Что нужно, чтобы работать официально: документы и требования

Для кого эта статья:

• Недавние выпускники вузов, ищущие первую работу
• Работодатели и HR-менеджеры, нуждающиеся в информации о трудоустройстве

• Иностранные граждане, планирующие работать в России

  Поиск официальной работы — важный этап в жизни каждого человека, будь то первое трудоустройство после вуза или смена карьерного пути. Правильное оформление трудовых отношений защищает интересы как работника, так и работодателя, гарантируя социальные выплаты, трудовой стаж и уверенность в завтрашнем дне. Разберемся, какие документы необходимы для официального трудоустройства в 2025 году, каковы возрастные ограничения и особые требования к разным категориям работников. ????

Хотите стать экспертом в вопросах трудоустройства и управления персоналом? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет вам освоить все тонкости кадрового делопроизводства, включая правильное оформление трудовых отношений и работу с документами. Вы получите практические навыки, которые сделают вас ценным специалистом на рынке труда или помогут грамотно выстроить свою карьеру.

Основные документы для официального трудоустройства

Для легального трудоустройства в России необходим определенный набор документов. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора соискатель обязан предоставить следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовую книжку и/или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, СТД-ПФР)
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Документ об образовании или квалификации
• Справку о наличии (отсутствии) судимости (для определенных категорий работников)
• Медицинскую книжку (для работников некоторых профессий)

С 2020 года действует электронная система учета трудового стажа, поэтому соискатель может предоставить бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Работодатель не имеет права требовать документы, не предусмотренные законодательством. ????

Елена Соколова, HR-директор Однажды к нам обратился кандидат Михаил, 22 года, недавний выпускник вуза. На собеседовании он выглядел растерянным, признавшись, что это его первое трудоустройство, и он понятия не имеет, какие документы нужны. Мы подготовили для него чек-лист: паспорт, диплом, СНИЛС, реквизиты банковской карты для перечисления зарплаты. Поскольку трудовой книжки у него еще не было, мы оформили ее в компании. С военным билетом возникла заминка — Михаил принес только приписное свидетельство. Пришлось объяснить, что для военнообязанных важно иметь полноценный военный билет или хотя бы справку из военкомата. Через неделю, собрав все документы, Михаил успешно присоединился к нашей команде и сейчас, спустя два года, руководит собственным проектом.

Особое внимание стоит уделить ИНН (идентификационному номеру налогоплательщика). Хотя по закону работодатель не вправе требовать его предоставления, на практике многие компании просят указать ИНН для упрощения налоговой отчетности. Получить ИНН можно через портал Госуслуг или в налоговой инспекции.

• При первом трудоустройстве трудовую книжку оформляет работодатель за свой счет. Сотрудник вправе выбрать бумажную или электронную форму ведения трудовой книжки.

Возрастные и правовые требования для работы

Российское законодательство устанавливает чёткие возрастные ограничения для трудоустройства. По общему правилу, заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет. Однако существуют исключения и особые случаи. ????

• С 14 лет можно работать с согласия одного из родителей (опекуна) и органа опеки в свободное от учебы время на легкой работе, не причиняющей вреда здоровью
• С 15 лет можно работать при получении общего образования или при оставлении учебного заведения
• До 18 лет запрещена работа с вредными и опасными условиями труда, подземные работы, работа в ночное время, сверхурочная работа
• Для лиц пенсионного возраста ограничений нет, но могут быть требования к состоянию здоровья

Помимо возрастных ограничений, существуют и другие правовые требования. Например, для некоторых должностей необходимо прохождение обязательного предварительного медицинского осмотра. К таким категориям относятся:

• Работники пищевой промышленности и общественного питания
• Медицинские работники
• Сотрудники образовательных организаций
• Водители транспортных средств
• Работники с вредными или опасными условиями труда

Для отдельных видов деятельности установлены ограничения, связанные с наличием судимости. Это касается работников образования, медицины, государственной службы и других сфер, предполагающих взаимодействие с детьми или материальную ответственность.

Алексей Петров, юрист по трудовому праву К нам обратилась Светлана, мать 16-летнего сына, который хотел подработать летом в кафе официантом. Работодатель отказывался принимать его без трудовой книжки и медицинской книжки, а также настаивал на полной занятости. Мы помогли разъяснить ситуацию: во-первых, для несовершеннолетнего первичное оформление трудовой книжки — обязанность работодателя. Во-вторых, медкнижка действительно нужна, но расходы на её оформление также должен взять на себя работодатель. В-третьих, для лиц от 16 до 18 лет установлена сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 35 часов в неделю. После нашей консультации Светлана вернулась в кафе, предоставила работодателю выдержки из Трудового кодекса, и её сын был принят на работу на законных условиях: с сокращенным рабочим днем, официальным оформлением и прохождением медосмотра за счет компании.

Не знаете, какое направление профессионального развития выбрать? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и подходящие сферы деятельности. Объективная оценка ваших навыков и предпочтений позволит выбрать карьерный путь, на котором вы сможете реализовать свой потенциал и получать удовольствие от работы. Пройдите тест и узнайте, какие документы и квалификации вам потребуются для успешного трудоустройства!

Квалификационные документы для разных профессий

Для трудоустройства по определенным профессиям недостаточно базового набора документов — требуются специальные квалификационные подтверждения. Эти требования связаны с особенностями профессиональной деятельности и необходимостью обеспечения безопасности. ????

Документы о профессиональной квалификации различаются в зависимости от сферы деятельности:

Для некоторых профессий требуется обязательное членство в саморегулируемой организации (СРО) или профессиональной ассоциации. Например, для работы аудитором, арбитражным управляющим, оценщиком, адвокатом необходимо состоять в соответствующем профессиональном объединении.

В отдельных случаях для работы требуется наличие лицензий или специальных разрешений:

• Для медицинской и фармацевтической деятельности
• Для образовательной деятельности
• Для частной охранной деятельности
• Для работы с государственной тайной
• Для использования источников ионизирующего излучения

Важно помнить, что предоставление поддельных документов о квалификации является уголовным преступлением и может повлечь серьезную ответственность. Работодатель имеет право проверить подлинность предоставленных документов, обратившись в учебное заведение или организацию, выдавшую сертификат. ??

Как правильно оформить трудовые отношения

Правильное оформление трудовых отношений — это защита интересов как работника, так и работодателя. Процесс трудоустройства включает несколько обязательных этапов, которые необходимо соблюдать для соответствия требованиям законодательства. ???

Основные этапы оформления трудовых отношений:

1. Предоставление документов. Соискатель предоставляет необходимый пакет документов работодателю.
2. Заключение трудового договора. Составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами. Один экземпляр остается у работодателя, второй передается работнику.
3. Издание приказа о приеме на работу. Работодатель издает приказ по форме Т-1 или в свободной форме, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.
4. Оформление трудовой книжки. При первом трудоустройстве работодатель заводит трудовую книжку, в последующих случаях — вносит соответствующую запись.
5. Внесение сведений в информационные системы. Работодатель передает сведения о трудоустройстве в ПФР.
6. Проведение инструктажа по технике безопасности. Обязательная процедура для всех категорий работников.

В трудовом договоре обязательно должны быть указаны:

• Полные сведения о работнике и работодателе
• Место работы
• Трудовая функция (должность, профессия, специальность, конкретный вид поручаемой работы)
• Дата начала работы
• Условия оплаты труда
• Режим рабочего времени и времени отдыха
• Компенсации за работу с вредными и/или опасными условиями труда
• Условия труда на рабочем месте
• Условие об обязательном социальном страховании

С 2020 года у работников появилась возможность выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Для перехода на электронную трудовую книжку необходимо подать заявление работодателю. Решение о сохранении бумажной трудовой книжки позволяет продолжить вести ее одновременно с электронной версией.

Важно различать трудовой договор и гражданско-правовой договор (ГПД). Основные отличия:

Важно помнить, что заключение ГПД вместо трудового договора, когда фактически имеют место трудовые отношения, является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность для работодателя. ??

Что нужно иностранцам для работы в России

Для иностранных граждан процесс официального трудоустройства в России имеет дополнительные требования, которые зависят от гражданства, статуса пребывания и профессии. ??????

Документы, необходимые иностранцу для работы в России:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Миграционная карта (с отметкой о цели визита "работа")
• Документ, подтверждающий законность пребывания (регистрация, вид на жительство, разрешение на временное проживание)
• Разрешение на работу или патент (за исключением граждан стран ЕАЭС)
• Документы об образовании или квалификации
• Медицинский полис ДМС
• Справка об отсутствии судимости (для определенных профессий)
• Медицинское заключение об отсутствии заболеваний, представляющих опасность
• Сертификат о знании русского языка, истории и законодательства РФ (кроме высококвалифицированных специалистов)

Порядок трудоустройства зависит от статуса иностранного гражданина:

1. Граждане стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) имеют право работать без получения разрешительных документов на равных условиях с гражданами РФ.
2. Иностранцы с видом на жительство или разрешением на временное проживание не нуждаются в получении разрешения на работу или патента.
3. Иностранцы, прибывшие в безвизовом порядке, должны получить патент для работы.
4. Иностранцы, прибывшие в визовом порядке, могут работать только при наличии разрешения на работу, которое оформляет работодатель.
5. Высококвалифицированные специалисты (с зарплатой от 750 тысяч рублей в год) получают разрешение на работу по упрощенной схеме.

Работодатель обязан уведомить миграционные органы о заключении и расторжении трудового договора с иностранным гражданином в течение трех рабочих дней.

Для некоторых профессиональных областей существуют ограничения на трудоустройство иностранных граждан. Иностранцы не могут работать:

• На государственной и муниципальной службе
• В сфере обеспечения безопасности и обороны страны
• Капитанами воздушных и морских судов под российским флагом
• На предприятиях атомной энергетики (с некоторыми исключениями)
• В ряде других стратегически важных отраслей

Ежегодно правительство устанавливает квоты на выдачу разрешений на работу иностранным гражданам. Кроме того, для отдельных отраслей экономики определяется допустимая доля иностранных работников.

Нарушение миграционного и трудового законодательства может привести к серьезным последствиям как для работника (штрафы, депортация, запрет на въезд), так и для работодателя (административные штрафы до 1 миллиона рублей за каждого незаконно трудоустроенного иностранца).

Официальное трудоустройство — это фундамент стабильного будущего и защиты ваших прав как работника. Правильно оформленные трудовые отношения гарантируют социальные выплаты, накопление трудового стажа и юридическую защиту. Своевременная подготовка необходимых документов и понимание требований законодательства сэкономят ваше время и нервы при поиске работы. Помните, что знание своих прав и обязанностей делает вас более сильным участником трудовых отношений, способным отстаивать собственные интересы в любой ситуации.