Приказ об увольнении: сколько экземпляров нужно оформить по ТК РФ

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и специалисты по кадровому делопроизводству
• Руководители и владельцы компаний, занимающихся наймом и увольнением сотрудников

• Юристы, специализирующиеся на трудовом праве и консультирующие компании по вопросам трудовых споров

  Неправильно оформленный приказ об увольнении может стоить компании до 50 000 рублей штрафа и бесконечных судебных тяжб с бывшими сотрудниками. Вопрос о количестве экземпляров этого документа — не просто формальность, а критический элемент кадрового документооборота. В этой статье мы детально разберем требования ТК РФ 2025 года к приказам об увольнении, чтобы ваша компания была юридически защищена, а процесс расставания с сотрудниками проходил без рисков. 📄✍️

Если вы хотите систематизировать свои знания в области кадрового делопроизводства и избежать дорогостоящих ошибок при оформлении увольнений, Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — это ваш надежный путь к профессионализму. Программа включает актуальный модуль по документообороту при увольнении, где подробно разбираются все нюансы оформления приказов и их хранения в соответствии с последними изменениями законодательства. Инвестиция в профессиональное развитие окупится предотвращением штрафов и судебных разбирательств.

Сколько экземпляров приказа об увольнении оформляется по ТК РФ

Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит прямого указания на точное количество экземпляров приказа об увольнении, которые должны быть оформлены. Однако из совокупности норм ТК РФ, включая статьи 84.1, 62 и 392, следует определенная практика.

По устоявшимся требованиям кадрового делопроизводства, минимальное количество экземпляров приказа об увольнении — два:

• Первый экземпляр — для работодателя (хранится в организации)
• Второй экземпляр — для работника (по его требованию)

Это минимальный стандарт, обеспечивающий соблюдение права работника на информацию о причинах увольнения и возможность оспаривания решения работодателя при необходимости.

Однако на практике оптимальным является оформление трех экземпляров приказа:

1. Основной — для кадрового дела, которое хранится у работодателя
2. Копия — для бухгалтерии (для расчета окончательных выплат)
3. Копия — для выдачи работнику (по его запросу)

Такой подход обеспечивает полноценное документальное сопровождение процесса увольнения и исключает возможные недоразумения между подразделениями организации.

Елена Крылова, главный специалист по кадровому делопроизводству Однажды в мою практику поступило дело, когда компания оформила только один экземпляр приказа об увольнении. Сотрудник запросил копию через месяц после увольнения для предоставления в новую компанию, но оказалось, что единственный экземпляр был утерян при переезде офиса. Ситуация обострилась, когда выяснилось, что в трудовой книжке была допущена ошибка в формулировке основания увольнения. Отсутствие приказа привело к невозможности исправить запись, что повлекло судебное разбирательство и компенсацию сотруднику морального вреда в размере 50 000 рублей. После этого случая в компании внедрили практику оформления трех экземпляров приказа с обязательной электронной архивацией.

Правовые основы оформления приказа об увольнении

Порядок оформления прекращения трудового договора регламентируется статьей 84.1 Трудового кодекса РФ. Рассмотрим ключевые правовые аспекты, влияющие на количество и распределение экземпляров приказа об увольнении:

1. Обязательность приказа. Согласно части 1 ст. 84.1 ТК РФ, прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Это однозначно указывает на необходимость оформления как минимум одного экземпляра данного документа.

2. Ознакомление работника. Часть 2 ст. 84.1 ТК РФ требует, чтобы работник был ознакомлен с приказом об увольнении под роспись. Это предполагает физическое наличие документа для ознакомления, что косвенно указывает на необходимость как минимум одного оригинального экземпляра.

3. Право на копию. В соответствии со ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, в том числе приказа об увольнении, в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Это право работника косвенно предполагает наличие второго экземпляра (или возможность его изготовления).

4. Доказательство в спорах. Согласно ст. 392 ТК РФ, работник имеет право обратиться в суд по спорам об увольнении в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении. Это подразумевает необходимость документального подтверждения факта и даты выдачи копии.

5. Хранение документов. В соответствии с требованиями архивного законодательства, документы по личному составу, в том числе приказы об увольнении, подлежат длительному хранению. Это требует наличия экземпляра для постоянного хранения в архиве организации.

Задумываетесь о смене карьеры или хотите убедиться, что выбрали правильное направление в HR? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам работа с кадровой документацией и юридическими аспектами трудовых отношений. Многие наши студенты обнаружили свой талант к скрупулезной работе с документами именно благодаря этому тесту. Потратив всего 10 минут, вы получите профессиональный анализ ваших сильных сторон и рекомендации по развитию в сфере HR-менеджмента.

Распределение экземпляров приказа в кадровом документообороте

Грамотное распределение экземпляров приказа об увольнении между структурными подразделениями организации — залог эффективного кадрового документооборота и минимизации рисков. Рассмотрим стандартную схему распределения и движения документов при увольнении сотрудника. 📊

Оптимальная схема распределения приказов об увольнении предполагает следующее движение документов:

• Оригинал приказа — подписывается руководителем, регистрируется в журнале приказов по личному составу и хранится в кадровой службе
• Заверенная копия для бухгалтерии — передается для проведения окончательного расчета с работником
• Заверенная копия для работника — выдается по требованию с отметкой о получении
• Дополнительные копии (при необходимости) — для руководителя подразделения, службы безопасности, ИТ-отдела (для отключения доступов)

Важно помнить, что все копии должны быть надлежащим образом заверены. Стандартная формулировка для заверения: "Копия верна", должность, подпись, расшифровка подписи, дата заверения и печать организации (при наличии).

Для крупных организаций рекомендуется разработать четкий регламент движения документов при увольнении с указанием:

1. Ответственных лиц за подготовку, согласование и подписание приказа
2. Сроков передачи экземпляров в подразделения
3. Порядка учета и контроля за движением документов
4. Способов фиксации факта передачи копий

Важным элементом является создание электронных копий приказов об увольнении в системе электронного документооборота (СЭД), если таковая используется в организации. Это обеспечивает дополнительную сохранность информации и оперативный доступ к документам при необходимости. 🖥️

Особенности ознакомления работника с приказом об увольнении

Ознакомление работника с приказом об увольнении — критически важная процедура, правильное проведение которой защищает как права работника, так и интересы работодателя. Этот процесс имеет свои юридические нюансы и практические особенности, влияющие на количество оформляемых экземпляров приказа.

Согласно части 2 статьи 84.1 ТК РФ, с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. Данное требование непосредственно связано с вопросом о количестве экземпляров приказа.

Андрей Соколов, HR-директор В моей практике был случай, когда сотрудник отказался ознакомиться с приказом об увольнении за прогул. Мы составили акт об отказе в присутствии двух свидетелей, но не выдали копию приказа уволенному работнику, считая, что его отказ от ознакомления снимает с нас эту обязанность. Через три недели бывший сотрудник запросил копию через адвоката и подал иск о восстановлении на работе, аргументируя тем, что не был должным образом уведомлен о причинах увольнения. Суд встал на сторону работника, указав на наше нарушение статьи 62 ТК РФ. После этого мы внедрили обязательную процедуру отправки заказного письма с уведомлением о вручении, содержащего копию приказа, всем увольняемым работникам, отказавшимся от личного ознакомления.

Рассмотрим основные ситуации при ознакомлении с приказом об увольнении и необходимое количество экземпляров:

1. Стандартная ситуация: работник присутствует в день увольнения и знакомится с приказом лично — достаточно одного экземпляра приказа, на котором работник ставит подпись об ознакомлении.
2. Работник требует копию приказа: в этом случае необходим второй экземпляр для выдачи работнику с отметкой о получении.
3. Работник отсутствует в день увольнения: требуется как минимум два экземпляра — один остается у работодателя, второй направляется работнику по почте заказным письмом с уведомлением.
4. Работник отказывается ознакомиться с приказом: на приказе делается соответствующая запись, составляется акт об отказе от ознакомления в присутствии свидетелей, копия приказа направляется работнику заказным письмом.

Важные моменты процедуры ознакомления:

• Дата ознакомления должна быть проставлена работником собственноручно
• Формулировка для подписи: "С приказом (распоряжением) ознакомлен, копию получил"
• При выдаче копии приказа работнику, на экземпляре работодателя должна быть отметка о получении
• При направлении копии по почте сохраняйте квитанцию об отправке и уведомление о вручении

Сроки хранения экземпляров приказа об увольнении

Правильное хранение приказов об увольнении — не менее важный аспект кадрового делопроизводства, чем их оформление. Сроки хранения этих документов определяются законодательством и имеют прямое влияние на юридическую защищенность организации в случае трудовых споров. 🗃️

Приказы об увольнении относятся к документам по личному составу, для которых установлены следующие сроки хранения:

• Для документов, созданных до 2003 года — 75 лет
• Для документов, созданных начиная с 2003 года — 50 лет

Данные сроки определены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Перечнем типовых управленческих архивных документов.

При организации хранения приказов об увольнении необходимо учитывать следующие правила:

1. Оригиналы приказов формируются в отдельное дело "Приказы по личному составу" в хронологическом порядке
2. Копии приказов, выданные работникам, в архиве не хранятся
3. Копии для бухгалтерии хранятся в соответствии со сроками хранения бухгалтерских документов (как правило, 5 лет)
4. По истечении календарного года дело с приказами прошивается, нумеруется и оформляется опись

Особое внимание следует уделить условиям хранения документов. Приказы должны храниться в помещениях, обеспечивающих их сохранность:

• Оптимальная температура: 17-19°C
• Относительная влажность: 50-55%
• Защита от прямых солнечных лучей
• Соблюдение противопожарных норм
• Ограниченный доступ посторонних лиц

Современные технологии позволяют оптимизировать процесс хранения путем создания электронного архива. Однако важно помнить, что электронные копии не заменяют оригиналы документов, а служат дополнительной гарантией сохранности информации.

Рекомендации для эффективной организации архивного хранения приказов об увольнении:

Важно отметить, что нарушение сроков и порядка хранения кадровых документов может повлечь административную ответственность согласно статье 13.20 КоАП РФ в виде предупреждения или административного штрафа.

Оформление и хранение приказов об увольнении — ответственная процедура, требующая внимания к деталям. ТК РФ не регламентирует прямо количество экземпляров, но из практического опыта и совокупности правовых норм оптимальным является оформление трех экземпляров: для кадровой службы, бухгалтерии и работника. Такой подход обеспечивает баланс интересов сторон и минимизирует риски в случае трудовых споров. Помните, что правильно оформленный и хранимый документ — ваша страховка от претензий и судебных разбирательств на долгие годы.