Отпускные: за какой период начисляются и правила расчета выплат

Для кого эта статья:

• Работники, планирующие отпуск и желающие понять, как рассчитываются отпускные
• Бухгалтеры и HR-специалисты, занимающиеся расчетами заработной платы

• Люди, интересующиеся вопросами финансовой грамотности и трудовых прав работника

  Подготовка к отпуску — это всегда приятные хлопоты, но финансовая сторона вопроса часто вызывает тревогу. "Сколько я получу?", "Правильно ли мне рассчитали отпускные?" — эти вопросы беспокоят каждого работника. Особенно актуальны они в 2025 году, когда многие компании оптимизируют расходы на персонал. Понимание механизма расчета отпускных не только избавит вас от ненужного стресса, но и поможет грамотно спланировать свой бюджет. А в случае ошибки в расчетах — уверенно отстоять свои права. 💼💰

Планируете отпуск и хотите самостоятельно проверить расчет отпускных? Курс «Excel для работы» с нуля от Skypro — идеальное решение для этой задачи! Вы научитесь создавать автоматические калькуляторы отпускных, использовать формулы для точных финансовых расчетов и анализировать свои доходы. Курс поможет не только в расчете отпускных, но и в других финансовых аспектах вашей жизни, давая ценные навыки работы с электронными таблицами.

Что такое отпускные и за какой период они начисляются

Отпускные — это денежная компенсация, которая выплачивается работнику за период его ежегодного оплачиваемого отпуска. Согласно статье 114 Трудового кодекса РФ, каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы и среднего заработка. Стандартная продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней, но может быть увеличена в зависимости от категории работника, условий труда и других факторов, предусмотренных законодательством. 🏖️

Ключевой момент в понимании отпускных — расчетный период. По общему правилу, установленному статьей 139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ №922, отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск.

Важно понимать, что расчетный период всегда привязан к дате начала отпуска, а не к дате, когда составлялся график отпусков или подавалось заявление. Если отпуск переносится, расчетный период также сдвигается.

Елена Викторовна, главный бухгалтер

В моей практике был показательный случай: сотрудница Ирина должна была уйти в отпуск в апреле 2025 года, и я предварительно рассчитала ей отпускные, исходя из периода с апреля 2024 по март 2025. Однако по производственной необходимости отпуск перенесли на июль. Ирина была удивлена, что сумма отпускных изменилась — в мае у нее был существенный проектный бонус, который теперь попал в расчетный период.

«Почему сумма другая? Вы же уже считали!» — недоумевала она. Я объяснила, что расчетный период сдвинулся и теперь учитывает последние 12 месяцев перед новой датой отпуска. В итоге, благодаря бонусу, отпускные оказались даже выше, чем при первоначальном расчете.

Этот случай хорошо иллюстрирует, почему важно понимать принцип определения расчетного периода — он не фиксируется заранее, а всегда привязан к фактической дате начала отпуска.

Если сотрудник работает в организации менее 12 месяцев, расчетный период сокращается до фактически отработанного времени. Например, если сотрудник трудоустроился 1 января 2025 года, а в отпуск идет 1 мая 2025 года, то расчетным периодом будут 4 месяца — с января по апрель 2025 года.

Правила расчета отпускных выплат по закону

Расчет отпускных основывается на среднедневном заработке сотрудника и количестве дней отпуска. Формула расчета отпускных в 2025 году выглядит следующим образом:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Средний дневной заработок рассчитывается по формуле:

Средний дневной заработок = Сумма заработка за расчетный период ÷ 12 ÷ 29,3

Где 29,3 — среднее количество календарных дней в месяце согласно Постановлению Правительства РФ №922.

В сумму заработка за расчетный период включаются:

• Оклад или тарифная ставка
• Надбавки и доплаты к окладу
• Премии и бонусы (с учетом особенностей их учета)
• Компенсации, связанные с условиями труда
• Другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда

Не включаются в расчет:

• Социальные выплаты (материальная помощь, пособия)
• Оплата командировочных расходов
• Отпускные за предыдущие периоды
• Пособия по временной нетрудоспособности
• Выплаты за время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника

При неполном отработанном месяце применяется корректировка коэффициента 29,3 пропорционально отработанному времени. Формула для неполного месяца:

Количество дней в неполном месяце = 29,3 ÷ Количество календарных дней в месяце × Количество отработанных календарных дней

Михаил Степанович, HR-директор

В 2024 году в нашей компании произошла интересная ситуация с расчетом отпускных для нового руководителя отдела. Андрей пришел к нам из компании, где практиковали ежеквартальные премии в размере 100% оклада, которые существенно влияли на его совокупный доход.

Когда через полгода работы он решил взять двухнедельный отпуск, то был неприятно удивлен размером отпускных. «У меня оклад 150 000 рублей, почему отпускные всего 68 000?» — спросил он. Мы объяснили, что в его прежней компании премии значительно увеличивали средний заработок, а у нас премиальная часть начисляется по итогам года и ещё не была выплачена.

После этого случая мы пересмотрели систему премирования, внедрив ежеквартальные выплаты для руководителей, что сделало более справедливым расчет отпускных и повысило удовлетворенность сотрудников. Этот случай показал, как важно понимать состав заработка, влияющий на расчет отпускных.

Особое внимание следует уделить учету премий. В зависимости от периода, за который они начислены, премии учитываются по-разному:

Важно отметить, что отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска. Нарушение этого срока является основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Особенности определения расчетного периода

Определение правильного расчетного периода — один из ключевых аспектов корректного расчета отпускных. Стандартный подход предполагает учет 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска, но на практике возникает множество нюансов. 📅

Основные особенности, которые необходимо учитывать:

• Неполный стаж работы — если сотрудник работает в организации менее 12 месяцев, расчетным периодом является все фактически отработанное время.
• Изменение системы оплаты труда — если в течение расчетного периода произошло повышение оклада, необходимо применить коэффициент индексации к выплатам, начисленным до повышения.
• Сезонная работа — для сезонных работников расчетный период может быть менее 12 месяцев и соответствовать продолжительности сезона.
• Внутреннее совместительство — при совмещении должностей учитывается весь заработок по всем должностям.
• Отсутствие заработка в расчетном периоде — если работник не имел заработка или отработал менее 12 месяцев и во всех месяцах были исключаемые периоды, средний заработок определяется исходя из установленной зарплаты.

Особенно важно правильно определить расчетный период при изменении размера оплаты труда. Согласно Постановлению Правительства РФ №922, если повышение произошло в расчетном периоде, выплаты, начисленные до повышения, увеличиваются на коэффициент индексации:

Коэффициент индексации = Новый размер оплаты труда ÷ Прежний размер оплаты труда

Если повышение произошло после расчетного периода, но до начала отпуска, повышается весь средний заработок. Если уже во время отпуска — оставшаяся часть отпускных.

Для работников с нестабильным графиком или сдельной оплатой труда расчет может быть более сложным. В таких случаях учитывается фактически отработанное время и фактическая выработка.

Задумываетесь о карьерном росте в финансовой сфере? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам работа с расчетами и финансовыми анализами. Возможно, вы обладаете скрытым талантом к работе с цифрами и могли бы стать отличным бухгалтером или финансовым аналитиком. Пройдите короткий тест и получите персонализированные рекомендации по карьерному развитию, которые помогут вам найти работу, где ваши сильные стороны будут максимально востребованы.

Коллективным договором или локальными нормативными актами организации могут быть установлены и другие периоды для расчета среднего заработка, если это не ухудшает положение работников. Например, некоторые IT-компании в 2025 году практикуют расчет среднего заработка за 3 месяца для более точного отражения текущего уровня дохода сотрудника.

Случаи исключения времени из расчетного периода

Не все время, входящее в расчетный период, учитывается при расчете отпускных. Законодательство предусматривает ряд периодов, которые подлежат исключению. Это важно знать, поскольку неправильное включение или исключение определенных периодов может существенно повлиять на итоговую сумму отпускных. 🧮

Согласно пункту 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, из расчетного периода исключаются следующие периоды:

• Периоды временной нетрудоспособности (больничные)
• Отпуска (ежегодные, учебные, по уходу за ребенком)
• Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника
• Периоды освобождения от работы с сохранением или без сохранения заработной платы (кроме перерывов для кормящих матерей)
• Дни отгулов в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени
• Период забастовки, в которой работник не участвовал, но не мог выполнять свою работу
• Дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами

При исключении периодов важно также исключить выплаты, относящиеся к этим периодам. Например, если сотрудник находился на больничном, то пособие по временной нетрудоспособности не включается в расчет среднего заработка.

Рассмотрим, как исключение периодов влияет на расчет отпускных на примере:

Для корректности расчетов необходимо вести точный учет исключаемых периодов. Для этого бухгалтерия использует табель учета рабочего времени, больничные листы, приказы о предоставлении отпусков и другие документы, подтверждающие отсутствие сотрудника.

Важно: если в расчетном периоде сотрудник не имел фактически начисленной заработной платы или отработанных дней, либо этот период состоял полностью из исключаемых периодов, то расчет среднего заработка производится исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующие периоды, либо исходя из установленной работнику тарифной ставки, оклада.

Как проверить правильность расчета своих отпускных

Каждый работник имеет право знать, как рассчитываются его отпускные, и проверить правильность расчетов. Это особенно актуально в 2025 году, когда многие организации оптимизируют затраты и могут допускать ошибки в начислениях. Вот пошаговая инструкция, как самостоятельно проверить расчет ваших отпускных: 🔍

1. Соберите информацию о своих доходах за расчетный период. Запросите в бухгалтерии справку о начисленной заработной плате за 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить такую информацию в течение трех рабочих дней.

2. Определите расчетный период. Это 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если вы работаете меньше года, учитывается фактически отработанное время.

3. Выясните исключаемые периоды. Запросите информацию о днях, которые исключаются из расчета (больничные, отпуска, и т.д.).

4. Рассчитайте количество учитываемых дней. Для каждого месяца расчетного периода определите количество календарных дней за вычетом исключаемых. Используйте формулу для корректировки коэффициента 29,3 для неполных месяцев.

5. Подсчитайте общую сумму заработка. Суммируйте все выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка.

6. Вычислите средний дневной заработок. Разделите общую сумму заработка на общее количество учитываемых дней в расчетном периоде.

7. Рассчитайте сумму отпускных. Умножьте средний дневной заработок на количество календарных дней отпуска.

8. Учтите НДФЛ. Помните, что из рассчитанной суммы отпускных будет удержан НДФЛ (13% для резидентов РФ).

Если вы обнаружили расхождения между своими расчетами и начисленной суммой, не спешите обвинять бухгалтерию в ошибках. Сначала обратитесь к специалисту по расчету заработной платы для получения разъяснений. Возможно, вы не учли какие-то нюансы или специфические правила, применяемые в вашей организации.

В случае если расхождение подтвердилось, и вы уверены в своих расчетах, обратитесь с письменным заявлением к работодателю. Укажите конкретные даты и суммы, которые, по вашему мнению, были рассчитаны неверно.

Для более точной проверки расчета отпускных можно использовать специальные онлайн-калькуляторы или программы для расчета заработной платы. Также полезно ознакомиться с положением об оплате труда в вашей организации, где могут быть указаны особенности расчета среднего заработка.

Помните, что правильно рассчитанные отпускные — это не только ваше право, но и обязанность работодателя. Знание методики расчета поможет вам защитить свои трудовые права и избежать финансовых потерь.

Понимание принципов расчета отпускных — ценный навык для каждого работника. Это не просто финансовый вопрос, но и показатель вашей грамотности в сфере трудовых отношений. Зная расчетный период, правильно определяя включаемые и исключаемые выплаты, вы можете уверенно планировать свой бюджет и при необходимости отстаивать свои права. Помните, что прозрачность в вопросах оплаты труда выгодна и работнику, и работодателю, поскольку создает атмосферу доверия и снижает количество трудовых споров.