Можно ли нанимать на работу самозанятых: плюсы, минусы и рекомендации

Для кого эта статья:

• Представители бизнеса и руководители компаний
• HR-менеджеры и специалисты по трудовым отношениям
• Юридические консультанты и бухгалтеры

Формально отношения с самозанятыми строятся за рамками трудового законодательства. Но что это значит для бизнеса? Снижение налоговой нагрузки и возможность сэкономить до 43% на обязательных платежах звучит заманчиво. Однако за кажущейся свободой скрываются юридические риски, которые могут обернуться штрафами от 50 до 200 тысяч рублей и переквалификацией договоров. Разберемся, как выстроить легальное сотрудничество с самозанятыми и не попасть под прицел налоговой инспекции.

Хотите глубже понять юридические тонкости работы с разными категориями сотрудников и избежать рисков при найме? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам практические инструменты для безопасного оформления трудовых отношений. Вы научитесь составлять защищенные договоры, правильно структурировать взаимодействие с самозанятыми и минимизировать налоговые риски компании. Теория, подкрепленная реальной практикой от действующих HR-директоров.

Юридический статус самозанятых в 2023 году

Режим "Налог на профессиональный доход" (НПД) существует в России с 2019 года и уже не считается экспериментом. По данным ФНС, к началу 2023 года количество зарегистрированных самозанятых превысило 6 млн человек. Эти цифры показывают растущую популярность данного налогового режима.

Самозанятые имеют право оказывать услуги физическим и юридическим лицам без регистрации ИП при соблюдении следующих условий:

• годовой доход не превышает 2,4 млн рублей;
• нет наемных работников;
• деятельность не связана с перепродажей товаров;
• нет работодателя или заказчика, с которым заключен трудовой договор.

Основное преимущество самозанятости — льготное налогообложение: 4% с доходов от физических лиц и 6% от юридических лиц и ИП. При этом самозанятые не платят страховые взносы в фонды социального страхования, что кардинально отличает их от штатных сотрудников.

Важно понимать, что юридически компания не может "нанять" самозанятого в классическом понимании этого слова. Самозанятый — это исполнитель по гражданско-правовому договору, а не сотрудник. Именно это различие вызывает большинство юридических коллизий при сотрудничестве.

Экономические выгоды найма самозанятых для бизнеса

Павел Сергеев, финансовый директор

В прошлом году наша технологическая компания столкнулась с необходимостью оптимизировать расходы на персонал. Перед нами стоял выбор: сокращать штат или искать альтернативные решения. Проанализировав структуру затрат, мы выявили, что около 25% нашего персонала — это сотрудники, выполняющие проектную работу без необходимости постоянного присутствия в офисе.

Мы предложили им перейти на самозанятость с увеличением базовой ставки на 15%. Самозанятые получили более высокий "чистыми", а компания снизила налоговую нагрузку почти на 35%. За год экономия составила около 4,2 млн рублей. Это позволило нам сохранить команду и даже инвестировать в новые направления. Ключевым фактором успеха стало четкое документирование: мы разработали детальные ТЗ для каждого проекта и включили конкретные KPI в договоры.

Финансовая выгода — главное преимущество сотрудничества с самозанятыми. Компания освобождается от обязанности перечислять страховые взносы, которые составляют до 30% от фонда оплаты труда. Это существенная экономия, особенно при больших объемах выплат.

Дополнительные экономические преимущества привлечения самозанятых:

• Отсутствие обязательств по предоставлению оплачиваемых отпусков, больничных и других социальных гарантий;
• Снижение административной нагрузки на HR и бухгалтерию;
• Возможность привлекать специалистов для решения конкретных задач без долгосрочных обязательств;
• Упрощенный документооборот: не требуется вести кадровый учет, оформлять трудовые книжки;
• Возможность быстрого масштабирования проектных команд.

Экономия на налогах и взносах может достигать 43% по сравнению с оформлением сотрудника по трудовому договору. Это особенно заметно при высоких гонорарах специалистов.

Пример расчета для специалиста с ежемесячным вознаграждением 100 000 рублей:

При этом самозанятый получает 94 000 рублей "чистыми" (за вычетом 6% НПД), что на 7 000 рублей больше, чем штатный сотрудник. Это создает выгодную ситуацию для обеих сторон: компания снижает затраты, а исполнитель увеличивает доход.

Риски и подводные камни сотрудничества с самозанятыми

Несмотря на привлекательные экономические выгоды, сотрудничество с самозанятыми сопряжено со значительными рисками. Основная опасность — возможная переквалификация отношений из гражданско-правовых в трудовые при налоговой проверке.

Ключевые риски, с которыми сталкиваются компании:

• Доначисление НДФЛ, страховых взносов, пеней и штрафов за весь период сотрудничества;
• Административная ответственность за нарушение трудового законодательства (штрафы до 100 000 рублей);
• Необходимость предоставления всех трудовых гарантий задним числом, включая отпускные и компенсации;
• Репутационные риски и потенциальные проверки других договоров с самозанятыми.

Налоговые органы и трудовая инспекция используют ряд признаков для определения подмены трудовых отношений. Основные признаки, которые могут привести к переквалификации:

• Исполнитель выполняет работу лично, без привлечения третьих лиц;
• Компания обеспечивает исполнителя рабочим местом и оборудованием;
• Существует подчинение правилам внутреннего трудового распорядка;
• Выплаты происходят регулярно, фиксированными суммами;
• Исполнитель интегрирован в организационную структуру компании;
• Отсутствие конкретного результата работы или услуги;
• Длительные отношения без чётко определенных проектов.

Показательны примеры судебной практики. В деле № А40-103451/2021 суд встал на сторону налоговой инспекции, признав отношения компании с 15 самозанятыми трудовыми. Основанием послужили регулярные выплаты фиксированных сумм, использование корпоративной почты и отсутствие конкретных заданий. Компании пришлось доплатить более 5 млн рублей налогов и взносов.

Анна Карпова, налоговый консультант

Ко мне обратился клиент — владелец маркетингового агентства, получивший требование о предоставлении документов от налоговой. Проверяющие заинтересовались тем, что компания сотрудничала с 12 самозанятыми, но не имела штатных сотрудников, кроме директора.

При анализе документов я обнаружила несколько красных флагов. Договоры с самозанятыми были составлены формально, без детализации проектов. Выплаты производились в фиксированном размере ежемесячно. В корпоративном чате исполнители получали ежедневные указания и отчитывались о выполнении рутинных задач. Все это свидетельствовало о трудовых отношениях.

Мы разработали стратегию минимизации рисков: переработали все договоры, включив детальные ТЗ для каждого проекта, изменили схему оплаты на привязку к результатам работ, скорректировали бизнес-процессы. Часть сотрудников, выполняющих постоянные функции, перевели в штат. Это позволило выдержать проверку с минимальными потерями. Незначительные доначисления были произведены только за предыдущий год.

Критерии выбора: кого оформлять самозанятым, а кого — нет

Правильный выбор формата сотрудничества — ключевой фактор минимизации рисков. Не все функции и роли в компании подходят для оформления через самозанятость. Необходимо четко понимать, в каких случаях такая форма взаимодействия будет юридически корректной.

Подходящие для самозанятости виды работ и специалисты:

• Проектная работа с измеримым результатом (разработка дизайна, написание кода, создание контента);
• Консультационные услуги специалистов узкого профиля;
• Разовые или нерегулярные работы (организация мероприятий, маркетинговые исследования);
• Услуги, оказываемые удаленно, с использованием собственного оборудования;
• Работы, где специалист самостоятельно определяет способы достижения результата.

Не рекомендуется оформлять как самозанятых:

• Линейных руководителей и менеджеров с подчиненными;
• Сотрудников, выполняющих рутинные, повторяющиеся функции;
• Специалистов, интегрированных в рабочие процессы компании;
• Персонал, требующий постоянного контроля и руководства;
• Сотрудников на должностях, связанных с материальной ответственностью.

При принятии решения рекомендуется использовать следующую матрицу оценки:

Практический критерий: если специалист выполняет ту же работу, что и штатные сотрудники, на тех же условиях, с высокой вероятностью отношения будут признаны трудовыми.

Сомневаетесь, какой формат сотрудничества выбрать? Определить подходящую сферу деятельности поможет Тест на профориентацию от Skypro. Этот инструмент не только выявит ваши сильные стороны и предпочтения, но и подскажет оптимальный формат работы. Результаты теста дадут понимание, подходит ли вам проектная работа или стабильная занятость, а также оценят потенциал в роли независимого специалиста или штатного сотрудника.

Оформление отношений: договоры и документооборот

Правильное оформление документов — фундаментальный элемент защиты компании при сотрудничестве с самозанятыми. Грамотно составленный договор и сопутствующие документы существенно снижают риск переквалификации отношений.

Основные типы договоров с самозанятыми:

• Договор оказания услуг (наиболее распространенный);
• Договор подряда (для работ с материальным результатом);
• Договор авторского заказа (для результатов интеллектуальной деятельности);
• Агентский договор (для представительских функций).

Ключевые элементы, которые должны содержаться в договоре:

• Четкое описание предмета договора (конкретные услуги/работы);
• Детальное техническое задание с измеримыми результатами;
• Сроки выполнения работ/оказания услуг;
• Порядок сдачи-приемки результатов (акты, отчеты);
• Стоимость работ и порядок расчетов, привязанный к результату;
• Условия о самостоятельном определении порядка выполнения работ;
• Положение о возможности привлечения третьих лиц (если применимо);
• Ответственность сторон и порядок разрешения споров.

Обязательные сопроводительные документы:

• Акты выполненных работ/оказанных услуг;
• Чеки, выданные самозанятым через приложение "Мой налог";
• Техническое задание с детализацией работ;
• Отчеты о выполнении работ (желательно с конкретными метриками).

Важно избегать формулировок, характерных для трудовых отношений. Исключите из договора:

• Термины "работник", "сотрудник", "должность", "заработная плата";
• Указания на подчинение правилам внутреннего распорядка;
• Формулировки о ежедневном контроле работы;
• Положения о регулярных фиксированных выплатах;
• Требования личного выполнения всех работ.

Дополнительные рекомендации по документообороту:

• Заключайте отдельный договор на каждый проект или четко разграничивайте этапы долгосрочного сотрудничества;
• Формируйте список конкретных задач с измеримыми KPI;
• Производите оплату только после подписания актов выполненных работ;
• Храните переписку, подтверждающую автономность работы исполнителя;
• Своевременно обновляйте договоры и технические задания при изменении характера работ.

Практические рекомендации для безопасного найма самозанятых

Для минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми важно не только правильно оформить документы, но и выстроить корректные рабочие процессы. Ниже представлены практические рекомендации, которые помогут сделать взаимодействие безопасным с юридической точки зрения.

Стратегические рекомендации:

• Проводите юридический аудит существующих отношений с самозанятыми не реже раза в полгода;
• Разработайте внутренние политики взаимодействия с исполнителями на НПД;
• Диверсифицируйте модели сотрудничества — не переводите всех сотрудников на самозанятость;
• Обучите руководителей правильному взаимодействию с самозанятыми (без элементов трудовых отношений);
• Создайте резервный фонд на случай налоговых претензий.

Тактические рекомендации для повседневной работы:

• Не включайте самозанятых в организационную структуру компании;
• Избегайте предоставления корпоративной почты и других атрибутов штатного сотрудника;
• Не требуйте от самозанятых соблюдения рабочего графика или присутствия в офисе;
• Не выдавайте им корпоративное оборудование на постоянной основе;
• Не включайте их в корпоративные мероприятия обязательного характера;
• Не назначайте регулярные статусные совещания, характерные для трудовых отношений.

Финансовые рекомендации:

• Привяжите оплату к конкретным результатам, а не к затраченному времени;
• Варьируйте суммы выплат в зависимости от фактически выполненных работ;
• Не устанавливайте фиксированную "ежемесячную оплату";
• Проводите расчеты только после подписания актов выполненных работ;
• Требуйте предоставления чека самозанятого при каждой выплате.

Документационные рекомендации:

• Составляйте детальные технические задания для каждого проекта;
• Документируйте любые изменения в объеме работ дополнительными соглашениями;
• Сохраняйте электронную переписку, подтверждающую коммерческий характер отношений;
• Создавайте базу данных самозанятых с информацией о размещенных заказах и результатах;
• Периодически запрашивайте справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД.

Действия при налоговой проверке:

• Немедленно обратитесь к квалифицированному налоговому юристу;
• Подготовьте полный комплект документов, подтверждающих гражданско-правовой характер отношений;
• Соберите доказательства экономической самостоятельности исполнителей (работа с другими заказчиками);
• Документально обоснуйте различия в характере работ самозанятых и штатных сотрудников;
• При наличии рисков рассмотрите возможность добровольного перевода части исполнителей в штат.

Сотрудничество с самозанятыми остается зоной повышенного внимания налоговых органов, но при правильном подходе открывает значительные возможности для оптимизации бизнес-процессов. Ключ к успешному взаимодействию — не просто формальное соблюдение требований, а построение реальных гражданско-правовых отношений. Правильно структурированное сотрудничество с самозанятыми — это баланс экономической выгоды и юридической защищенности, позволяющий бизнесу гибко реагировать на меняющиеся рыночные условия.