Как написать объяснительную за ошибку на работе – образец и советы

Для кого эта статья:

• Сотрудники, которые столкнулись с необходимостью написать объяснительную записку на работе
• Люди, желающие улучшить навыки подготовки служебных документов

• Профессионалы в области HR, стремящиеся развивать свои знания о трудовом законодательстве и документации

  Совершили ошибку на работе? 😬 Теперь начальство требует объяснительную, а вы не знаете, с чего начать? Без паники! Написание объяснительной — это не приговор карьере, а возможность прояснить ситуацию и даже укрепить профессиональную репутацию. Грамотно составленный документ может стать вашим щитом, а неумело написанный — мечом, направленным против вас. Давайте разберемся, как превратить неприятную формальность в инструмент самозащиты с помощью проверенных шаблонов и психологически выверенных формулировок.

Столкнулись с необходимостью писать объяснительные? Возможно, это сигнал задуматься о развитии в сфере HR! На курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы научитесь грамотно составлять и анализировать кадровые документы, разберетесь в тонкостях трудового законодательства и получите инструменты для управления конфликтными ситуациями. Превратите свой опыт столкновения с документацией в ценный профессиональный навык!

Что такое объяснительная записка и когда она нужна

Объяснительная записка — это официальный документ, который сотрудник составляет по требованию руководства для разъяснения причин возникновения определенной ситуации, чаще всего негативной. По сути, это ваша возможность изложить свою версию событий, объяснить мотивы действий и указать на смягчающие обстоятельства.

Типичные случаи, когда может потребоваться написание объяснительной:

• Нарушение трудовой дисциплины (опоздание, прогул, преждевременный уход с работы)
• Невыполнение должностных обязанностей или срыв сроков
• Ошибки в работе, приведшие к материальному ущербу
• Нарушение техники безопасности
• Конфликтные ситуации с коллегами или клиентами
• Нарушение корпоративных правил и политик компании

Важно понимать, что объяснительная — это не просто формальность, а юридически значимый документ. Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 193), до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней объяснение работником не предоставлено, составляется соответствующий акт.

Елена Петрова, HR-директор

Однажды в нашу компанию пришел новый сотрудник Алексей — талантливый специалист, но совершенно не знакомый с корпоративной культурой. На третьей неделе работы он допустил серьезную ошибку в проекте, неправильно интерпретировав техническое задание. Когда руководитель попросил его написать объяснительную, Алексей впал в панику и прислал эмоциональное письмо с обвинениями в адрес коллег.

Я пригласила его на беседу и объяснила: «Объяснительная — это не наказание, а способ документировать ситуацию и извлечь уроки. Это защищает и вас, и компанию». Мы вместе переработали документ, сделав акцент на конструктивном анализе произошедшего. В результате вместо выговора Алексей получил только замечание и план корректирующих действий. Через полгода он уже сам консультировал новичков, как правильно оформлять рабочую документацию.

Основные правила оформления объяснительной за ошибку

Грамотное оформление объяснительной — это 50% успеха при урегулировании проблемной ситуации. Следуя определенным правилам, вы демонстрируете свой профессионализм и ответственный подход к исправлению допущенной ошибки. 📝

Ключевые принципы оформления объяснительной записки:

• Деловой стиль изложения — никакой эмоциональности, только факты и конструктивный анализ
• Краткость и четкость — оптимальный объем объяснительной 1/2-1 страница A4
• Конкретика — указывайте точные даты, время, наименования, цифры
• Объективность — не преувеличивайте и не приуменьшайте масштаб ошибки
• Отсутствие обвинительного тона — даже если в ситуации виноваты и другие лица

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе A4. Если в вашей компании есть фирменный бланк для внутренней документации, используйте его. Документ может быть написан от руки (если это требование организации) или напечатан на компьютере.

Ищете свое призвание? Возможно, вы прирожденный документовед или HR-специалист! Пройдите бесплатный тест на профориентацию от Skypro и узнайте, какие профессиональные сферы подходят именно вам. Тест определит ваши сильные стороны и предложит оптимальные карьерные траектории — идеальное решение, если вы задумываетесь о смене профессии или просто хотите больше узнать о своем потенциале!

При написании объяснительной важно избегать распространенных ошибок:

• Не используйте жаргонные выражения и разговорный стиль
• Не переходите на личности и не обвиняйте коллег
• Избегайте излишней эмоциональности и восклицаний
• Не пишите оправдания вместо объяснений
• Не отрицайте очевидные факты

Помните, что объяснительная записка — это официальный документ, который может стать частью вашего личного дела и повлиять на дальнейшую карьеру в компании. Поэтому отнеситесь к ее составлению со всей серьезностью.

Структура и обязательные элементы объяснительной

Правильно структурированная объяснительная записка демонстрирует ваш профессиональный подход и упрощает руководству анализ ситуации. Классическая структура включает несколько обязательных элементов, каждый из которых выполняет свою функцию.

Верхний блок (шапка документа):

• В правом верхнем углу: должность, ФИО руководителя, которому адресована записка (в дательном падеже)
• Ниже: ваша должность, ФИО (в родительном падеже)
• Посередине листа: наименование документа «Объяснительная записка»

Основной текст объяснительной:

1. Описание факта нарушения/ошибки — четкое изложение того, что произошло, когда и при каких обстоятельствах
2. Причины возникновения ситуации — объективный анализ факторов, приведших к ошибке
3. Принятые меры по исправлению — что вы уже сделали для минимизации последствий
4. Предложения по предотвращению подобных ситуаций — ваше видение профилактических мер
5. Выражение сожаления — краткое признание ответственности и заверение в недопущении повторения

Заключительная часть:

• Дата составления документа (слева)
• Подпись с расшифровкой (справа)

Объяснительная записка должна быть написана в повествовательном ключе от первого лица. При этом важно соблюдать деловой стиль и избегать эмоционально окрашенных выражений.

Андрей Смирнов, начальник отдела кадров

В моей практике был показательный случай с сотрудницей финансового отдела Мариной. Она допустила ошибку в квартальном отчете, что привело к временной задержке выплат премий. Когда я получил её объяснительную, был приятно удивлен — документ был составлен безупречно.

Марина четко описала суть ошибки: «15.03.2025 при составлении финансового отчета за I квартал мною была неверно применена формула расчета премиальных выплат, что привело к искажению итоговых сумм на 12%». Далее она указала причину: «Ошибка возникла из-за использования устаревшей версии методики, не учитывающей изменения, внесенные в положение о премировании от 01.02.2025».

Что выделило её объяснительную — конкретные действия по исправлению: «Незамедлительно после обнаружения ошибки мной был произведен перерасчет по актуальной методике и представлен исправленный отчет руководителю финансового отдела. Задержка выплат составила 2 рабочих дня». В завершение она предложила решение: «Для предотвращения подобных ситуаций предлагаю внедрить систему автоматических уведомлений об изменениях в методиках расчета».

Результат? Вместо строгого выговора руководство ограничилось устным замечанием, а предложение Марины было реализовано в течение месяца. Этот случай я теперь привожу как образец конструктивного подхода к признанию ошибок.

Формулировки для корректного объяснения ошибки

Грамотные формулировки в объяснительной записке могут существенно снизить негативное впечатление от допущенной ошибки. Важно найти баланс между честным признанием упущения и конструктивным изложением ситуации. 🖋️

Начало объяснительной (описание факта):

• «Настоящим информирую Вас о том, что...»
• «Довожу до Вашего сведения, что...»
• « числа в ходе выполнения рабочих обязанностей мною была допущена следующая ошибка:...»
• «По факту произошедшего (дата) инцидента поясняю следующее:...»

Формулировки для объяснения причин (в зависимости от ситуации):

• «Причиной данной ошибки послужило недостаточное внимание с моей стороны при проверке документации»
• «Ситуация возникла вследствие неполного понимания мной процедуры обработки данных»
• «Ошибка была допущена из-за отсутствия актуальной информации о изменениях в регламенте»
• «Возникновение данной ситуации обусловлено стечением следующих обстоятельств:...»
• «К данному упущению привело сочетание высокой рабочей нагрузки и недостаточно четких инструкций»

Формулировки для описания принятых мер:

• «Сразу после выявления ошибки мною были предприняты следующие действия:...»
• «Для минимизации последствий я незамедлительно:...»
• «В целях исправления ситуации был разработан и реализован план:...»
• «Мною лично было произведено исправление допущенной ошибки путем:...»

Формулировки для завершения объяснительной:

• «Приношу свои извинения за допущенную ошибку и заверяю, что подобная ситуация не повторится»
• «Осознаю ответственность за произошедшее и гарантирую принятие всех необходимых мер для недопущения подобных ситуаций в будущем»
• «Прошу принять во внимание, что данное нарушение было совершено мной впервые и не носило умышленного характера»
• «Готов(а) принять все необходимые меры для компенсации возникших последствий и предотвращения подобных ситуаций»

При формулировании текста важно избегать как самоуничижительных, так и оправдательных тонов. Ваша задача — объективно изложить факты и продемонстрировать ответственный подход к исправлению ситуации.

Помните, что в некоторых случаях уместно указать объективные обстоятельства, которые способствовали возникновению ошибки, однако делать это следует очень аккуратно, не перекладывая ответственность на других.

Готовый образец объяснительной записки на работе

Ниже представлен универсальный образец объяснительной записки, который можно адаптировать под конкретную рабочую ситуацию. Этот шаблон соответствует всем формальным требованиям и включает оптимальные формулировки для объяснения рабочей ошибки. ✅

Генеральному директору ООО «Альфа-Технологии» Сидорову М.И. от менеджера по продажам Иванова И.И.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Настоящим информирую Вас о том, что 15 марта 2025 года мною была допущена ошибка при оформлении договора № 127/03 с ООО «Бета-Сервис», заключающаяся в неверном указании сроков поставки товара (указано 30 календарных дней вместо требуемых 14 рабочих дней).

Причиной данной ошибки послужило использование устаревшего шаблона договора, не обновленного после внесения изменений в типовые условия поставки от 01.02.2025. Также к возникновению ситуации привела высокая загруженность отдела в связи с проведением сезонной акции и отсутствие перекрестной проверки документов.

Сразу после выявления ошибки мною были предприняты следующие меры:

1. Проведены телефонные переговоры с представителем ООО «Бета-Сервис» с разъяснением ситуации.
2. Подготовлено дополнительное соглашение к договору с корректными сроками поставки.
3. Организована личная встреча с клиентом 16.03.2025 для подписания корректирующих документов.
4. Согласованы с отделом логистики условия ускоренной доставки без дополнительных расходов для клиента.

Для предотвращения подобных ситуаций в будущем предлагаю:

1. Создать централизованное хранилище актуальных шаблонов документов с системой оповещения об обновлениях.
2. Внедрить обязательную двойную проверку договоров перед отправкой клиентам.
3. Разработать чек-лист проверки ключевых параметров договоров для менеджеров.

Осознаю ответственность за допущенную ошибку и приношу свои извинения за возникшие неудобства. Гарантирую, что приложу все усилия для недопущения подобных ситуаций в моей дальнейшей работе.

17.03.2025 Иванов И.И.

При адаптации данного шаблона под вашу конкретную ситуацию обратите внимание на следующие моменты:

• Максимальная конкретика — указывайте точные даты, номера документов, наименования
• Последовательность изложения — соблюдайте логическую структуру: факт → причины → принятые меры → предложения → заверения
• Соразмерность — объем объяснительной должен соответствовать серьезности ситуации
• Тон изложения — деловой, сдержанный, без излишней эмоциональности
• Готовность к исправлению — демонстрируйте проактивный подход и инициативность

Если у вас нет возможности напечатать объяснительную, ее можно написать от руки на листе формата A4. В этом случае особенно важно писать разборчиво, без исправлений и зачеркиваний.

Перед подачей объяснительной рекомендуется сделать копию документа для личного архива и при возможности получить отметку о принятии на вашем экземпляре.

Помните, что правильно составленная объяснительная записка — это не признак слабости, а показатель профессионализма. Умение признавать ошибки, анализировать их причины и предлагать решения — ценные качества для любого специалиста. Относитесь к составлению объяснительной как к возможности продемонстрировать свою ответственность и способность к самоанализу. В долгосрочной перспективе это может даже укрепить вашу репутацию в глазах руководства.