Правовые аспекты использования электронных трудовых книжек

Для кого эта статья:

• Работодатели и HR-менеджеры, заинтересованные в внедрении электронных трудовых книжек.
• Юристы и специалисты по трудовому праву, работающие с кадровым делопроизводством.

• Сотрудники, желающие разобраться в своих правах и обязанностях при переходе на электронные трудовые книжки.

  Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) становится реальностью для всех участников трудовых отношений в России. За аббревиатурой "ЭТК" скрывается полномасштабная цифровая трансформация кадрового делопроизводства, которая требует особого юридического внимания. По данным Пенсионного фонда, к началу 2025 года уже более 45 миллионов россиян перешли на электронный формат трудовой книжки. Однако многие работодатели всё ещё сталкиваются с правовыми неопределённостями при внедрении этой системы. Разберёмся в ключевых юридических аспектах, которые необходимо учитывать при переходе на цифровой формат кадрового учёта. 📊

Хотите уверенно ориентироваться в сложностях кадрового законодательства и электронного документооборота? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro предлагает глубокое погружение в правовые аспекты использования электронных трудовых книжек. Вы освоите практические навыки работы с ЭТК, научитесь корректно оформлять кадровые документы в цифровом формате и минимизировать юридические риски. Инвестиция в профессиональные знания — ваша страховка от ошибок стоимостью в миллионы рублей.

Нормативная база электронных трудовых книжек в РФ

Правовой фундамент использования электронных трудовых книжек в России формируется несколькими ключевыми законодательными актами. В первую очередь, это Федеральный закон №439-ФЗ от 16.12.2019, внесший изменения в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Не менее важен Федеральный закон №436-ФЗ от 16.12.2019, который внёс соответствующие поправки в закон о персонифицированном учёте.

Отдельного внимания заслуживает Постановление Правительства РФ №590 от 24.04.2020, утвердившее правила передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Для корректной реализации данных норм были разработаны разъясняющие документы — Приказ Минтруда России №320н от 20.05.2021 и информационно-методические материалы ФНС России и Пенсионного фонда. 📝

Хронология внедрения электронных трудовых книжек включает несколько этапов:

• С 1 января 2020 года — начало формирования электронных трудовых книжек
• До 31 октября 2020 года — обязанность работодателей уведомить сотрудников о праве выбора формата трудовой книжки
• До 31 декабря 2020 года — период для подачи сотрудниками заявлений о выборе формата
• С 1 января 2021 года — для впервые принимаемых на работу ведутся только электронные трудовые книжки
• С 1 января 2023 года — расширен функционал ЭТК: добавлена возможность фиксации сведений о договорах ГПХ и самозанятости

Важно отметить, что дальнейшее совершенствование нормативной базы продолжается — в 2025 году ожидаются новые изменения, связанные с расширением функционала ЭТК и интеграцией системы с другими цифровыми сервисами.

Правовой статус и защита данных в цифровых книжках

Электронная трудовая книжка имеет равнозначный юридический статус с бумажным носителем, что закреплено в ст. 66.1 ТК РФ. Это значит, что сведения, содержащиеся в ЭТК, имеют такую же юридическую силу при подтверждении трудового стажа и квалификации работника. Однако существуют принципиальные отличия по содержанию: в электронную версию вносятся только сведения о трудовой деятельности начиная с 1 января 2020 года, если сотрудник не заявил о переносе всей информации из бумажной книжки. 🔒

Обеспечение защиты персональных данных в ЭТК регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон №152-ФЗ "О персональных данных" — устанавливает общие требования к обработке персональных данных
• Федеральный закон №27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете" — определяет порядок передачи и хранения сведений в системе СФР
• Постановление Правительства РФ №687 — регламентирует особенности обработки персональных данных в информационных системах

Сведения о трудовой деятельности хранятся в системе Социального фонда России (СФР), который осуществляет персонифицированный учет. Доступ к этим данным строго регламентирован законом. Работник может получить сведения о своей трудовой деятельности через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг
• Личный кабинет на сайте СФР
• МФЦ (при личном обращении)
• Кадровую службу текущего работодателя

Ирина Сергеева, начальник юридического отдела

В 2022 году мы столкнулись с серьезной проблемой при переходе на электронные трудовые книжки в нашей компании с численностью 1200 человек. Часть сотрудников категорически отказывалась переходить на электронный формат, опасаясь утечки данных. Нам пришлось организовать серию правовых консультаций, где мы детально объяснили механизмы защиты персональных данных в системе СФР.

Переломным моментом стала демонстрация технологий шифрования и многоуровневой аутентификации, применяемых в государственной системе. Мы разработали наглядные материалы, показывающие, что уровень защиты электронных данных фактически выше, чем у бумажных трудовых книжек, которые можно потерять или повредить. После этого 95% сомневающихся сотрудников согласились на переход к ЭТК. Этот опыт показал, насколько важна правовая прозрачность и информирование при внедрении новых цифровых решений.

В контексте правовой защиты данных ключевую роль играет система шифрования информации при её передаче в СФР. Работодатели обязаны использовать защищенные каналы связи и квалифицированную электронную подпись. Нарушение данного требования может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ с наложением штрафа до 50 000 рублей.

Обязанности работодателя при внедрении е-формата

Переход на электронные трудовые книжки накладывает на работодателей комплекс юридических обязанностей, несоблюдение которых может привести к серьезным правовым последствиям. Правильное выполнение этих требований — залог успешного внедрения ЭТК без правовых рисков. ⚖️

Основные обязанности работодателя включают:

1. Информирование сотрудников. Работодатель должен был письменно уведомить каждого сотрудника о праве выбора формата трудовой книжки до 31 октября 2020 года. Для новых сотрудников уведомление предоставляется при трудоустройстве.
2. Сбор и обработка заявлений. Необходимо организовать прием и регистрацию заявлений работников о выборе способа ведения трудовой книжки.
3. Внесение изменений в локальные нормативные акты. Требуется актуализировать положения о персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и другие документы с учетом работы с ЭТК.
4. Передача сведений в СФР. Работодатель обязан своевременно передавать информацию о трудовой деятельности сотрудников в систему персонифицированного учета.
5. Выдача сведений работникам. По запросу работника необходимо предоставить сведения о его трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронном виде.

Особого внимания заслуживает вопрос сроков передачи сведений в СФР. С 1 января 2023 года информация о приеме на работу и увольнении должна передаваться на следующий рабочий день после издания соответствующего приказа. Данные о переводе, изменении должности или подразделения передаются не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Алексей Петров, HR-директор

В 2021 году наша компания с филиальной сетью в 15 городах начала переход на ЭТК. Мы разработали поэтапный план внедрения, включающий обновление локальных нормативных актов и стандартов кадрового делопроизводства. Ключевой проблемой оказалась необходимость вносить изменения в должностные инструкции более 30 сотрудников кадровых служб и обучать их работе с ЭТК.

Критическим моментом стало выявление противоречий между обновленными федеральными нормами и нашими устаревшими локальными актами. Мы обнаружили это только после того, как получили предписание от трудовой инспекции при плановой проверке. Нам пришлось в срочном порядке пересматривать более 50 внутренних документов. Этот опыт научил нас тому, что правовой аудит локальных актов — обязательное условие безболезненного внедрения ЭТК.

Для корректной организации перехода на ЭТК работодателю рекомендуется создать внутреннюю комиссию, включающую представителей кадровой службы, IT-отдела и юридического департамента. Комиссия должна разработать поэтапный план действий и проконтролировать его выполнение. Особое внимание следует уделить обучению персонала работе с новыми системами и программами.

Права сотрудников при переходе на электронный учет

Законодательство о переходе на электронные трудовые книжки предоставляет работникам определенные права и гарантии, которые призваны обеспечить баланс интересов всех сторон трудовых отношений. Работники, как субъекты персональных данных, имеют право на информированный выбор и защиту своей трудовой информации. 👩‍💼👨‍💼

Ключевые права работников включают:

• Право выбора формата трудовой книжки. Сотрудники, имевшие стаж работы до 2021 года, могут выбрать между электронным и бумажным форматом трудовой книжки.
• Право на сохранение бумажной трудовой книжки. При выборе электронного формата работник может получить на руки бумажную трудовую книжку с соответствующей записью.
• Право на получение сведений о трудовой деятельности. Работодатель обязан предоставить сотруднику актуальные сведения СТД-Р в день увольнения или по запросу в течение трех рабочих дней.
• Право на защиту персональных данных. Работник вправе контролировать обработку своих персональных данных и требовать их защиты в соответствии с законодательством.
• Право на обжалование действий работодателя. В случае нарушения прав при переходе на ЭТК работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Важно отметить, что для сотрудников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, ведение трудовой книжки осуществляется только в электронном виде — права выбора формата у них нет.

Для реализации своих прав работники могут использовать следующие инструменты:

• Подача письменного заявления работодателю о выборе формата трудовой книжки
• Запрос сведений о трудовой деятельности у работодателя или в СФР
• Обращение в государственную инспекцию труда при нарушении прав
• Проверка корректности сведений через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР

При возникновении споров или разногласий относительно данных, содержащихся в электронной трудовой книжке, работник имеет право требовать внесения исправлений. Для этого необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением, приложив документы, подтверждающие факт ошибки.

Не уверены, какая профессия в сфере управления персоналом подойдет именно вам? Специалист по кадровому делопроизводству или HR-менеджер? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить вашу предрасположенность к работе с электронными трудовыми книжками и другими аспектами кадрового учета. Получите профессиональные рекомендации, основанные на вашем опыте, навыках и личностных качествах. Тест учитывает актуальные требования рынка труда к специалистам по трудовому праву и кадровому администрированию.

Юридические риски и ответственность при использовании

При переходе на электронные трудовые книжки работодатели сталкиваются с новыми юридическими рисками, требующими особого внимания. Правовая ответственность в этой сфере многогранна и может повлечь серьезные последствия для бизнеса. ⚠️

Основные риски включают:

1. Нарушение сроков передачи сведений в СФР. Несвоевременное предоставление информации о трудовой деятельности сотрудников может повлечь административную ответственность по ст. 15.33.2 КоАП РФ с наложением штрафа до 500 рублей на должностных лиц.
2. Искажение или утрата данных. Техническая ошибка при передаче сведений может привести к искажению трудового стажа работника, что повлечет претензии, судебные иски и репутационные потери.
3. Нарушение требований по защите персональных данных. Несоблюдение мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке может повлечь ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ с наложением штрафа до 75 000 рублей на юридических лиц.
4. Неисполнение обязанности по выдаче сведений работнику. Отказ в предоставлении сведений о трудовой деятельности может быть квалифицирован как нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.
5. Ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства. Отсутствие или некорректное оформление локальных нормативных актов, регламентирующих работу с ЭТК, может создать правовую неопределенность и риски при проверках.

Для минимизации юридических рисков работодателям рекомендуется:

• Внедрить систему контроля сроков. Создать электронный календарь передачи сведений в СФР и назначить ответственных лиц.
• Обеспечить многоуровневую проверку данных. Организовать процесс верификации информации перед отправкой в государственные органы.
• Регулярно проводить внутренний аудит. Систематически проверять соответствие кадрового делопроизводства требованиям законодательства.
• Обучить персонал. Организовать регулярные тренинги по работе с ЭТК для сотрудников кадровой службы.
• Использовать сертифицированное программное обеспечение. Применять программы, имеющие соответствующие сертификаты безопасности.

Особое внимание следует уделить документальному сопровождению процесса перехода на ЭТК. Необходимо сохранять письменные доказательства выполнения обязанностей работодателя: журналы ознакомления сотрудников с уведомлениями, копии заявлений о выборе формата трудовой книжки, квитанции о приеме сведений СФР.

В случае возникновения споров с работниками или контролирующими органами наличие грамотно оформленной документации будет ключевым фактором защиты интересов работодателя в суде.

Цифровая трансформация кадрового учета — не просто техническое новшество, а фундаментальное изменение правовой парадигмы трудовых отношений. Электронные трудовые книжки объединяют преимущества технологического прогресса с надежностью правовых гарантий. Работодатели, которые рассматривают переход на ЭТК не просто как законодательное требование, а как стратегическую возможность модернизировать HR-процессы, получают значительные конкурентные преимущества. При этом сбалансированный подход, учитывающий как правовые аспекты, так и человеческий фактор, остается ключевым условием успешного внедрения цифровых инноваций в кадровое делопроизводство.