Кадровик: что делает этот специалист и его роль в HR-менеджменте

Для кого эта статья: – Менеджеры и специалисты по кадрам – Студенты и профессионалы, желающие развить карьеру в сфере HR – Руководители организаций, заинтересованные в эффективном управлении персоналом

Профессия кадровика остаётся одной из ключевых в функционировании любой компании, несмотря на трансформацию рынка труда и цифровизацию HR-процессов. Согласно данным исследования рынка труда за 2024 год, в 87% российских компаний со штатом более 50 сотрудников предусмотрена должность специалиста по кадровому делопроизводству. Этот специалист обеспечивает юридическую чистоту трудовых отношений, защищает компанию от рисков и помогает выстраивать эффективную кадровую политику. Разберёмся детально, что делает кадровик и какова его роль в современной системе управления персоналом.

Хотите освоить не только кадровое делопроизводство, но и полный стек навыков HR-специалиста? Курс «HR-менеджер» с нуля от онлайн-университета Skypro даст вам системные знания о всех аспектах работы с персоналом: от документооборота до стратегического управления человеческими ресурсами. Вы научитесь не просто заполнять документы, а принимать решения, влияющие на развитие бизнеса. Диплом о профессиональной переподготовке и помощь в трудоустройстве включены в программу.

Кто такой кадровик: ключевые функции и обязанности

Кадровик — специалист, отвечающий за документационное обеспечение трудовых отношений в организации. Его главная задача — обеспечить соблюдение трудового законодательства и корректное оформление всех кадровых процедур. В зависимости от размера компании кадровик может работать как самостоятельная единица или входить в состав HR-отдела.

Основные функции кадровика включают:

• Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников
• Ведение личных дел и трудовых книжек
• Учет рабочего времени
• Подготовка и оформление отпусков
• Составление и обновление штатного расписания
• Оформление больничных листов
• Подготовка кадровой отчетности
• Взаимодействие с государственными органами (ПФР, ФСС, инспекция труда)
• Консультирование руководства по вопросам трудового законодательства

В 2025 году функционал кадровика претерпевает изменения в связи с цифровизацией делопроизводства. Переход на электронные трудовые книжки, внедрение электронного документооборота и автоматизация рутинных процессов позволяют кадровикам сосредоточиться на более сложных задачах, требующих аналитического подхода.

Елена Соколова, руководитель отдела кадров

Помню случай, когда неправильно оформленное увольнение едва не обернулось для компании судебным иском на крупную сумму. Сотрудник был уволен по сокращению, но кадровик не учел, что работник имел преимущественное право на оставление на работе, а уведомление было направлено с нарушением сроков. Когда бывший сотрудник обратился в трудовую инспекцию, нам пришлось срочно искать компромисс. В итоге компания предложила ему восстановление с выплатой компенсации за вынужденный прогул, что обошлось в три раза дешевле потенциального судебного разбирательства. Этот случай показал всем в организации, насколько важно точное соблюдение кадровых процедур и как дорого обходятся ошибки в документации.

Кадровое делопроизводство: основа работы специалиста

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по документированию трудовых отношений и организации работы с кадровыми документами. Это фундамент, на котором строится юридическая чистота взаимоотношений работодателя с сотрудниками.

Основные направления кадрового делопроизводства:

• Оформление обязательной кадровой документации (приказы, личные карточки, трудовые договоры)
• Разработка и актуализация локально-нормативных актов (ПВТР, положения об оплате труда и премировании)
• Ведение воинского учета (для военнообязанных сотрудников)
• Архивирование и обеспечение сохранности документов
• Составление номенклатуры дел кадровой службы
• Оформление и учет командировок

Важным аспектом кадрового делопроизводства является соблюдение сроков хранения документов. Например, трудовые договоры, личные карточки и приказы по личному составу должны храниться не менее 50 лет. Пренебрежение этим требованием может привести к штрафным санкциям при проверках надзорных органов.

С 2023 года все больше компаний переходят на электронный кадровый документооборот (ЭКДО). По данным Минтруда, уже более 40% российских работодателей внедрили элементы ЭКДО. Автоматизация рутинных процессов позволяет кадровикам сократить время на оформление документов на 30-40% и снизить количество ошибок.

Для современного кадровика критически важно владеть специализированными программами для ведения кадрового учета: 1С:Зарплата и управление персоналом, СБИС, Контур.Персонал, SAP HRM и другие. Также необходимо уметь работать с электронной подписью и знать особенности защиты персональных данных в цифровой среде.

Кадровик и HR-менеджер: различия и взаимодействие

Часто термины "кадровик" и "HR-менеджер" используются как синонимы, что является ошибкой. Эти специалисты выполняют разные функции в системе управления персоналом, хотя и тесно взаимодействуют между собой.

• Кадровик фокусируется на документационном обеспечении и соблюдении законодательства
• HR-менеджер концентрируется на развитии человеческого капитала и стратегических задачах

Основные направления деятельности HR-менеджера включают:

• Разработка и реализация стратегии управления персоналом
• Подбор и адаптация сотрудников
• Оценка и развитие персонала
• Формирование корпоративной культуры
• Управление вовлеченностью и удержание ключевых сотрудников
• Развитие HR-бренда компании

В крупных организациях обычно существует разделение этих функций между отдельными специалистами или даже отделами. В небольших компаниях один сотрудник может совмещать обе роли, что требует от него более широкого спектра компетенций.

Эффективное взаимодействие между кадровиками и HR-менеджерами строится на четком разделении зон ответственности и налаженном информационном обмене. Кадровик обеспечивает юридическую корректность всех HR-процессов, а HR-менеджер предоставляет стратегическое видение развития человеческих ресурсов.

Наиболее тесное сотрудничество происходит в следующих областях:

• Оформление результатов подбора персонала
• Документационное сопровождение адаптации
• Фиксация результатов оценки и аттестации
• Документирование систем мотивации и вознаграждения
• Отражение организационных изменений в штатном расписании

Антон Ковалев, HR-директор

В одной из компаний, где я работал, мы столкнулись с серьезной проблемой: отделы кадров и HR существовали как параллельные вселенные. HR-специалисты запускали новые процессы и инициативы, не консультируясь с кадровиками, а те, в свою очередь, отказывались оформлять документы, если видели малейшее несоответствие законодательству. Вспоминаю случай с программой благополучия сотрудников, которая предполагала выплаты на оздоровление. HR-отдел анонсировал эту программу, но не продумал механизмы выплат. Кадровики отказались оформлять "незаконные" выплаты без соответствующего положения. Возник конфликт, в результате которого сотрудники не получили обещанных бенефитов, а репутация HR-службы серьезно пострадала. После этого мы разработали регламент взаимодействия, где любая HR-инициатива сначала проходила согласование с кадровой службой на предмет ее корректного документального оформления. Этот опыт показал, насколько важна синхронизация действий между этими подразделениями.

Тенденцией последних лет становится постепенное размывание границ между функционалом кадровика и HR-менеджера. С одной стороны, кадровику необходимо понимать бизнес-процессы и стратегические цели компании. С другой стороны, HR-специалисты все чаще вникают в нюансы трудового законодательства и документооборота.

Требуемые навыки и компетенции современного кадровика

Профессия кадровика требует сочетания юридических знаний, аналитических способностей и коммуникативных навыков. С переходом на электронный документооборот и автоматизацию процессов растут требования к цифровым компетенциям специалистов.

Основные знания и навыки, необходимые кадровику в 2025 году:

• Юридические компетенции: глубокое знание трудового законодательства, пенсионного законодательства, основ гражданского и налогового права
• Делопроизводственные навыки: владение правилами оформления, ведения и хранения документации
• Цифровая грамотность: уверенная работа с программами кадрового учета, системами электронного документооборота, электронной подписью
• Аналитические способности: умение анализировать кадровую информацию, составлять отчеты, выявлять тенденции
• Коммуникативные навыки: способность доходчиво объяснять сложные юридические вопросы, взаимодействовать с сотрудниками на разных уровнях
• Организованность и внимательность: умение работать с большими объемами информации без ошибок
• Стрессоустойчивость: способность эффективно работать в условиях авралов (например, при массовом приеме персонала или в период отчетности)

Современным кадровикам также необходимы знания в области защиты персональных данных. Нарушение законодательства о персональных данных может повлечь штрафы до 100 000 рублей и административную ответственность для должностных лиц.

Повышение профессионального уровня кадровика происходит через:

• Регулярное изучение изменений в законодательстве
• Участие в профессиональных вебинарах и конференциях
• Прохождение специализированных курсов повышения квалификации
• Получение профильного образования (юридическое, управление персоналом)
• Участие в профессиональных сообществах и форумах

С развитием технологий возрастает значимость навыков работы с HR-системами и аналитическими инструментами. Кадровики, владеющие методами анализа данных, имеют конкурентное преимущество на рынке труда.

Планируете карьеру в HR или хотите определиться с направлением профессионального развития? Тест на профориентацию от онлайн-университета Skypro поможет выявить ваши сильные стороны и склонности к определенным аспектам HR-работы. Тест учитывает ваши навыки, личностные качества и предпочтения, чтобы подсказать, в каком направлении – кадровом делопроизводстве или стратегическом HR – вы сможете достичь наибольшего успеха. Результаты теста сопровождаются персональными рекомендациями по развитию карьеры.

Карьерные перспективы в области кадрового дела

Карьера в сфере кадрового делопроизводства предоставляет различные пути профессионального роста. Начав с позиции помощника или специалиста по кадрам, можно продвигаться как по вертикали, так и расширять компетенции горизонтально.

Типичные карьерные траектории в кадровой сфере:

• Вертикальный рост: помощник кадровика → специалист по кадрам → ведущий специалист → начальник отдела кадров → директор по персоналу
• Специализация: фокус на отдельных направлениях кадрового дела (компенсации и льготы, воинский учет, пенсионное страхование)
• Расширение в HR: переход от кадрового администрирования к рекрутингу, обучению, развитию персонала
• Консалтинг: работа в качестве внешнего консультанта по кадровым вопросам или аудитора кадровой документации

Зарплатные ожидания специалистов по кадровому делу варьируются в зависимости от опыта, региона и масштаба компании. По данным исследования рынка труда за 2024 год, средние зарплатные вилки выглядят следующим образом:

Факторы, влияющие на карьерный рост и уровень оплаты труда кадровика:

• Опыт работы в кадровой сфере
• Наличие профильного образования
• Владение специализированными программами
• Знание особенностей кадрового учета в специфических сферах (производство, строительство, госслужба)
• Опыт прохождения проверок контролирующих органов
• Знание иностранных языков (для международных компаний)

Перспективным направлением развития для кадровика является получение дополнительных компетенций в смежных областях: трудовое право, управление персоналом, информационные технологии в кадровой работе. Это повышает ценность специалиста на рынке труда и расширяет возможности для трудоустройства.

Востребованность кадровиков остается стабильно высокой даже в периоды экономического спада, поскольку документационное сопровождение трудовых отношений является обязательным требованием законодательства. По прогнозам аналитиков рынка труда, к 2026 году спрос на специалистов по кадровому делопроизводству, владеющих навыками работы с ЭКДО, возрастет на 15-20%.

Как кадровики влияют на успех организации

Влияние кадровика на успех компании часто недооценивается. Однако именно благодаря качественной работе этого специалиста организация избегает многих юридических рисков и оптимизирует кадровые процессы.

Ключевые направления влияния кадровиков на успех организации:

• Минимизация юридических рисков: грамотное оформление трудовых отношений защищает компанию от претензий со стороны сотрудников и проверяющих органов
• Оптимизация затрат: правильное ведение учета рабочего времени, отпусков и больничных позволяет избежать необоснованных выплат
• Обеспечение кадровой безопасности: проверка документов при приеме на работу снижает риск найма неподходящих сотрудников
• Формирование имиджа работодателя: корректное оформление трудовых отношений повышает доверие сотрудников к компании
• Аналитическая поддержка: предоставление руководству актуальной информации о кадровом составе для принятия управленческих решений

По данным исследования, проведенного в 2024 году, компании с налаженным кадровым делопроизводством на 30% реже сталкиваются с трудовыми спорами и на 40% реже получают штрафы по результатам проверок Роструда. Стоимость штрафов за нарушения трудового законодательства может достигать 100 000 рублей на организацию и до 20 000 рублей на должностное лицо за каждое нарушение.

Профессиональный кадровик способен не только минимизировать риски, но и оптимизировать кадровые процессы:

• Разработка шаблонов кадровых документов, ускоряющих процесс оформления
• Внедрение электронного документооборота, снижающего затраты на бумажный документооборот
• Создание удобных информационных баз, упрощающих поиск данных о сотрудниках
• Автоматизация рутинных процессов с помощью программных решений

Современный кадровик становится внутренним консультантом по вопросам трудового законодательства для руководителей всех уровней. Его экспертное мнение помогает принимать обоснованные решения в сложных кадровых вопросах: от оформления сокращения штата до разработки систем оплаты труда.

С ростом значимости ESG-повестки (Environmental, Social, Governance) кадровики также играют важную роль в обеспечении социального компонента. Правильное оформление трудовых отношений, соблюдение прав работников, прозрачность кадровых процедур — все это вносит вклад в формирование положительной репутации компании как ответственного работодателя.

Профессия кадровика остается одной из самых стабильных и востребованных на рынке труда. Несмотря на автоматизацию многих процессов, ключевая роль специалиста по кадровому делопроизводству как хранителя юридической чистоты трудовых отношений только возрастает. Высококлассный кадровик — это не просто документовед, а стратегический партнер бизнеса, способный защитить компанию от рисков и оптимизировать работу с человеческими ресурсами. Инвестиции в развитие кадровой функции окупаются многократно через снижение юридических рисков и повышение эффективности всех HR-процессов.