Почему отпускные меньше зарплаты: 5 факторов, влияющих на расчет

Для кого эта статья:

• Сотрудники, планирующие отпуск и интересующиеся финансами
• Работники бухгалтерии и HR-менеджеры

• Все, кто хочет улучшить финансовую грамотность и избегать ошибок в расчетах отпускных

  Получив долгожданные отпускные, многие сотрудники испытывают разочарование — сумма оказывается меньше привычной зарплаты. "Меня обсчитали?" — первый вопрос, возникающий в голове. Однако причина кроется в особенностях расчета. В 2025-м году правила начисления отпускных остаются сложной финансовой головоломкой с множеством переменных. Разберемся, почему вместо ожидаемого финансового комфорта во время отдыха вы можете столкнуться с неприятным сюрпризом, и как правильно планировать бюджет отпуска 🏖️

Планируете карьеру в HR или уже работаете и хотите избежать ошибок при расчете отпускных? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro научит вас правильно рассчитывать все виды выплат сотрудникам, включая отпускные. Вы получите практические навыки работы с документацией, изучите тонкости трудового законодательства и сможете грамотно консультировать коллег. Инвестиция в профессиональные знания сегодня — защита от финансовых ошибок завтра!

Отпускные vs зарплата: почему возникает разница

Начнем с главного: отпускные и зарплата рассчитываются по принципиально разным формулам. Если зарплата — это фиксированная сумма за отработанное время в текущем месяце (оклад + премии + надбавки), то отпускные представляют собой компенсацию на основе среднего заработка за предшествующий период. И именно в этом кроется первый подводный камень 💰

Формула расчета отпускных выглядит так:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

При этом средний дневной заработок вычисляется делением суммы начисленной зарплаты за расчетный период на 12 месяцев и на среднемесячное число календарных дней (29,3). И здесь начинают работать факторы, уменьшающие итоговую сумму.

Елена Карпова, финансовый консультант Ко мне обратился клиент Михаил с жалобой на бухгалтерию: «Получил отпускные на 15% меньше обычной зарплаты, хотя ухожу ровно на 14 дней — половину месяца. Уверен, что меня обсчитали!» При анализе его расчетного листка выяснилось, что в предыдущем году Михаил дважды брал больничный общей продолжительностью 18 дней, а также у него было три месяца без премиальных выплат. Вот и ответ: средний заработок для расчета отпускных оказался ниже его текущей зарплаты почти на 20%. После разъяснения методики расчета и демонстрации формул клиент признал, что никакой ошибки бухгалтерии не было.

Существует пять основных причин, почему отпускные часто оказываются меньше зарплаты:

• Различия в расчетном периоде (берутся предыдущие 12 месяцев)
• Особенности расчета среднего дневного заработка
• Удержание НДФЛ по другому принципу
• Влияние больничных и других неотработанных периодов
• Учет только календарных дней при расчете отпуска

Рассмотрим, как изменялось соотношение отпускных и среднемесячной зарплаты за последние годы:

Заметьте: даже при двухнедельном отпуске (половина месяца!) отпускные обычно составляют менее 50% от месячной зарплаты. Это не ошибка, а следствие правил расчета 📊

Учет расчетного периода при начислении отпускных

Расчетный период — это фундаментальный фактор, определяющий размер ваших отпускных. По закону, для расчета используются данные о заработке за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск. И здесь скрывается одна из главных причин "потери" части ожидаемых денег.

Представьте: за прошедший год вы получили повышение оклада, регулярные премии или надбавки стали больше. Но при расчете отпускных бухгалтерия учтет и те месяцы, когда ваша зарплата была ниже. В результате, средний заработок окажется меньше текущего, что напрямую скажется на сумме отпускных 📉

Артем Васильев, главный бухгалтер Показательный случай из моей практики: менеджер Ирина в январе 2025 года получила значительное повышение зарплаты — с 80 000 до 120 000 рублей. А в августе она решила взять отпуск на две недели. Естественно, ожидала получить половину своей текущей зарплаты — около 60 000 рублей. Но при расчете отпускных мы учли весь предыдущий год, где 7 месяцев она получала 80 000. Средний дневной заработок составил 3 276 рублей вместо ожидаемых ею 4 096 рублей. В итоге за 14 дней отпуска она получила около 45 864 рублей вместо ожидаемых 60 000. Когда я объяснил механику расчета, Ирина была удивлена, что финансовая "память" о прежней зарплате сохраняется так долго.

Что еще нужно знать о расчетном периоде:

• Если сотрудник работает в компании меньше года, расчетным периодом будет фактически отработанное время
• При отсутствии заработка за расчетный период используется средняя зарплата за фактически отработанные месяцы
• Если сотрудник не имел заработка ни в одном из месяцев расчетного периода, используется действующий на момент расчета оклад
• Некоторые периоды (например, простой по вине работодателя) включаются в расчет по среднему заработку

Важно: если ваша зарплата за последний год росла, отпускные будут меньше текущей зарплаты. И наоборот, при снижении заработка за последний год отпускные могут оказаться даже выше текущей зарплаты — такие случаи редки, но возможны 🔄

Механизм расчета среднего заработка: влияние на выплаты

Средний дневной заработок — критический показатель, определяющий размер ваших отпускных. Вычисляется он по следующей формуле:

СДЗ = Сумма начислений за расчетный период ÷ 12 месяцев ÷ 29,3 дня

Цифра 29,3 представляет среднемесячное число календарных дней и является установленной законом константой. Именно эта математика часто приводит к тому, что отпускные оказываются меньше ожидаемых 🧮

Рассмотрим, как различные начисления влияют на расчет среднего заработка:

Важно понимать: при расчете среднего заработка учитываются только те выплаты, которые относятся к системе оплаты труда. Социальные пособия, компенсации за проезд или питание и другие подобные выплаты не принимаются во внимание 📋

Еще одна тонкость расчета связана с неполной отработкой расчетного периода. Если в рассматриваемом периоде были исключаемые периоды (больничные, отпуска без сохранения зарплаты и т.д.), формула корректируется:

СДЗ = Сумма начислений за фактически отработанное время ÷ Количество фактически отработанных месяцев ÷ 29,3 дня

Задумываетесь о карьерных перспективах в свете финансовой грамотности? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, насколько вам подходят профессии, связанные с финансами и расчетами. Понимание принципов начисления зарплат и отпускных — лишь верхушка айсберга финансовых знаний! Узнайте свои скрытые таланты и найдите профессию, где ваши аналитические способности раскроются на 100%. Пройдите тест сейчас и получите персональные рекомендации по развитию карьеры!

При частой смене окладов или переменных премиальных составляющих отпускные могут значительно отличаться от текущей зарплаты. Это особенно заметно в компаниях с активной системой бонусов и комиссионных. Например, если ваш доход на 40% состоит из переменной части, и последние несколько месяцев были не самыми успешными, это существенно снизит средний заработок для отпускных 📊

НДФЛ и другие удержания: как налоги уменьшают отпускные

Налоговый фактор играет существенную роль в том, почему отпускные на руки получаются меньше ожидаемых. Главное отличие от обычной зарплаты заключается в сроках удержания НДФЛ — налог с отпускных удерживается в момент их выплаты, а не в конце месяца, как при выплате зарплаты 💸

Это важный нюанс: получая зарплату частями (аванс и основная часть), вы привыкли к тому, что НДФЛ удерживается только из второй части. При получении отпускных 13% налога вычитаются сразу из полной суммы, что психологически воспринимается как "потеря" части денег.

Кроме НДФЛ, из отпускных могут производиться и другие стандартные удержания:

• Алименты на несовершеннолетних детей
• Удержания по исполнительным документам
• Возмещение материального ущерба (при наличии соответствующих оснований)
• Профсоюзные взносы (если предусмотрено)
• Удержания по заявлению работника (например, погашение займа)

Важно отметить, что по российскому законодательству общий размер всех удержаний не может превышать 50% от выплачиваемой суммы (в особых случаях — 70%). Однако даже стандартные удержания могут заметно уменьшить итоговую сумму отпускных 📝

Я часто встречаю ситуацию, когда работники, планируя отпуск, полностью забывают про налоговый вычет при расчете своего бюджета. А это существенные 13% от суммы! На практике это означает, что если ваш расчетный размер отпускных составляет 50 000 рублей, на руки вы получите только 43 500 рублей.

В 2025 году система налогообложения отпускных осталась неизменной: ставка НДФЛ составляет 13% для резидентов и 15% для нерезидентов РФ. При этом важно помнить, что отпускные облагаются НДФЛ в полном объеме — налоговые вычеты к ним применяются по тем же правилам, что и к обычной зарплате.

Праздничные и больничные дни: их воздействие на расчет

Праздничные и больничные дни — еще два фактора, которые могут существенно исказить соотношение между отпускными и обычной зарплатой. И если влияние праздничных дней очевидно (они не включаются в период оплачиваемого отпуска), то с больничными ситуация сложнее 🏥

Начнем с праздников. В случае, если на период вашего отпуска попадают официальные нерабочие праздничные дни, они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются как отпускные. Это закреплено в ст. 120 ТК РФ. Фактически это означает, что ваш отпуск продлевается, но выплаченная сумма отпускных не увеличивается.

Например, если вы уходите в отпуск с 1 по 14 мая 2025 года, учитывая праздничные дни 1 и 9 мая, фактически будет оплачено только 12 дней отпуска. При этом продолжительность отдыха составит все те же 14 календарных дней. Ваша компания должна будет выплатить вам отпускные только за 12 дней, что может восприниматься как уменьшение суммы по сравнению с обычной двухнедельной зарплатой.

Что касается больничных, их влияние на отпускные двоякое:

• Больничные в расчетном периоде исключаются из расчета среднего заработка, так как этот период оплачивается по другим правилам
• Если вы заболели во время отпуска и оформили больничный лист, дни нетрудоспособности не включаются в число дней отпуска
• Пособие по нетрудоспособности рассчитывается по другим правилам и часто составляет меньшую сумму, чем средний заработок
• Больничный, совпадающий с отпуском, продлевает отпуск на соответствующее количество дней

Рассмотрим, как больничные в расчетном периоде влияют на размер отпускных:

Если в расчетном периоде у вас были длительные периоды нетрудоспособности, это может серьезно снизить сумму отпускных. В таких случаях имеет смысл заранее обсудить с руководством возможность дополнительных выплат или перенести отпуск на более благоприятный период 📅

Также стоит учитывать, что если ваш отпуск "разбит" так, что захватывает части разных месяцев, психологически может казаться, что отпускные меньше зарплаты. Например, 7 дней в конце июня и 7 дней в начале июля — за каждую часть вы получите примерно по 25% месячной зарплаты, что в отдельности выглядит как существенное уменьшение.

Планировать финансы во время отпуска нужно с учетом всех рассмотренных факторов. Отпускные действительно часто оказываются меньше регулярной зарплаты — и это не ошибка бухгалтерии. Механизм их расчета принципиально отличается: учитывается большой расчетный период, применяется формула среднего дневного заработка, а удержание налогов происходит единовременно. Грамотный работник закладывает возможную разницу в свой отпускной бюджет заранее, запрашивает расчетный лист для проверки и, при необходимости, обсуждает с руководством компенсационные выплаты. Профессиональный подход к личным финансам позволит сделать отпуск действительно беззаботным и приятным, без неожиданных финансовых сюрпризов.