Прием на работу по трудовому договору: пошаговая инструкция

Для кого эта статья:

• Руководители и HR-специалисты малых и средних предприятий
• Работодатели, заинтересованные в правильном оформлении трудовых отношений

• Люди, изучающие или развивающие карьеру в области управления персоналом

  Правильное оформление сотрудника — фундамент стабильных трудовых отношений и защита от штрафов до 100 000 рублей. При этом 67% работодателей малого бизнеса допускают ошибки при оформлении документов, а 42% сотрудников не читают свой трудовой договор до подписания. Разберемся, как избежать типичных ошибок и провести процедуру приема на работу безупречно с юридической точки зрения, соблюдая все требования 2023 года. 🔍

Хотите не просто выполнять процедуры трудоустройства, а стать профессионалом в HR-сфере? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — это погружение во все аспекты работы с персоналом. Вы освоите не только правильное оформление трудовых договоров, но и весь цикл взаимодействия с сотрудниками. Современная HR-функция требует системного подхода, и наши эксперты-практики готовы поделиться проверенными инструментами. Инвестируйте в свои знания сегодня!

Как правильно заключить трудовой договор: общие правила

Трудовой договор — основной документ, регулирующий отношения между работодателем и сотрудником. Его корректное составление снижает риски трудовых споров на 78%, согласно статистике Роструда. 📊

Ключевые принципы заключения трудового договора:

• Договор составляется в письменной форме в двух экземплярах
• Подписание происходит до фактического начала работы
• Документ подписывается обеими сторонами
• Один экземпляр передается работнику (с отметкой о получении на экземпляре работодателя)
• Договор должен содержать все обязательные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ

Обязательные элементы трудового договора:

При составлении договора важно учесть специфику бизнеса и должностные обязанности сотрудника. Дополнительно можно включить условия о неразглашении коммерческой тайны, удаленной работе или материальной ответственности — когда это применимо.

Алексей Михайлов, HR-директор

Когда я только начинал карьеру в HR, наша компания приняла разработчика на проектную работу. Мы быстро составили договор, который больше походил на гражданско-правовой, хотя намеревались оформить трудовые отношения. Сотрудник отработал 4 месяца и внезапно заболел на 3 недели. Когда встал вопрос об оплате больничного, юридический отдел указал на критическую ошибку — отсутствие в договоре четкого определения трудовой функции и режима работы. Пришлось переоформлять документы задним числом и столкнуться с претензиями со стороны проверяющих органов. С тех пор я разработал шаблоны для разных категорий сотрудников и всегда привлекаю юриста для финальной проверки. Это экономит до 20 часов работы ежемесячно и помогает избегать штрафов.

Необходимые документы для приема на работу

Процесс оформления сотрудника начинается с проверки и сбора необходимых документов. Законодательство устанавливает строгий перечень документов, которые работодатель вправе требовать при трудоустройстве. 📋

Обязательные документы при приеме на работу:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)
• Трудовая книжка (кроме случаев трудоустройства впервые или при электронной трудовой книжке)
• Документ об образовании (при трудоустройстве на должность, требующую специальных знаний)
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Справка об отсутствии судимости (для определенных категорий работников)
• Медицинские документы (если требуется по законодательству)

Важно помнить, что нельзя требовать документы, не предусмотренные ТК РФ (ст. 65). Например, запрос характеристики с предыдущего места работы без согласия соискателя может быть расценен как нарушение.

При приеме на работу иностранных граждан дополнительно потребуются:

• Разрешение на работу или патент
• Документ, подтверждающий знание русского языка (для отдельных категорий)
• Полис ДМС или договор о медицинском обслуживании
• Миграционная карта (для граждан, въезжающих в визовом режиме)

Этапы оформления нового сотрудника: от заявления до ТК

Процедура приема на работу — последовательный процесс, где каждый этап имеет свои нюансы. Правильное документирование защищает обе стороны и обеспечивает прозрачность трудовых отношений. 🔄

Полный цикл оформления нового сотрудника включает следующие шаги:

1. Заявление о приеме на работу — формальное выражение желания кандидата занять определенную должность. Хотя ТК РФ не устанавливает обязательность такого документа, его наличие упрощает документооборот.
2. Трудовой договор — составление, согласование и подписание основного документа, регламентирующего отношения с работником.
3. Приказ о приеме на работу — издается на основании заключенного трудового договора, обычно по унифицированной форме Т-1 или в произвольной форме с обязательными элементами. Сотрудник должен ознакомиться с приказом под роспись в трехдневный срок.
4. Оформление трудовой книжки — внесение записи о приеме на работу (если ведется бумажная трудовая) или передача сведений в ПФР (для электронной трудовой).
5. Оформление личной карточки — заполнение формы Т-2, содержащей основные сведения о работнике.
6. Ознакомление с локальными нормативными актами — правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностная инструкция и др.
7. Проведение инструктажей — по охране труда, пожарной безопасности, гражданской обороне.

Критически важно соблюдать сроки. Например, если сотрудник приступил к работе с ведома работодателя до оформления трудового договора, контракт должен быть подписан не позднее трех рабочих дней (ст. 67 ТК РФ). А передача сведений о приеме на работу в ПФР должна произойти не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Марина Соколова, Руководитель кадровой службы

В 2021 году мы столкнулись с неприятной ситуацией при найме группы специалистов по продажам. Заключив трудовые договоры, мы забыли своевременно внести данные в систему персонифицированного учета ПФР. Обнаружилась проблема только через месяц, когда один из сотрудников запросил выписку. В итоге компания получила предупреждение и штраф в размере 50 000 рублей. После этого случая мы внедрили систему контрольных точек: специальный чек-лист оформления, где каждый шаг фиксируется с датой исполнения и ответственным. Это увеличило точность оформления до 99,7% и исключило штрафы. Теперь перед закрытием каждого рабочего дня происходит сверка — все ли данные о новых сотрудниках переданы в соответствующие органы.

Не уверены, подходит ли вам карьера в HR или другом направлении? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и профессиональную предрасположенность. Особенно полезен для тех, кто ведёт кадровую работу в небольших компаниях и думает о профессиональном развитии. Тест анализирует ваши навыки, предпочтения и личностные качества, предлагая оптимальные карьерные треки. Узнайте, где ваши таланты раскроются максимально!

Особенности установления испытательного срока

Испытательный срок — легальный инструмент проверки соответствия сотрудника поручаемой работе. Неправильное оформление этого периода — одна из самых распространенных причин трудовых споров. 🔍

Ключевые аспекты установления испытательного срока:

• Условие об испытании должно быть прямо указано в трудовом договоре — устная договоренность недействительна
• Максимальная продолжительность: 3 месяца для рядовых сотрудников, 6 месяцев для руководителей высшего звена
• При заключении срочного договора до 6 месяцев испытание не может превышать 2 недель
• Период временной нетрудоспособности и другие периоды фактического отсутствия сотрудника продлевают испытательный срок

Существуют категории работников, для которых испытательный срок устанавливать запрещено:

• Беременные женщины и женщины с детьми до полутора лет
• Лица, не достигшие 18 лет
• Выпускники образовательных учреждений (в течение года после получения образования по специальности)
• Лица, избранные на выборную должность
• Работники, приглашенные в порядке перевода от другого работодателя
• Лица, заключающие трудовой договор на срок до 2 месяцев

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор, но должен соблюсти ряд условий:

• Письменное предупреждение работника не позднее чем за 3 дня
• Указание конкретных причин, послуживших основанием для признания работника не выдержавшим испытание
• Документальное подтверждение неудовлетворительной работы (акты, докладные записки, результаты оценки)

Важно: если до истечения испытательного срока работодатель не принял решение об увольнении, сотрудник считается выдержавшим испытание. Последующее увольнение возможно только на общих основаниях.

Распространенная ошибка — попытка продлить испытательный срок по соглашению сторон. Такая практика противоречит трудовому законодательству и может быть оспорена в суде.

Права и обязанности сторон при трудоустройстве

Трудовые отношения — это всегда двусторонний процесс с взаимными правами и обязанностями. Четкое понимание этих аспектов снижает вероятность конфликтов и способствует формированию здоровой рабочей среды. ⚖️

Права работника при трудоустройстве:

• Получить полную информацию об условиях труда, включая вредные факторы
• Ознакомиться со всеми локальными нормативными актами до подписания трудового договора
• Получить на руки подписанный экземпляр трудового договора
• Требовать внесения в трудовую книжку точной формулировки должности/профессии
• Отказаться от выполнения работы, не обусловленной трудовым договором

Обязанности работника:

• Предоставить достоверные сведения о себе и подлинные документы
• Пройти предварительный медицинский осмотр (если это предусмотрено законодательством)
• Ознакомиться с правилами внутреннего трудового распорядка
• Пройти инструктаж по охране труда
• Приступить к исполнению трудовых обязанностей с установленной даты

Права работодателя:

• Требовать документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ
• Устанавливать испытательный срок в рамках закона
• Проверять достоверность предоставленных сведений
• Отказаться от заключения трудового договора при отсутствии необходимых документов или выявлении недостоверных сведений
• Включать в договор дополнительные условия, не ухудшающие положение работника

Обязанности работодателя:

• Заключить трудовой договор в письменной форме
• Издать приказ о приеме на работу
• Ознакомить работника с локальными нормативными актами
• Внести запись в трудовую книжку или передать сведения в ПФР
• Обеспечить обязательное социальное страхование работника
• Провести инструктаж по технике безопасности
• Предоставить рабочее место, соответствующее условиям трудового договора

Следует отметить, что 58% трудовых споров возникают из-за недопонимания границ прав и обязанностей. Поэтому важно фиксировать ключевые моменты в документах и проговаривать ожидания до начала работы.

Оформление сотрудника по трудовому договору — не просто формальность, а фундамент долгосрочных и стабильных трудовых отношений. Следование всем этапам процедуры обеспечивает юридическую защиту обеим сторонам и минимизирует риски финансовых и репутационных потерь. Правильно составленные документы и соблюдение законодательных норм — это инвестиции в кадровую безопасность компании и уверенность сотрудника в социальных гарантиях. Когда процесс трудоустройства организован системно, это экономит время, ресурсы и создает основу для продуктивного сотрудничества.