Электронная трудовая книжка: что нужно знать

Для кого эта статья:

• Работники и соискатели, интересующиеся особенностями трудоустройства с электронной трудовой книжкой.
• Руководители и HR-специалисты, занимающиеся управлением персоналом и кадровыми процессами.

• Студенты и профессионалы, стремящиеся расширить свои знания в области современных кадровых технологий и цифровизации.

  Трудовая книжка — документ, без которого не обходится ни одна карьера в России. Но привычные бумажные книжки постепенно уступают место цифровым аналогам. Электронная трудовая книжка (ЭТК) меняет представление о кадровом документообороте, предлагая и работникам, и работодателям принципиально новый уровень удобства. В 2025 году знание особенностей ЭТК становится не просто полезным, а необходимым для грамотного управления карьерой и кадровыми процессами. Разберем, что представляет собой электронная трудовая книжка и как максимально эффективно использовать её возможности. 📱💼

Стремитесь стать профессионалом в сфере управления персоналом? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — это глубокое погружение в современные кадровые технологии, включая работу с электронными трудовыми книжками. Вы освоите не только теоретические основы HR, но и получите практические навыки цифрового кадрового администрирования, которые высоко ценятся работодателями в 2025 году. Инвестируйте в свое профессиональное будущее уже сегодня!

Электронная трудовая книжка: ключевые изменения 2023 года

Электронная трудовая книжка представляет собой цифровой формат хранения данных о трудовой деятельности гражданина. В отличие от привычного бумажного документа, ЭТК существует в виде записей в базе данных Пенсионного фонда РФ (с 2023 года — Социального фонда России).

В 2023 году система электронных трудовых книжек претерпела ряд существенных изменений, направленных на расширение функционала и улучшение взаимодействия между государственными органами, работодателями и гражданами.

Важно отметить, что внедрение этих изменений продиктовано не просто стремлением к цифровизации, а реальной необходимостью оптимизации трудовых отношений. По данным Министерства труда, переход на ЭТК позволяет экономить до 12 миллиардов рублей ежегодно за счёт сокращения административных расходов.

Елена Смирнова, директор по персоналу В начале 2023 года наша компания столкнулась с необходимостью быстро нанять 50+ специалистов для нового проекта. Раньше оформление каждого сотрудника занимало минимум день — нужно было физически получить трудовую, сделать копии, внести записи. С переходом на электронные трудовые книжки процесс ускорился в разы. Мы могли проверить стаж кандидатов через систему межведомственного взаимодействия, а после приёма на работу отправляли сведения в СФР в день оформления. В результате административная нагрузка на отдел кадров снизилась на 40%, а скорость оформления выросла вдвое. Пожалуй, это лучшее нововведение в кадровом администрировании за последние годы.

Статистика показывает, что к концу 2023 года более 60% работающих россиян перешли на электронные трудовые книжки. При этом для граждан, начинающих трудовую деятельность с 2021 года, бумажные трудовые книжки вообще не оформляются — для них действует только электронный формат.

Правовые основы и преимущества цифрового формата

Электронная трудовая книжка базируется на солидной нормативной базе. Основополагающими документами, регулирующими её использование, являются:

• Федеральный закон №439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс»
• Федеральный закон №436-ФЗ от 16.12.2019, вносящий изменения в ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете»
• Приказ Минтруда России №320н от 20.01.2020 о форме СТД-Р (сведения о трудовой деятельности)
• Постановление Правления ПФР №730п от 25.12.2019 о форме СЗВ-ТД
• Федеральный закон №377-ФЗ от 14.07.2022 о внедрении Единой цифровой платформы в сфере занятости

Переход на электронный формат трудовых книжек обусловлен рядом неоспоримых преимуществ как для работников, так и для работодателей:

Стоит отметить, что законодательство предусматривает добровольность перехода на ЭТК для тех, кто начал трудовую деятельность до 2021 года. Однако анализ тенденций показывает, что к 2025 году около 85% работников и работодателей предпочитают именно электронный формат ведения учета трудовой деятельности.

Юридическая значимость электронной трудовой книжки полностью равна бумажному аналогу. Это достигается благодаря использованию электронной подписи и защищенных каналов передачи данных между работодателями и государственной информационной системой.

Как трудоустроиться с электронной трудовой книжкой

Процесс трудоустройства с электронной трудовой книжкой существенно отличается от традиционного и значительно упрощает жизнь как соискателю, так и работодателю. Рассмотрим основные этапы этого процесса и их особенности. 🔍👨‍💼

При поиске работы с электронной трудовой книжкой соискателю необходимо предоставить будущему работодателю сведения о своей трудовой деятельности. Это можно сделать несколькими способами:

• Получить форму СТД-ПФР (сведения о трудовой деятельности) через личный кабинет на Госуслугах
• Запросить форму СТД-ПФР в любом отделении Социального фонда России
• Получить форму СТД-Р у текущего или последнего работодателя
• Использовать цифровую платформу «Работа в России» для автоматической передачи сведений работодателю

Важно: Работодатель не имеет права отказать в приеме на работу из-за отсутствия бумажной трудовой книжки, если соискатель предоставил форму СТД-ПФР или СТД-Р.

Алексей Петров, HR-аналитик Недавно я консультировал компанию, которая открыла филиал в небольшом региональном городе. Первоначально их HR-отдел был в панике: многие кандидаты приходили без трудовых книжек, заявляя, что у них "электронные". Руководство сомневалось, можно ли им доверять. Я провел обучение по работе с ЭТК, и компания внедрила процесс проверки через систему межведомственного взаимодействия. Результаты поразили всех: оказалось, что 30% кандидатов с "традиционными" трудовыми книжками имели неточности или искажения в стаже, в то время как данные электронных трудовых всегда соответствовали реальности. После этого компания полностью пересмотрела свой подход к найму и теперь активно стимулирует сотрудников переходить на электронные трудовые книжки.

При трудоустройстве с электронной трудовой книжкой процесс взаимодействия работодателя и соискателя выглядит следующим образом:

1. Предоставление сведений о трудовой деятельности. Соискатель передает форму СТД-ПФР или СТД-Р работодателю вместе с другими необходимыми для трудоустройства документами.
2. Проверка данных. Работодатель имеет право проверить достоверность предоставленных сведений через системы межведомственного электронного взаимодействия.
3. Оформление трудового договора. Процедура не отличается от стандартной — составляется и подписывается трудовой договор.
4. Издание приказа о приеме на работу. Работодатель издает приказ в обычном порядке.
5. Передача сведений в СФР. В течение одного рабочего дня с момента издания приказа работодатель обязан передать сведения о трудоустройстве в Социальный фонд России по форме СЗВ-ТД.

Следует учесть, что с 2023 года работодатели могут использовать электронный кадровый документооборот (ЭКДО), что еще больше упрощает процесс трудоустройства. При наличии ЭКДО трудовой договор может быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон, что исключает необходимость личного присутствия соискателя и позволяет оформить трудоустройство полностью дистанционно.

Задумываетесь о смене карьерного направления или хотите убедиться, что HR — ваше призвание? Тест на профориентацию от Skypro поможет оценить ваши склонности и потенциал в сфере управления персоналом. Узнайте, насколько вам подойдет работа с электронными трудовыми книжками и другими современными HR-инструментами. Всего 15 минут — и вы получите персональную карту профессиональных предрасположенностей с рекомендациями по развитию карьеры!

Переход на электронный формат: пошаговая инструкция

Переход от бумажной трудовой книжки к электронной — процесс, требующий четкого соблюдения регламентированных процедур. Для работников и работодателей предусмотрены различные алгоритмы действий, которые необходимо выполнить корректно. 📋✅

Для работника:

1. Принять решение. Работник, имеющий бумажную трудовую книжку, должен определиться с форматом её дальнейшего ведения.
2. Подать заявление работодателю. Необходимо оформить одно из двух заявлений:
   • О сохранении бумажной трудовой книжки наряду с электронной
   • О переходе только на электронную трудовую книжку
3. Получить бумажную трудовую книжку (при полном переходе на ЭТК). В случае выбора только электронного формата работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью.
4. Хранить бумажную трудовую книжку. Даже при переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую значимость для периодов работы до перехода.
5. Зарегистрироваться на портале Госуслуг. Для удобного доступа к сведениям о своей трудовой деятельности рекомендуется иметь подтвержденную учетную запись.

Для работодателя:

1. Провести подготовительные мероприятия:
   • Внести изменения в локальные нормативные акты
   • Издать приказ о назначении ответственных лиц
   • При необходимости, модернизировать программное обеспечение
2. Уведомить сотрудников. Не позднее 30 июня 2020 года работодатель должен был письменно проинформировать каждого работника о праве выбора формата трудовой книжки.
3. Собрать заявления сотрудников. До 31 декабря 2020 года работники должны были определиться с форматом ведения трудовой книжки. Примечание: Если работник не подал заявление в установленный срок, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.
4. Оформить и выдать трудовые книжки. Работникам, выбравшим только электронный формат, необходимо выдать бумажные трудовые книжки с соответствующей записью.
5. Передать сведения в СФР. Работодатель обязан направить в Социальный фонд России информацию:
   • О выборе работником формата трудовой книжки
   • О кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение и др.)

С 2023 года для вновь созданных организаций и ИП предусмотрен упрощенный порядок внедрения электронных трудовых книжек. Они могут сразу начать ведение только электронных трудовых книжек, уведомив об этом сотрудников при трудоустройстве.

Важные нюансы, которые следует учитывать при переходе на ЭТК:

• Решение о переходе только на электронный формат является необратимым — вернуться к бумажной трудовой книжке будет невозможно
• При выборе сохранения бумажной трудовой книжки работник сохраняет право перейти на ЭТК в любой момент в будущем
• Работодатель обязан выдавать работнику форму СТД-Р по его запросу, а также в обязательном порядке при увольнении
• За нарушение сроков или порядка передачи сведений в СФР предусмотрены административные штрафы

Защита данных и доступ к электронной трудовой информации

Обеспечение безопасности персональных данных в электронных трудовых книжках — приоритетное направление для государственных информационных систем. Социальный фонд России, как оператор данных ЭТК, использует многоуровневую систему защиты. 🔒🛡️

Меры защиты электронных трудовых данных включают:

• Криптографическую защиту при передаче и хранении информации
• Многоуровневую аутентификацию для доступа к системам
• Регулярное резервное копирование данных на географически распределенные серверы
• Систему мониторинга и реагирования на инциденты информационной безопасности
• Строгое разграничение прав доступа к информации

По официальной статистике СФР, за всё время существования системы электронных трудовых книжек не зафиксировано ни одной успешной попытки несанкционированного доступа к данным, что подтверждает высокий уровень защищенности.

Получить доступ к сведениям своей электронной трудовой книжки можно несколькими способами:

Электронные сведения о трудовой деятельности не только надежно защищены, но и доступны гражданину практически в режиме реального времени. После внесения работодателем записи в СЗВ-ТД, информация отображается в личном кабинете работника в течение 24 часов.

Важно понимать, что электронная трудовая книжка официально называется «Сведения о трудовой деятельности» и может быть представлена в виде формы СТД-ПФР (со стороны СФР) или СТД-Р (со стороны работодателя). Обе формы имеют одинаковую юридическую силу при условии корректного оформления.

Для обеспечения сохранности данных о трудовой деятельности рекомендуется:

• Периодически (не реже раза в год) запрашивать выписку из электронной трудовой книжки
• Проверять корректность внесенных работодателем сведений
• Хранить бумажные выписки в надежном месте
• Использовать защищенные пароли для доступа к личным кабинетам
• Немедленно сообщать в СФР или работодателю о замеченных ошибках или несоответствиях в данных

С 2023 года СФР обеспечивает возможность доступа к сведениям электронной трудовой книжки через мобильное приложение «СФР Онлайн». Приложение позволяет не только просматривать, но и делиться выпиской из ЭТК с потенциальными работодателями, банками и другими организациями посредством защищенного временного доступа.

Цифровизация кадрового учета — неизбежный шаг в эволюции трудовых отношений. Электронная трудовая книжка предлагает беспрецедентный уровень безопасности, доступности и удобства как для работников, так и для работодателей. Понимание всех аспектов работы с ЭТК уже сегодня становится конкурентным преимуществом на рынке труда и признаком высокой цифровой грамотности. Те, кто сумел адаптироваться к этим изменениям на раннем этапе, получают значительную фору в оптимизации бизнес-процессов и управлении карьерой.