Как выполнить сортировку по двум столбцам одновременно в Excel

Для кого эта статья:

• Пользователи Excel, желающие улучшить свои навыки работы с данными
• Аналитики и специалисты по данным, работающие с большими массивами информации

• Руководители и менеджеры, использующие Excel для принятия бизнес-решений

  Представьте ситуацию: вам нужно разобрать огромную таблицу с данными о продажах, где сотни строк клиентов и десятки параметров. Обычная сортировка по одному столбцу не даст полной картины. Что если вам требуется увидеть продажи по регионам, а внутри каждого региона — ещё и по объёму заказа? Именно здесь на помощь приходит сортировка по нескольким столбцам одновременно — мощный инструмент Excel, который моментально превращает хаос в организованные данные и экономит часы ручной работы. 📊 Давайте разберемся, как использовать этот приём на полную мощность!

Хотите полностью освоить Excel и не ограничиваться только базовыми навыками сортировки? Курс «Excel для работы» с нуля от Skypro поможет вам освоить все необходимые техники — от простейших функций до продвинутых инструментов анализа данных. После обучения вы будете уверенно применять многоуровневую сортировку и десятки других приёмов, которые сделают вашу работу в разы эффективнее.

Сортировка по двум столбцам в Excel: основные принципы

Сортировка по двум столбцам (или многоуровневая сортировка) в Excel позволяет организовать данные по иерархическому принципу. Первый уровень сортировки — это основная категория, а второй уровень применяется внутри каждой группы первого уровня. Представьте это как сортировку библиотеки: сначала книги распределяются по жанрам (первый уровень), а внутри каждого жанра — по алфавиту (второй уровень).

Ключевые принципы многоуровневой сортировки:

• Порядок приоритетов: Excel сначала сортирует по первому заданному столбцу, затем внутри каждой группы применяет второй уровень сортировки
• Сохранение связи строк: при сортировке все строки перемещаются целиком, сохраняя связанные данные
• Неограниченное количество уровней: можно задать до 64 уровней сортировки (хотя на практике редко требуется больше 3-4)
• Типы данных: для каждого столбца можно отдельно выбрать как сортировать — по алфавиту, числовому значению или дате

Рассмотрим типичные сценарии использования двойной сортировки:

Прежде чем приступить к сортировке, полезно сначала преобразовать данные в таблицу Excel (нажав Ctrl+T или через меню "Вставка" > "Таблица"). Это даёт дополнительные преимущества:

• Автоматический захват всего диапазона данных
• Интерактивные фильтры в заголовках
• Автоматическое расширение формул при добавлении новых строк
• Возможность применять форматирование и стили ко всей таблице

Теперь, когда мы понимаем базовые принципы, давайте разберём пошаговую инструкцию выполнения двойной сортировки. 🔄

Пошаговая инструкция двойной сортировки в Excel

Освоить многоуровневую сортировку в Excel несложно, если следовать чёткому алгоритму действий. Рассмотрим два основных метода сортировки по нескольким столбцам.

Алексей Соколов, финансовый аналитик Помню свой первый серьёзный проект в крупной розничной сети. Ежемесячно я получал отчёт с более чем 5000 строк данных о продажах из 120 магазинов. Когда руководитель запросил анализ эффективности по регионам с детализацией по товарным группам, я часами вручную группировал данные. Всё изменилось, когда коллега показал мне многоуровневую сортировку. Нажав несколько кнопок, я получил идеально организованный отчёт: все магазины сгруппированы по регионам, а внутри каждого региона — по выручке от большей к меньшей. Техника, которая экономит мне теперь по 2-3 часа при каждой обработке данных.

Метод 1: Сортировка через меню "Данные"

1. Выделите диапазон данных, включая заголовки (или поставьте курсор в любую ячейку таблицы, если данные преобразованы в таблицу Excel)
2. Перейдите на вкладку "Данные" в верхнем меню
3. Нажмите кнопку "Сортировка" в группе "Сортировка и фильтр"
4. В появившемся диалоговом окне:
   • Убедитесь, что стоит галочка "Мои данные содержат заголовки" (если в таблице есть заголовки)
   • В поле "Сортировать по" выберите первый столбец для сортировки
   • Выберите тип сортировки (значения, цвет ячейки, цвет шрифта или значок)
   • Укажите порядок (от А до Я или от Я до А для текста; по возрастанию или убыванию для чисел)
5. Нажмите кнопку "Добавить уровень"
6. В поле "Затем по" выберите второй столбец для сортировки и укажите порядок
7. При необходимости добавьте дополнительные уровни сортировки кнопкой "Добавить уровень"
8. Нажмите "OK" для применения сортировки

Метод 2: Быстрая двойная сортировка с использованием Shift

1. Отсортируйте сначала по второстепенному столбцу (который будет вторым уровнем сортировки):
   • Выделите столбец, щёлкнув по его заголовку
   • Нажмите кнопку "Сортировка от А до Я" или "Сортировка от Я до А" на вкладке "Данные"
2. Теперь отсортируйте по основному столбцу (первый уровень):
   • Выделите основной столбец
   • Удерживая клавишу Shift, нажмите кнопку сортировки на вкладке "Данные"

❗️ Важно: Второй метод работает только в порядке "от менее важного к более важному" столбцу. Клавиша Shift указывает Excel, что нужно сохранить предыдущую сортировку и применить новую поверх неё.

Давайте рассмотрим это на примере таблицы с продажами:

При работе с большими объёмами данных рекомендую использовать первый метод (через диалоговое окно сортировки), так как он предоставляет больше контроля и наглядности. Особенно полезно включить опцию "Копировать уровни" при добавлении нового уровня сортировки — это позволяет быстро создать похожий критерий.

После завершения сортировки проверьте результаты. Иногда может потребоваться изменить порядок уровней сортировки — для этого в диалоговом окне используйте кнопки "Вверх" и "Вниз", чтобы изменить приоритеты критериев. 🔀

Продвинутые техники многоуровневой сортировки данных

Базовые навыки сортировки по двум столбцам — это только начало. Excel предлагает мощные продвинутые техники, которые выводят работу с данными на новый уровень. Давайте рассмотрим профессиональные приёмы, которые пригодятся для более сложных задач.

1. Сортировка по пользовательскому списку

Когда стандартный алфавитный или числовой порядок не подходит, можно создать собственный порядок сортировки. Например, для сортировки по дням недели (Понедельник, Вторник, Среда...) или месяцам, а не по алфавиту.

Как настроить пользовательский список:
1. Перейдите в Файл > Параметры > Дополнительно
2. Прокрутите вниз до раздела "Общие"
3. Нажмите кнопку "Изменить списки"
4. Введите значения нового списка через Enter или импортируйте из диапазона
5. Нажмите "Добавить"

При сортировке в диалоговом окне выберите "Настраиваемый список" в выпадающем меню "Порядок" и укажите созданный список.

2. Условная сортировка с использованием формул

Иногда требуется сортировка по вычисляемым критериям. Решение — создать вспомогательный столбец с формулой, выполнить сортировку по нему, а затем скрыть этот столбец.

Пример: нужно отсортировать клиентов по комбинации количества заказов и средней суммы покупки.

1. Создайте колонку "Рейтинг"
2. Введите формулу: =B2*C2*0.5 (где B2 – количество заказов, C2 – средний чек)
3. Скопируйте формулу вниз
4. Отсортируйте по столбцу "Рейтинг"
5. При необходимости скройте вспомогательный столбец

3. Сортировка по цвету ячеек или условному форматированию

Excel позволяет сортировать не только по значениям, но и по цветовому оформлению ячеек — незаменимо, если вы используете цветовое кодирование данных.

1. В диалоговом окне сортировки выберите "Сортировать по"
2. В выпадающем меню выберите столбец
3. В поле "Сортировка" выберите "Цвет ячейки", "Цвет шрифта" или "Значок ячейки"
4. Выберите цвет и укажите, должны ли ячейки с этим цветом отображаться вверху или внизу
5. При необходимости добавьте сортировку по другим цветам, используя "Добавить уровень"

4. Многоуровневая сортировка с фильтрацией

Комбинирование сортировки и фильтрации позволяет работать только с нужным подмножеством данных.

1. Включите автофильтр (Ctrl+Shift+L или вкладка "Данные" > "Фильтр")
2. Примените фильтр по нужным критериям
3. Нажмите кнопку сортировки в меню "Данные"
4. Настройте многоуровневую сортировку как обычно
5. После нажатия OK будут отсортированы только видимые (отфильтрованные) строки

Марина Волкова, менеджер по закупкам В нашей компании я отвечаю за закупки у 300+ поставщиков. Раньше анализ эффективности сотрудничества был настоящей головной болью — приходилось жонглировать данными о сроках поставки, процентах брака и ценах в огромных таблицах. Всё изменилось, когда я применила продвинутую технику сортировки с вспомогательным столбцом. Я создала формулу с весовыми коэффициентами, учитывающую все три критерия: =D2*0.5+E2*0.3+F2*0.2, где D2 — надёжность поставок, E2 — качество товара, F2 — ценовая привлекательность. Отсортировав по этому столбцу и дополнительно по категориям товаров, я получила идеальную картину эффективности каждого поставщика. Благодаря этому мы оптимизировали портфель поставщиков и сократили издержки на 17%.

5. Использование макросов для сохранения сложных схем сортировки

Если вы регулярно выполняете одну и ту же сложную многоуровневую сортировку, автоматизируйте процесс с помощью макроса:

Sub СортировкаПоНесколькимСтолбцам()
ActiveSheet.Sort.SortFields.Clear
ActiveSheet.Sort.SortFields.Add Key:=Range("A:A"), _
SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:=xlSortNormal
ActiveSheet.Sort.SortFields.Add Key:=Range("B:B"), _
SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlDescending, DataOption:=xlSortNormal
With ActiveSheet.Sort
.SetRange Range("A1:D100")
.Header = xlYes
.MatchCase = False
.Orientation = xlTopToBottom
.SortMethod = xlPinYin
.Apply
End With
End Sub

Сохраните этот макрос и назначьте ему сочетание клавиш или добавьте кнопку на панель быстрого доступа.

Использование продвинутых техник сортировки позволяет анализировать данные под разными углами, выявлять скрытые закономерности и значительно ускорять принятие решений. Эти навыки особенно ценны для аналитиков, финансистов и руководителей, работающих со сложными массивами информации. 📈

Частые ошибки при сортировке по нескольким столбцам

Даже опытные пользователи Excel иногда сталкиваются с проблемами при выполнении многоуровневой сортировки. Понимание типичных ошибок поможет избежать потери данных и получить именно тот результат, который вам нужен. 🛡️

1. Неправильный порядок критериев сортировки

Самая распространённая ошибка заключается в неверном определении приоритетов столбцов при сортировке.

• Симптом: данные сгруппированы не так, как ожидалось
• Причина: порядок следования критериев в диалоговом окне не соответствует желаемой иерархии
• Решение: в диалоговом окне сортировки используйте кнопки "Вверх" и "Вниз" для изменения приоритета критериев; помните, что первый критерий в списке имеет наивысший приоритет

2. Сортировка только части данных

Иногда Excel сортирует не все связанные данные, а только выделенный диапазон или столбец.

• Симптом: нарушается целостность строк, данные перемешиваются между собой
• Причина: выделен только один столбец или часть таблицы перед сортировкой
• Решение:
• Всегда выделяйте весь диапазон данных перед сортировкой
• Используйте Ctrl+A для выделения всей таблицы
• Лучше всего преобразуйте данные в таблицу Excel (Ctrl+T) — в этом случае программа автоматически захватывает все связанные данные при сортировке

3. Игнорирование заголовков при сортировке

Когда первая строка содержит заголовки, но Excel воспринимает её как обычные данные.

• Симптом: заголовки столбцов перемешиваются с данными, оказываются в середине отсортированной таблицы
• Причина: не установлен флажок "Мои данные содержат заголовки" в диалоговом окне сортировки
• Решение: всегда проверяйте состояние этого флажка перед выполнением сортировки

4. Некорректная сортировка чисел, хранящихся как текст

Excel сортирует числа, хранящиеся в текстовом формате, не по числовому значению, а по правилам текстовой сортировки.

• Симптом: числа располагаются в странном порядке (например: 1, 10, 100, 2, 20...)
• Причина: числа хранятся как текст (часто из-за импорта данных или наличия нечисловых символов)
• Решение:
• Преобразуйте текстовые значения в числа перед сортировкой: выделите данные → нажмите на значок предупреждения → выберите "Преобразовать в число"
• Или используйте числовые функции: =ЗНАЧЕН(A2) для принудительного преобразования

5. Проблемы с сортировкой дат

Даты, введённые не в стандартном формате, могут сортироваться некорректно.

• Симптом: даты располагаются не в хронологическом порядке
• Причина: разные форматы дат, даты хранятся как текст
• Решение:
• Используйте стандартные форматы дат
• Преобразуйте текстовые даты в настоящие даты с помощью функции =ДАТАЗНАЧ()
• Проверьте региональные настройки Excel

6. Ошибки при сортировке с объединёнными ячейками

7. Забытая отмена сортировки

После неправильной сортировки бывает сложно вернуться к исходному порядку данных.

• Симптом: порядок строк изменён, и неизвестно, как вернуть исходный вид
• Причина: отсутствие столбца с исходным порядком
• Решение:
• Добавляйте столбец с порядковыми номерами строк перед выполнением сложных сортировок (можно использовать функцию =СТРОКА())
• Используйте Ctrl+Z сразу после неверной сортировки
• Регулярно сохраняйте резервные копии важных файлов перед манипуляциями с данными

Помните, что предупреждение этих распространённых ошибок существенно повысит эффективность вашей работы с данными и сэкономит время на исправление последствий неправильной сортировки. Как говорят специалисты по данным: "Лучше потратить минуту на предотвращение ошибки, чем час на её исправление". ⏱️

Задумываетесь о карьере в сфере анализа данных? Попробуйте определить, подходит ли вам это направление с помощью Теста на профориентацию от Skypro. Он поможет оценить ваши навыки работы с Excel и другими аналитическими инструментами, а также определить, стоит ли вам развиваться в области data science. Всего за 5 минут вы получите персональные рекомендации по развитию карьеры!

Практические кейсы применения двойной сортировки Excel

Теоретические знания о сортировке по двум столбцам приобретают настоящую ценность, когда применяются к реальным бизнес-задачам. Рассмотрим конкретные примеры использования многоуровневой сортировки в разных сферах. 💼

Кейс 1: Анализ эффективности отдела продаж

Задача: руководителю отдела продаж необходимо анализировать эффективность менеджеров по регионам и категориям товаров.

Решение с использованием многоуровневой сортировки:

1. Сортируем данные по столбцу "Регион" (по алфавиту)
2. Добавляем второй уровень сортировки по "Категории товара" (по алфавиту)
3. Добавляем третий уровень сортировки по "Сумме продаж" (по убыванию)

Результат: отчёт показывает, какие менеджеры наиболее эффективны в каждом регионе по каждой категории товаров. Руководитель может быстро определить сильные и слабые звенья и перераспределить усилия команды.

Кейс 2: Управление складскими запасами

Задача: требуется оптимизировать складские запасы, выявив товары с низкой оборачиваемостью в каждой категории.

Решение с многоуровневой сортировкой:

1. Создаём вспомогательный столбец "Дни без движения" = СЕГОДНЯ() – [Дата последнего движения]
2. Сортируем по "Категории товара" (по алфавиту)
3. Добавляем второй уровень по "Дни без движения" (по убыванию)
4. Добавляем третий уровень по "Количество на складе" (по убыванию)

Результат: закупщик видит в верхних строках каждой категории товары, которые дольше всего не продавались и занимают больше всего места на складе — идеальные кандидаты для распродажи или уценки.

Кейс 3: Финансовый анализ клиентов

Задача: финансовому аналитику нужно выявить клиентов с просрочкой платежей, сгруппированных по важности.

Решение:

1. Сортируем по столбцу "Статус клиента" (VIP, Стандартный, Новый) используя пользовательский список
2. Добавляем второй уровень по "Дни просрочки" (по убыванию)
3. Добавляем третий уровень по "Сумма задолженности" (по убыванию)

Результат: отдел по работе с дебиторской задолженностью получает чёткий план действий, начиная с VIP-клиентов, имеющих наибольшую просрочку и задолженность.

Кейс 4: Анализ эффективности рекламных каналов

Задача: маркетологу необходимо определить наиболее эффективные рекламные каналы по соотношению затрат и результатов.

Решение:

1. Создаём вспомогательный столбец "ROI" = [Доход от канала] / [Затраты на канал]
2. Сортируем по "Тип рекламного канала" (онлайн, офлайн)
3. Добавляем второй уровень по "ROI" (по убыванию)
4. Добавляем третий уровень по "Количество привлечённых клиентов" (по убыванию)

Результат: маркетолог быстро видит самые эффективные каналы в каждой категории и может перераспределить рекламный бюджет для максимизации результата.

Кейс 5: Управление проектным портфелем

Задача: руководителю проектного офиса нужно приоритизировать проекты по статусу и срочности.

Решение:

1. Сортируем по "Статусу проекта" (В опасности, Требует внимания, В графике) с использованием пользовательского списка
2. Добавляем второй уровень по "Дни до дедлайна" (по возрастанию)
3. Добавляем третий уровень по "Важность проекта" (по убыванию, где 1 – наивысшая важность)

Результат: руководитель мгновенно видит, какие проекты в опасной зоне и имеют ближайший дедлайн, что позволяет эффективно распределять ресурсы команды.

Практические кейсы демонстрируют универсальность многоуровневой сортировки в Excel. Этот инструмент помогает структурировать хаос данных и превращать его в организованную информацию для принятия решений. Важно помнить, что часто наилучший эффект достигается комбинированием сортировки с другими инструментами Excel, такими как условное форматирование, фильтрация и сводные таблицы. 🧩

Независимо от сферы деятельности, освоение многоуровневой сортировки в Excel — это инвестиция в профессиональное развитие, которая окупается экономией времени и более качественными бизнес-решениями.

Сортировка по двум или более столбцам в Excel — невероятно мощный инструмент, который превращает сырые данные в структурированную информацию для принятия решений. Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с большим массивом данных, задайте себе вопрос: "Какая иерархия группировки позволит мне увидеть наиболее важные закономерности?". Многоуровневая сортировка — это не просто техническая операция, а способ мышления, который заставляет данные рассказать историю, скрытую в цифрах. Освоив этот навык, вы будете выделяться среди коллег, а на обработку данных будете тратить минуты вместо часов.