Где хранится диплом при приеме на работу: правила и нормы хранения

Для кого эта статья:

• Вчерашние выпускники и молодые специалисты, ищущие работу
• HR-менеджеры и специалисты по кадровому делопроизводству

• Люди, интересующиеся трудовым законодательством и защитой своих прав при трудоустройстве

  Вопрос о том, где хранится диплом при трудоустройстве, вызывает тревогу у многих соискателей — особенно у вчерашних выпускников. "Имеет ли право работодатель забрать мой оригинал?", "Что делать, если компания не возвращает документы?" — эти вопросы звучат ежедневно в кабинетах HR-специалистов. В 2025 году правила хранения документов об образовании чётко регламентированы законодательством, однако нарушения все еще случаются. Разберемся в нормативах, чтобы защитить свои права и не допустить неправомерного удержания личных документов. 📄✅

Хотите стать профессионалом в области кадрового делопроизводства? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro научит вас правильно оформлять документы при приеме сотрудников, грамотно вести кадровый учет и обеспечивать юридическую защиту как компании, так и работников. Вы освоите все тонкости работы с документами и сможете предотвращать типичные ошибки, часто встречающиеся при трудоустройстве. Начните карьеру в HR с правильного понимания норм и требований!

Кому принадлежит диплом при трудоустройстве

Диплом об образовании — это персональный документ, который всегда остается собственностью конкретного человека, а не компании, где он трудоустраивается. Это фундаментальное правило трудовых отношений, закрепленное в российском законодательстве. 🔐

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора соискатель предъявляет работодателю ряд документов, включая документы об образовании. Ключевое слово здесь — "предъявляет", а не "передаёт" или "оставляет". Это означает, что после ознакомления с дипломом и внесения необходимых данных в учётные системы, работодатель должен вернуть оригинал владельцу.

Анна Петрова, старший HR-консультант

К нам обратился встревоженный выпускник медицинского вуза Алексей. В частной клинике, куда он устроился на первую работу, кадровик забрал оригинал его диплома "для хранения в сейфе компании". Когда молодой врач через неделю попросил вернуть документ, ему отказали, сославшись на "внутреннюю политику безопасности".

Мы подготовили для Алексея официальное письмо со ссылками на нормы ТК РФ, где четко указывалось, что удержание оригиналов документов об образовании незаконно. После вручения этого письма руководителю HR-отдела клиники диплом был немедленно возвращен владельцу, а кадровику сделали строгое предупреждение.

Этот случай иллюстрирует типичную ситуацию, когда неосведомленность молодых специалистов используется работодателями для создания дополнительной "привязки" сотрудника к рабочему месту.

Правовой статус диплома можно разделить на несколько аспектов:

Важно понимать: любые аргументы работодателя о необходимости удержания оригинала диплома не имеют правового основания. В 2025 году, с развитием цифровых реестров документов об образовании, работодатели имеют возможность проверить подлинность диплома через официальные базы данных, что делает практику удержания оригиналов еще более неоправданной.

Законодательные требования к хранению дипломов на работе

Российское трудовое законодательство четко регламентирует правила обращения с документами об образовании при приеме на работу. Основополагающие нормы содержатся в Трудовом кодексе РФ, а также в ряде подзаконных актов, которые необходимо знать как работникам, так и работодателям. 📜

Ключевые нормативные документы, определяющие порядок работы с дипломами:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 65, 68, 86, 87)
• Федеральный закон "Об образовании в Российской Федерации"
• Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов..."
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация"

Согласно действующим нормам, работодатель имеет право и обязанность проверить подлинность документов об образовании, но не имеет законных оснований для хранения их оригиналов. После проверки оригинал возвращается владельцу, а в личном деле сотрудника остаётся заверенная копия.

Сроки хранения документов, связанных с дипломами, строго регламентированы:

С 2024 года в России функционирует единая цифровая система "Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении" (ФИС ФРДО). Эта система позволяет работодателям проверить подлинность диплома без длительного удержания оригинала, что делает практику хранения оригиналов документов об образовании абсолютно излишней. 💻

Тест на профориентацию от Skypro поможет не только выбрать подходящую профессию, но и понять, какие документы об образовании вам будут необходимы для успешной карьеры. Перед тем как инвестировать время и ресурсы в получение диплома, узнайте, соответствует ли выбранное направление вашим склонностям и способностям. Результаты теста помогут принять взвешенное решение о профессиональном развитии с учетом современных требований работодателей!

Предоставление копий или оригиналов: что говорит Трудовой кодекс

Трудовой кодекс РФ устанавливает чёткие правила относительно документов, которые соискатель должен предъявить при трудоустройстве. Статья 65 ТК РФ содержит исчерпывающий перечень таких документов, среди которых диплом фигурирует как "документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний". 📚

Рассмотрим ключевые положения кодекса, касающиеся предоставления дипломов:

1. Соискатель предъявляет (но не передает на хранение) работодателю документы об образовании.
2. Работодатель имеет право ознакомиться с оригиналом диплома для подтверждения квалификации соискателя.
3. После проверки подлинности оригинал возвращается владельцу.
4. Для личного дела сотрудника делается копия, которая заверяется кадровой службой.
5. Работодатель не имеет законных оснований требовать оставить оригинал документа об образовании в компании.

Важное уточнение содержится в части 3 статьи 65 ТК РФ: "Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации". Это положение подчеркивает, что работодатель не может устанавливать дополнительные требования к хранению документов, не предусмотренные законодательством.

Статья 68 ТК РФ, регламентирующая оформление приема на работу, также не содержит положений о хранении оригиналов документов об образовании у работодателя. Согласно данной статье, работодатель оформляет приказ о приеме на основании заключенного трудового договора и знакомит с ним работника под роспись.

Существуют два особых случая, когда от соискателя может потребоваться дополнительное взаимодействие с документами об образовании:

1. Нострификация иностранных дипломов — в этом случае потребуется представить оригинал диплома в органы, проводящие признание иностранного образования в России. После завершения процедуры оригинал возвращается владельцу.
2. Спорные ситуации с дипломами — если возникают сомнения в подлинности диплома, работодатель имеет право направить запрос в учебное заведение, выдавшее документ. В этом случае может потребоваться дополнительное время для проверки, но и в этой ситуации оригинал не должен оставаться у работодателя.

В 2025 году процесс проверки дипломов значительно упростился благодаря цифровизации и единым реестрам, что сделало практику длительного удержания оригиналов документов еще более необоснованной. 🖥️

Безопасность личных документов у работодателя

Вопрос сохранности персональных данных и документов при трудоустройстве вызывает обоснованное беспокойство у многих соискателей. И хотя копии дипломов (а не оригиналы) хранятся у работодателя, важно понимать, какие меры безопасности должны соблюдаться в отношении этих документов. 🔒

Правовую основу защиты документов сотрудников составляют:

• Федеральный закон "О персональных данных" №152-ФЗ
• Трудовой кодекс РФ (глава 14, статьи 86-90)
• Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 №687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных"
• Приказ Роскомнадзора от 05.09.2013 №996 о требованиях к защите персональных данных

Работодатель обязан обеспечить надлежащую защиту копий документов об образовании, хранящихся в личном деле сотрудника. Это включает следующие меры безопасности:

1. Ограниченный доступ — к копиям документов имеют право доступа только уполномоченные сотрудники кадровой службы
2. Физическая защита — документы должны храниться в запираемых шкафах или сейфах
3. Ответственность за разглашение — все лица, получающие доступ к персональным данным сотрудников, несут ответственность за их конфиденциальность
4. Учет и контроль — должна вестись регистрация всех действий с документами сотрудников
5. Информирование работников — сотрудники должны быть ознакомлены с правилами обработки их персональных данных

Игорь Соколов, специалист по защите данных

Ко мне обратилась Елена, менеджер крупной розничной сети. При увольнении она обнаружила, что копия ее диплома, хранившаяся в отделе кадров, пропала. При этом в компании сменился HR-директор, и новый руководитель не мог прояснить ситуацию.

Мы составили официальный запрос с требованием провести внутреннее расследование. Как выяснилось, бывший кадровик небрежно относился к хранению персональных данных: документы не были систематизированы и хранились в открытом доступе. В итоге копия диплома Елены была найдена в неправильной папке, но ситуация вскрыла серьезные нарушения в системе хранения.

Компании пришлось пересмотреть все процессы работы с персональными данными, внедрить электронную систему учета документов и провести обучение сотрудников HR-отдела правилам безопасного хранения информации. Для Елены история закончилась благополучно, но могла вылиться в серьезные проблемы с идентификационными данными.

При возникновении сомнений в том, что ваши документы хранятся с соблюдением необходимых мер безопасности, вы имеете право:

• Запросить у работодателя информацию о том, как обеспечивается защита ваших персональных данных
• Ознакомиться с внутренними документами компании, регламентирующими порядок обработки персональных данных
• В случае выявления нарушений обратиться с жалобой в Роскомнадзор или в суд

Важно отметить, что в современных организациях все чаще практикуется хранение отсканированных копий документов в защищенных электронных системах. Такой подход обеспечивает дополнительный уровень безопасности при условии соблюдения требований к защите информационных систем.

Что делать, если работодатель удерживает оригинал диплома

Несмотря на чёткие законодательные нормы, случаи незаконного удержания оригиналов дипломов работодателями до сих пор встречаются. Особенно подвержены этому риску молодые специалисты, недостаточно знакомые со своими трудовыми правами, и сотрудники небольших компаний, где кадровое делопроизводство иногда ведется с нарушениями. 🚫

Если вы столкнулись с ситуацией, когда работодатель отказывается возвращать оригинал диплома, следуйте пошаговому алгоритму действий:

1. Официальный запрос — напишите письменное заявление о возврате оригинала на имя руководителя организации, получите отметку о принятии (входящий номер)
2. Разъяснительная беседа — объясните представителю кадровой службы, что удержание оригиналов противоречит трудовому законодательству
3. Обращение к вышестоящему руководству — если кадровик отказывается решить проблему, обратитесь к его руководителю или директору компании
4. Письменная претензия — составьте официальную претензию с указанием нарушенных норм ТК РФ и требованием вернуть оригинал в установленный срок
5. Обращение в трудовую инспекцию — подайте жалобу в территориальное отделение Роструда
6. Обращение в прокуратуру — в случае игнорирования ваших требований направьте заявление в прокуратуру
7. Судебное производство — как крайняя мера, подайте исковое заявление в районный суд

Важно документировать все ваши обращения и ответы на них (или отсутствие ответов). Это создаст доказательную базу для последующих действий.

Распространенные аргументы работодателей и почему они неправомерны:

В случае если диплом имеет особую ценность (например, это редкий или заграничный документ, замена которого затруднительна), рекомендуется изначально предоставлять работодателю только нотариально заверенную копию, сопровождая её демонстрацией оригинала для сверки. 📝

Помните, что законодательство полностью на вашей стороне. Если работодатель настаивает на удержании оригинала диплома, это можно рассматривать как тревожный сигнал относительно общей культуры соблюдения трудового законодательства в организации.

Итак, диплом при трудоустройстве остается собственностью его владельца при любых обстоятельствах. Работодатель вправе ознакомиться с оригиналом, сделать копию для личного дела, но не имеет законных оснований для удержания оригинального документа. Если вы сталкиваетесь с подобными требованиями, это сигнал о возможных нарушениях трудовых прав. Отстаивайте свою позицию, опираясь на нормы закона, и помните: основа здоровых трудовых отношений — это взаимное уважение прав и обязанностей, а не сомнительные практики "привязывания" сотрудника к рабочему месту через удержание личных документов.