоваться порталом Госуслуги. Имея подтвержденную учетную запись, он смог за 5 минут сформировать и скачать электронную выписку СТД-ПФР с квалифицированной электронной подписью ПФР. Документ был принят иностранным работодателем без дополнительных вопросов, а клиент получил желаемую позицию.

Алгоритм получения выписки через Госуслуги:

1. Войти в личный кабинет на портале gosuslugi.ru (требуется подтвержденная учетная запись)
2. Перейти в раздел "Услуги" ? "Работа и занятость" ? "Выписка из трудовой книжки" или воспользоваться поиском по сайту
3. Выбрать услугу "Сведения о трудовой деятельности"
4. Заполнить электронную форму запроса
5. Получить документ в электронном виде (форма СТД-ПФР)

Выписка формируется мгновенно и содержит данные о трудовой деятельности с 2002 года – периода, когда начались отчисления в Пенсионный фонд в электронном виде. Документ заверяется электронной подписью ПФР и имеет юридическую силу. Его можно распечатать или отправить по электронной почте. ??

Не уверены, что выбрали правильную профессиональную траекторию? Запутались в карьерных возможностях? Тест на профориентацию от Skypro поможет вам выявить сильные стороны и предрасположенность к определенным видам деятельности. Это особенно актуально, если вы анализируете свой трудовой путь при получении выписки из трудовой книжки. Всего 15 минут – и вы получите персональные рекомендации по развитию карьеры, которые помогут спланировать следующие профессиональные шаги.

Архивы и ПФР: как запросить трудовую информацию

В ситуациях, когда организация-работодатель ликвидирована, а трудовая книжка утеряна, на помощь приходят архивные учреждения и Пенсионный фонд России. Эти инстанции хранят информацию о трудовой деятельности граждан и могут предоставить официальные выписки.

Для получения сведений из архива необходимо:

1. Определить, в какой архив переданы документы ликвидированной организации (информацию можно получить в администрации района или города)
2. Составить запрос с указанием максимально точных данных: наименование предприятия, период работы, должность
3. Подать запрос лично, по почте или через официальный сайт архива
4. Получить архивную справку в установленный срок

Для получения выписки из ПФР:

• Обратиться в территориальное отделение ПФР по месту жительства
• Предоставить необходимые документы
• Заполнить заявление на получение сведений о трудовой деятельности
• Получить выписку по форме СТД-ПФР

Важно: архивы хранят документы в течение определенного срока (для документов по личному составу – 75 лет), поэтому иногда информация о давних периодах трудовой деятельности может быть недоступна. В таких случаях ПФР может помочь с подтверждением стажа на основании свидетельских показаний. ???

Сроки и юридическая сила выписки из трудовой книжки

Юридическая значимость выписки из трудовой книжки и сроки её действия – вопросы, часто вызывающие затруднения. Важно понимать, что требования к "свежести" документа устанавливаются организацией, запрашивающей выписку, а не законодательством.

Сроки действия выписки из трудовой книжки для различных целей:

• Для банков при оформлении кредита – обычно 30 календарных дней
• Для визовых центров – от 1 до 3 месяцев (зависит от требований конкретной страны)
• Для службы занятости – 7-10 дней с момента выдачи
• Для социальных служб – до 30 дней
• Для Пенсионного фонда – не ограничен, важна актуальность информации на момент обращения

Юридическая сила выписки обеспечивается правильным оформлением: документ должен содержать все необходимые реквизиты, подписи и печати. В случае электронных выписок – квалифицированную электронную подпись уполномоченного органа.

С января 2021 года в России началась обязательная цифровизация трудовых книжек. Сотрудники, впервые поступающие на работу, получают только электронные трудовые книжки. Остальные работники могли выбрать между сохранением бумажной версии и переходом на электронную. Это важно учитывать при запросе выписки.

Правильно оформленная выписка из трудовой книжки должна включать:

1. Полное наименование организации, выдавшей выписку
2. ФИО работника полностью
3. Даты приема на работу и увольнения
4. Занимаемые должности и подразделения
5. Причины увольнения с указанием статей ТК РФ
6. Дату выдачи выписки
7. Подпись ответственного лица
8. Печать организации (при наличии)

Для повышения достоверности некоторые организации требуют, чтобы выписка была прошита и пронумерована, особенно если документ содержит несколько листов. ??

Выписка из трудовой книжки – документ, который может сыграть решающую роль в критически важных жизненных ситуациях: от получения ипотеки до выхода на пенсию. Пять рассмотренных способов получения этого документа охватывают практически все возможные ситуации, в которых может оказаться работник. Выбирайте наиболее подходящий вариант, учитывая срочность, доступность и цель использования выписки. Заблаговременная осведомленность о процедурах и требованиях к оформлению документа сэкономит ваше время и нервы в момент, когда выписка понадобится срочно.