Если должности нет в классификаторе: пошаговая инструкция для HR

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и рекрутеры
• Управляющие и директора компаний, принимающие решения о штатном расписании

• Юристы, консультирующие по трудовому праву и оформлению должностей

  В цифровом мире работы с постоянно возникающими инновационными специальностями HR-специалисты часто сталкиваются с ситуацией, когда должность просто не существует в классификаторах. Что делать, когда вам нужен "бренд-амбассадор", "DevOps-инженер" или "менеджер по управлению клиентским опытом", а в классификаторе только скучные "Маркетолог", "Программист" и "Менеджер по работе с клиентами"? Законно ли это? И как правильно оформить? Давайте разберемся пошагово с этим вопросом, чтобы вы могли спать спокойно даже при визите проверяющих! 🧐

Встретились с проблемой оформления необычных должностей и не знаете, как действовать в рамках закона? На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы научитесь не только корректно вводить нетиповые должности в штатное расписание, но и грамотно выстраивать всю HR-систему компании. Наши эксперты с реальным опытом работы в крупных компаниях научат вас использовать законодательные лазейки без нарушения трудового права. Старт ближайшего потока через 2 недели!

Почему должности может не быть в классификаторе

Российский рынок труда развивается быстрее, чем обновляются нормативные документы. Официальный классификатор профессий и должностей (ОКЗ, последняя редакция от 2022 года) безнадежно отстает от реальности на 5-7 лет. Именно поэтому современные специальности часто отсутствуют в этих документах. 📊

Основные причины отсутствия должностей в классификаторе:

• Появление новых технологий и бизнес-процессов
• Заимствование иностранных моделей управления и соответствующих должностей
• Необходимость детализации функций для оптимизации работы
• Маркетинговые и HR-бренд причины (привлекательность должностей для кандидатов)

Рассмотрим, как часто встречаются различные типы нестандартных должностей и с какими проблемами сталкиваются HR-специалисты:

Марина Соколова, HR-директор

В 2022 году столкнулась с необходимостью создания должности "Менеджер по благополучию сотрудников". Первая реакция нашего юриста: "Нет такой должности, инспекция труда не пропустит!" Пришлось доказывать, что мы имеем право вводить должности, отсутствующие в классификаторе. Мы разработали четкую должностную инструкцию, определили функционал и квалификационные требования. На проверке через полгода инспектор изучил наши документы и признал оформление корректным. Главное — грамотная подготовка документации и четкое определение функционала.

Как правильно ввести новую должность: 5 шагов

Если вам необходимо создать новую должность, которой нет в классификаторе, действуйте последовательно и методично. Вот пошаговый план, протестированный на сотнях компаний и проверках. 🛡️

Шаг 1: Анализ и сопоставление с существующими должностями

Необходимо определить, насколько ваша должность действительно уникальна. Возможно, в классификаторе есть близкий аналог, который можно использовать как базу:

• Изучите ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) и ЕКС (Единый квалификационный справочник)
• Проанализируйте профессиональные стандарты, утвержденные Министерством труда
• Найдите ближайшую по функционалу должность в классификаторе

Шаг 2: Разработка должностной инструкции

Создайте детальный документ, описывающий:

• Функциональные обязанности сотрудника
• Квалификационные требования и компетенции
• Подчинение и взаимодействие с другими отделами
• Показатели эффективности работы
• Права и ответственность сотрудника

Шаг 3: Внесение изменений в штатное расписание

Документально оформите введение новой должности:

• Подготовьте приказ о внесении изменений в штатное расписание
• Обновите штатное расписание (форма Т-3)
• Укажите код должности, максимально соответствующий выполняемым функциям

Шаг 4: Согласование с юридическим отделом или внешними консультантами

Убедитесь в юридической безопасности вводимой должности:

• Получите письменное заключение о соответствии законодательству
• Проверьте соответствие введенной должности требованиям ТК РФ
• Проанализируйте возможные риски

Шаг 5: Утверждение и информирование сотрудников

Завершите процесс введения должности:

• Утвердите должностную инструкцию приказом руководителя
• Ознакомьте сотрудника с должностной инструкцией под подпись
• Внесите соответствующие изменения в трудовой договор (при переводе)

При выполнении всех шагов важно документально обосновывать каждое действие. Вот сравнение рисков при разных подходах к внедрению новой должности:

Правовые основания для нестандартных должностей

Вопреки распространенному мнению, использовать нестандартные должности абсолютно законно, если вы опираетесь на правильные нормативные основания. Трудовой кодекс и смежное законодательство предоставляют для этого все необходимые инструменты. 📜

Ключевые законодательные основания, позволяющие вводить нестандартные должности:

• Ст. 57 ТК РФ — наименование должности указывается в соответствии с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами только если законодательством связаны льготы или ограничения
• Постановление Правительства РФ №787 от 31.10.2002 — определяет порядок утверждения единого тарифно-квалификационного справочника
• ФЗ "О стандартизации" №162-ФЗ от 29.06.2015 — устанавливает добровольность применения стандартов
• ФЗ "О бухгалтерском учете" №402-ФЗ от 06.12.2011 — регламентирует документооборот коммерческих организаций

Наиболее безопасными с юридической точки зрения являются следующие подходы к введению нестандартных должностей:

1. Метод уточнения — добавляем к стандартной должности дополнительное пояснение через дефис или в скобках: "Менеджер (по управлению клиентским опытом)" или "Программист-DevOps"
2. Метод аналогии — используем должность из классификатора, наиболее близкую по функционалу, и разрабатываем подробную должностную инструкцию с реальными обязанностями
3. Метод полного внутреннего регламентирования — создаем собственную систему должностей с детальным описанием функциональных обязанностей и квалификационных требований

Алексей Петров, юрист по трудовому праву

К нам обратилась IT-компания, получившая предостережение от инспекции труда из-за использования должностей "Scala Developer" и "Product Owner" в штатном расписании. Мы подготовили правовую позицию, основанную на анализе статьи 57 ТК РФ, которая обязывает работодателя использовать наименования должностей из классификаторов только при наличии льгот или ограничений для данных позиций. Мы также разработали детальные должностные инструкции, где четко описали функционал сотрудников. В результате компания успешно прошла повторную проверку. Ключевым аргументом стало то, что указанные должности не связаны с льготами, предусмотренными законодательством, а потому работодатель вправе использовать любые наименования.

Составляем должностную инструкцию с нуля

Должностная инструкция — ключевой документ, обосновывающий введение нестандартной должности. При отсутствии должности в классификаторе качество этого документа становится решающим фактором защиты на случай проверок. Давайте рассмотрим, как составить безупречную должностную инструкцию с нуля. 📝

Структура идеальной должностной инструкции для нестандартной должности:

1. Общие положения
   • Место должности в организационной структуре
   • Порядок назначения и освобождения от должности
   • Нормативные документы, регламентирующие деятельность
2. Квалификационные требования
   • Уровень образования и специализация
   • Опыт работы и необходимые навыки
   • Дополнительные знания и умения
3. Должностные обязанности
   • Конкретные функциональные обязанности
   • Периодичность выполнения задач
   • Критерии качества выполнения работы
4. Права сотрудника
   • Полномочия для выполнения обязанностей
   • Право на получение информации
   • Право на ресурсы и инструменты
5. Ответственность
   • За невыполнение обязанностей
   • За нарушение законодательства
   • За материальные и нематериальные ценности

Важно не только иметь правильную структуру, но и использовать определенные формулировки, которые дадут документу юридическую силу. Вот несколько советов по содержанию:

• Используйте четкие и конкретные формулировки обязанностей: "обеспечивает", "разрабатывает", "анализирует" вместо размытых "участвует", "способствует"
• Опишите измеримые показатели эффективности работы (KPI)
• Включите упоминание ближайших должностей-аналогов из классификатора
• Четко определите границы ответственности и полномочий
• Укажите подчиненность и порядок замещения

Сравним эффективную и неэффективную должностную инструкцию:

Не уверены, что ваше призвание — разбираться в тонкостях должностных инструкций и кадрового делопроизводства? Пройдите бесплатный Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, подходит ли вам HR-сфера или ваши таланты лежат в другой области. За 5 минут тест определит ваши сильные стороны и порекомендует оптимальное направление для карьерного роста. Возможно, вам больше подойдет роль разработчика или маркетолога вместо HR-специалиста!

Как защитить компанию при проверках

Даже при идеальном оформлении нестандартных должностей может возникнуть необходимость защищать свою позицию перед контролирующими органами. Подготовка к проверкам должна начинаться задолго до их фактического проведения. 🔍

К проверкам нужно готовиться заранее, формируя правильный комплект документов:

1. Обязательные документы для защиты на проверке:

   • Штатное расписание с указанием всех должностей
   • Положение о структурных подразделениях
   • Должностные инструкции с подробным описанием функций
   • Трудовые договоры, соответствующие должностным инструкциям
   • Приказы о назначении на должности
   • Пояснительная записка о соответствии нестандартной должности функционалу

2. Дополнительные документы для усиления позиции:

   • Аналитическая справка о соответствии введенной должности рыночным тенденциям
   • Профессиограмма с детальным описанием требуемых компетенций
   • Бизнес-обоснование необходимости введения должности
   • Образцы аналогичных должностей в других компаниях отрасли

При взаимодействии с инспектором труда придерживайтесь следующей стратегии:

• Демонстрируйте глубокое понимание законодательства и уверенность в правомерности ваших действий
• Ссылайтесь на конкретные статьи Трудового кодекса (особенно ст. 57) и подзаконные акты
• Предоставляйте документы в структурированном виде, с оглавлением и пояснениями
• Подчеркивайте, что введенные должности не связаны с льготами и ограничениями, предусмотренными законодательством
• При необходимости привлекайте юриста по трудовому праву

Наиболее частые претензии инспекторов и способы их нейтрализации:

1. Претензия: "Должность отсутствует в классификаторе." Ответ: "В соответствии со ст. 57 ТК РФ, наименования должностей обязательны к применению только при наличии льгот и ограничений. Данная должность таких льгот не предусматривает."

2. Претензия: "Нельзя использовать иностранные слова в названиях должностей." Ответ: "Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на использование иностранных слов. Мы можем предоставить детальное обоснование невозможности адекватного перевода термина на русский язык."

3. Претензия: "Функционал сотрудника не соответствует названию должности." Ответ: "Представляем детальную должностную инструкцию, где четко прописаны все функции, соответствующие наименованию должности и бизнес-процессам компании."

В крайнем случае, если инспектор настаивает на нарушении, возможны следующие компромиссные решения:

• Использование двойного наименования (классическая должность из ЕКС с уточнением в скобках)
• Временное изменение штатного расписания с последующим обжалованием решения инспектора
• Создание внутреннего документа о соответствии должностей классификатору

Помните, что правильная подготовка документов и уверенная защита своей позиции в большинстве случаев позволяют отстоять право компании на использование нестандартных должностей. 🛡️

Действуйте смело и профессионально при создании нестандартных должностей! Главное правило — тщательная документация и системный подход. Помните, что закон на вашей стороне, если вы грамотно подходите к оформлению. Не позволяйте устаревшим классификаторам ограничивать развитие вашей компании и привлечение современных специалистов. Правильно составленная должностная инструкция, обоснованные изменения в штатном расписании и уверенное знание своих прав — это ваше надежное юридическое прикрытие в мире динамичного бизнеса.