Порядок и сроки уплаты НДФЛ: пошаговая инструкция для всех случаев

Для кого эта статья:

• Бухгалтеры и финансовые специалисты
• Индивидуальные предприниматели и самозанятые

• Владельцы бизнесов и менеджеры по финансовым вопросам

  Платить налоги вовремя — не просто обязанность, а финансовая защита вашего бизнеса и репутации от дополнительных расходов и проблем. В сети информации о НДФЛ множество, но часть из неё устарела или неприменима к вашей конкретной ситуации. Именно потому налоговые проверки регулярно выявляют нарушения даже у опытных бухгалтеров. Разберем без лишней воды порядок и сроки уплаты НДФЛ, чтобы вы больше не сомневались в правильности своих действий и забыли о просрочках и штрафах. 💼

Хотите профессионально разбираться в налоговых вопросах и финансовом планировании? Курс «Финансовый аналитик» с нуля от Skypro поможет вам освоить не только основы налогообложения, включая НДФЛ, но и обрести необходимые навыки для построения грамотных финансовых стратегий. Наши выпускники успешно предотвращают налоговые риски и оптимизируют бюджеты компаний, становясь востребованными специалистами.

Общие правила уплаты НДФЛ: кто, когда и сколько

НДФЛ (Налог на доходы физических лиц) — один из ключевых налогов в российской системе налогообложения. Плательщиками этого налога являются физические лица: как граждане РФ, так и иностранцы, получающие доход на территории России. Основная ставка налога составляет 13%, однако в зависимости от вида дохода и статуса налогоплательщика она может варьироваться от 0% до 15%.

Ключевое разделение в порядке уплаты НДФЛ связано с наличием налогового агента. В большинстве случаев им выступает работодатель или организация, выплачивающая доход физическому лицу. В этом случае именно налоговый агент обязан удержать и перечислить налог в бюджет. Если же налогового агента нет, обязанность по уплате НДФЛ ложится непосредственно на физическое лицо.

Елена Васильева, главный бухгалтер

Однажды к нам обратилась небольшая компания после смены бухгалтера. Предыдущий специалист исправно удерживал НДФЛ с зарплаты сотрудников, но перечислял его... ежеквартально. Владелец бизнеса был уверен, что всё в порядке, пока не пришло уведомление из налоговой о штрафе в 340 тысяч рублей! Оказалось, что последние изменения в законодательстве требовали перечисления налога на следующий день после выплаты дохода, а не по итогам квартала.

Пришлось срочно готовить документы для снижения штрафа, доказывая отсутствие злого умысла. В итоге штраф удалось снизить до 100 тысяч, но нервов и времени было потрачено море. С тех пор компания внедрила автоматическую систему контроля налоговых сроков, и проблем больше не возникало.

Объектом налогообложения НДФЛ является доход, полученный налогоплательщиком. При этом некоторые виды доходов налогом не облагаются. К ним относятся:

• Государственные пособия (кроме пособий по временной нетрудоспособности)
• Пенсии по государственному пенсионному обеспечению
• Алименты
• Компенсационные выплаты, установленные законодательством
• Стипендии учащихся и студентов
• Материальная помощь до 4000 рублей

Для уплаты НДФЛ необходимо определить налоговую базу — сумму, с которой будет исчисляться налог. Налоговая база определяется по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные ставки. От налоговой базы можно отнять налоговые вычеты, что уменьшит сумму к уплате. 📊

Сроки уплаты НДФЛ для работодателей и налоговых агентов

С 2023 года произошли существенные изменения в порядке уплаты НДФЛ налоговыми агентами. Если раньше налог перечислялся в день выплаты зарплаты, то теперь действуют другие правила, которые важно знать каждому бухгалтеру и работодателю.

Основное правило на 2025 год: налоговый агент должен перечислить НДФЛ не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты дохода. Исключение составляют декабрьские выплаты — по ним НДФЛ необходимо перечислить не позднее последнего рабочего дня календарного года.

При этом важно понимать, что обязанность по удержанию НДФЛ возникает в момент выплаты дохода. Налоговый агент обязан удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

• Уплата НДФЛ с заработной платы: не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты
• Уплата НДФЛ с отпускных и больничных: не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты
• Уплата НДФЛ с дивидендов: не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты
• Уплата НДФЛ с декабрьских доходов: не позднее последнего рабочего дня календарного года

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога с использованием единого налогового платежа. Для правильного распределения средств необходимо корректно заполнить платежное поручение, указав все необходимые КБК и реквизиты.

Помимо уплаты налога, налоговые агенты обязаны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами, и предоставлять отчетность по форме 6-НДФЛ. Эта форма подается ежеквартально, не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Годовая отчетность (включающая справки о доходах физических лиц) подается не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

Важно: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ не удерживается, если выплата производится в виде фиксированной суммы или процента от оклада не за фактически отработанное время. НДФЛ будет удержан при окончательном расчете за месяц.

Порядок и сроки уплаты НДФЛ для ИП и самозанятых

Индивидуальные предприниматели на общей системе налогообложения (ОСНО) и самозанятые граждане имеют особый порядок исчисления и уплаты НДФЛ, который кардинально отличается от процедуры для наёмных работников. 🗓️

Порядок уплаты НДФЛ для ИП на ОСНО:

Предприниматели на общей системе самостоятельно исчисляют и уплачивают НДФЛ со своих доходов. В течение года они должны осуществлять авансовые платежи, исходя из предполагаемого дохода:

• За январь-июнь: авансовый платеж до 25 июля текущего года
• За июль-сентябрь: авансовый платеж до 25 октября текущего года
• За октябрь-декабрь: авансовый платеж до 25 января следующего года

По итогам года ИП обязан подать декларацию 3-НДФЛ не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным, и доплатить разницу между исчисленной суммой налога и уплаченными авансовыми платежами до 15 июля года, следующего за отчетным.

При расчете налоговой базы ИП на ОСНО имеет право уменьшить доходы на сумму профессиональных вычетов — документально подтвержденных расходов, связанных с предпринимательской деятельностью. Если такие расходы подтвердить невозможно, можно воспользоваться вычетом в размере 20% от суммы доходов.

Порядок уплаты налога для самозанятых (плательщиков НПД):

Самозанятые граждане, официально зарегистрированные как плательщики налога на профессиональный доход (НПД), не уплачивают НДФЛ с доходов, облагаемых НПД. Вместо этого они платят налог по ставке:

• 4% — при получении дохода от физических лиц
• 6% — при получении дохода от юридических лиц и ИП

Налог рассчитывается автоматически приложением "Мой налог" на основании чеков, которые самозанятый формирует при получении оплаты. Уплата производится ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Если сумма налога составляет менее 100 рублей, она прибавляется к сумме налога в следующем месяце.

Андрей Никитин, налоговый консультант

Мой клиент, Сергей, переехал из Москвы в Казань и продолжил работать как ИП на ОСНО. В первый год на новом месте он забыл об авансовом платеже за третий квартал. Потом была декларационная кампания, и Сергей, заполняя 3-НДФЛ, обнаружил пропущенный платеж. Он немедленно уплатил недостающую сумму, но налоговая уже начислила пени.

Когда Сергей обратился ко мне, мы составили заявление об освобождении от штрафа, указав на добровольное исправление ошибки и отсутствие претензий по прошлым периодам. Штраф был отменен, но пени в размере примерно 1200 рублей пришлось заплатить. С тех пор Сергей настроил календарь напоминаний на все налоговые даты и больше никогда не пропускал сроки.

Важно понимать, что если самозанятый получает доходы, не учитываемые в рамках НПД (например, от продажи недвижимости или сдачи в аренду нежилых помещений), то с таких доходов необходимо уплачивать НДФЛ в общем порядке.

ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) и патентной системе (ПСН) не уплачивают НДФЛ с предпринимательской деятельности, поскольку эти налоговые режимы уже включают в себя уплату налога с доходов. Однако с доходов, не связанных с предпринимательской деятельностью (например, от продажи личного имущества), НДФЛ уплачивается в общем порядке.

Запутались в налоговых режимах и не уверены, какой подойдет именно вам? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro, чтобы определить свои сильные стороны и понять, какой финансовый путь будет для вас наиболее комфортным. Тест поможет разобраться не только с налоговыми вопросами, но и даст понимание, стоит ли вам вообще заниматься бизнесом или лучше работать по найму, сосредоточившись на карьерном росте.

Особенности уплаты НДФЛ с разных видов доходов

Различные виды доходов имеют свой особый порядок налогообложения и сроки уплаты НДФЛ. Рассмотрим наиболее распространенные случаи, с которыми сталкиваются налогоплательщики. 💰

Продажа имущества

При продаже имущества (недвижимости, автомобиля, ценных бумаг и др.) физическое лицо может получить доход, который облагается НДФЛ. Однако есть ряд особенностей:

• Недвижимость, находившаяся в собственности более минимального срока владения (3 или 5 лет в зависимости от способа приобретения), освобождается от налогообложения
• При продаже имущества можно применить имущественный вычет (1 млн рублей для недвижимости, 250 тыс. рублей для иного имущества) или уменьшить доход на документально подтвержденные расходы на его приобретение
• Срок подачи декларации 3-НДФЛ — до 30 апреля года, следующего за годом продажи
• Срок уплаты налога — до 15 июля года, следующего за годом продажи

Доходы от сдачи имущества в аренду

Если физическое лицо сдает имущество в аренду другому физическому лицу, оно самостоятельно исчисляет и уплачивает НДФЛ по ставке 13%. В случае сдачи имущества юридическому лицу или ИП, они выступают налоговыми агентами и удерживают налог из арендной платы.

• Срок подачи декларации 3-НДФЛ (при сдаче физлицу) — до 30 апреля года, следующего за отчетным
• Срок уплаты налога (при сдаче физлицу) — до 15 июля года, следующего за отчетным
• При сдаче юрлицу/ИП налог удерживается и перечисляется в момент выплаты дохода

Дивиденды и инвестиционный доход

Доходы от дивидендов облагаются по ставке 13% (для резидентов РФ). Если источник выплаты дивидендов — российская организация, она выступает налоговым агентом и удерживает налог при выплате. Для доходов от инвестиционной деятельности через брокера действуют свои правила:

• Брокер выступает налоговым агентом и удерживает НДФЛ при выводе денежных средств или по итогам года
• Возможно применение инвестиционного налогового вычета
• По операциям на ИИС возможно получение налогового вычета типа А (на внесенные средства) или типа Б (на полученный доход)

Подарки и выигрыши

Подарки от физических лиц, не являющихся близкими родственниками, облагаются НДФЛ, если их стоимость превышает 4000 рублей в год. Подарки от организаций также облагаются налогом при превышении той же суммы. Выигрыши в лотереи и азартные игры облагаются по ставке 13% (при сумме до 15 000 рублей) или 15% (при сумме свыше 15 000 рублей).

Доходы из иностранных источников

Если налоговый резидент РФ получает доход из источников за пределами России, он обязан самостоятельно задекларировать такой доход и уплатить НДФЛ. При этом может быть применен зачет налога, уплаченного в иностранном государстве, если это предусмотрено международным договором об избежании двойного налогообложения.

• Срок подачи декларации — до 30 апреля года, следующего за годом получения дохода
• Срок уплаты налога — до 15 июля года, следующего за годом получения дохода
• Для зачета иностранного налога необходимо представить документы, подтверждающие его уплату

Особое внимание следует уделить срокам и порядку предоставления налоговой отчетности по таким доходам, так как в случае их нарушения могут быть применены штрафные санкции.

Ответственность за нарушение порядка и сроков уплаты НДФЛ

Несоблюдение налогового законодательства в части уплаты НДФЛ может повлечь серьезные последствия как для налоговых агентов, так и для налогоплательщиков. Рассмотрим основные виды нарушений и связанную с ними ответственность. ⚠️

Ответственность для налоговых агентов

Налоговые агенты (работодатели, банки, брокеры и др.) несут ответственность за правильность исчисления, полноту и своевременность удержания и перечисления НДФЛ:

• Неудержание или неполное удержание НДФЛ — штраф в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию (ст. 123 НК РФ)
• Несвоевременное перечисление удержанного НДФЛ — пени в размере 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки
• Непредставление или несвоевременное представление расчета 6-НДФЛ — штраф 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки
• Представление недостоверных сведений в отчетности — штраф 500 рублей за каждый документ с ошибками

Более серьезные нарушения, такие как систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неполное перечисление НДФЛ в крупном размере, могут повлечь уголовную ответственность по ст. 199.1 УК РФ.

Ответственность для налогоплательщиков

Физические лица, обязанные самостоятельно декларировать и уплачивать НДФЛ, также могут быть привлечены к ответственности:

• Непредставление декларации 3-НДФЛ — штраф 5% от неуплаченной суммы налога за каждый месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1000 рублей
• Неуплата или неполная уплата НДФЛ — штраф 20% от неуплаченной суммы (при неумышленной неуплате) или 40% (при умышленной)
• Несвоевременная уплата — пени в размере 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки

Смягчающие и отягчающие обстоятельства

При определении размера штрафа налоговые органы могут учитывать смягчающие обстоятельства, которые могут снизить размер штрафа не менее чем в два раза:

• Совершение правонарушения впервые
• Добровольное погашение задолженности и пеней до вынесения решения
• Совершение правонарушения под влиянием тяжелых личных обстоятельств
• Иные обстоятельства, признанные судом или налоговым органом смягчающими

К отягчающим обстоятельствам относится совершение правонарушения лицом, ранее привлекавшимся к ответственности за аналогичное правонарушение, что может увеличить размер штрафа на 100%.

Способы минимизации рисков

Для предотвращения нарушений в области НДФЛ рекомендуется:

• Регулярно отслеживать изменения в налоговом законодательстве
• Использовать налоговый календарь для контроля сроков подачи отчетности и уплаты налога
• Внедрять автоматизированные системы расчета и контроля НДФЛ
• Проводить внутренний аудит правильности исчисления и уплаты налога
• При обнаружении ошибок незамедлительно подавать уточненные декларации
• Консультироваться с налоговыми специалистами по сложным вопросам

Помните, что добросовестное поведение налогоплательщика и налогового агента, включающее своевременное исправление допущенных ошибок, может значительно снизить риск применения штрафных санкций.

Уплата НДФЛ — это не просто формальность, а важный элемент финансовой дисциплины. Своевременное и правильное выполнение налоговых обязательств избавляет от лишних расходов на штрафы и пени, а также обеспечивает финансовую безопасность бизнеса или личного бюджета. Следуя изложенным в статье рекомендациям, вы сможете избежать типичных ошибок и выстроить систему, которая исключит риски, связанные с нарушением налогового законодательства. Помните, что профессиональное отношение к налоговым вопросам — залог вашего финансового благополучия.