Как писать письма на английском: структура, шаблоны и фразы

Для кого эта статья:

• Люди, изучающие английский язык, особенно на уровне, связанном с деловой перепиской.
• Профессионалы, желающие улучшить свои навыки письма на английском языке для выхода на международный рынок.

• Студенты и специалисты, готовящиеся к собеседованиям в международные компании.

  Умение написать грамотное письмо на английском – навык, который открывает двери к международным карьерным возможностям и упрощает общение с зарубежными коллегами и друзьями. Многие испытывают панический страх перед чистым листом, не зная, как правильно начать и завершить послание, какие фразы использовать и как выдержать нужный тон. Независимо от того, составляете ли вы деловое предложение потенциальному партнеру или пишете другу о предстоящей поездке, существуют четкие шаблоны и выражения, которые сделают ваше письмо не просто понятным, но и впечатляющим. Давайте разберем все тонкости этого искусства! 📝

Основные правила структуры английских писем

Структура письма на английском языке следует четким правилам, которые варьируются в зависимости от типа корреспонденции. При этом любое письмо включает несколько обязательных элементов, без которых оно будет выглядеть неполным или непрофессиональным.

Основные компоненты письма:

• Адрес отправителя (в деловых письмах) – располагается в правом верхнем углу
• Дата – пишется под адресом отправителя
• Адрес получателя (в деловых письмах) – размещается под датой
• Приветствие/обращение – открывает письмо
• Основная часть письма – содержит суть сообщения
• Заключение – подводит итог сказанному
• Завершающая фраза – выражает уважение/теплое отношение к получателю
• Подпись – завершает письмо

Форматирование письма также играет важную роль в восприятии вашего сообщения. Деловые письма требуют более формального подхода к оформлению, в то время как личные письма допускают большую гибкость.

Антон Кравченко, преподаватель английского языка

Помню случай с моим студентом Николаем, который готовился к собеседованию в международную компанию. Он прекрасно владел техническим английским, но когда дело дошло до написания сопроводительного письма, растерялся. Николай отправил письмо без формального приветствия, без абзацев и с неподходящей завершающей фразой "See you soon!" Неудивительно, что ответа он не получил.

Мы разобрали структуру делового письма, переписали его сообщение, добавив "Dear Hiring Manager," в начале и "Yours sincerely," в конце, а также структурировали содержание на четкие абзацы. После отправки исправленного варианта Николай получил приглашение на собеседование в течение двух дней. Этот опыт показал, насколько важно следовать установленной структуре при деловой переписке.

Деловое письмо на английском: шаблоны и клише

Деловые письма требуют особого подхода и соблюдения формальностей. Использование правильных клише и шаблонов демонстрирует ваш профессионализм и уважение к адресату.

Начало делового письма должно включать формальное приветствие:

• "Dear Mr./Ms./Dr. [Фамилия]," – если вы знаете имя получателя
• "Dear Sir/Madam," – если вы не знаете имени получателя
• "To Whom It May Concern:" – для крайне формальных случаев или когда письмо адресовано организации в целом

Первый абзац делового письма должен четко указывать цель вашего обращения:

• "I am writing to inquire about..." – для запроса информации
• "I would like to apply for the position of..." – для заявления о приеме на работу
• "I am writing with reference to..." – для ссылки на предыдущую переписку
• "I am contacting you regarding..." – для обращения по конкретному вопросу

В основной части письма используйте следующие переходные фразы:

• "Furthermore," / "Moreover," / "In addition," – для добавления информации
• "However," / "Nevertheless," / "On the other hand," – для выражения контраста
• "For instance," / "For example," – для приведения примеров
• "With regard to," / "Concerning," – для перехода к новой теме

Завершение делового письма также следует определенным правилам:

• "I look forward to hearing from you." – стандартное ожидание ответа
• "Please do not hesitate to contact me if you require any further information." – предложение дальнейшей помощи
• "Thank you for your attention to this matter." – выражение благодарности

Завершающие фразы зависят от начала письма:

• "Yours sincerely," – если вы начали с "Dear Mr./Ms./Dr. [Фамилия],"
• "Yours faithfully," – если вы начали с "Dear Sir/Madam," или "To Whom It May Concern:"

Шаблон базового делового письма:

[Your Address]
[City, Postcode]
[Your Email]
[Your Phone Number]

[Date]

[Recipient's Name]
[Recipient's Position]
[Company Name]
[Company Address]
[City, Postcode]

Dear [Mr./Ms./Dr. Surname],

I am writing to [state the purpose of your letter].

[Main content of the letter, divided into paragraphs]

[Conclusion with a clear request or expectation]

I look forward to your response.

Yours sincerely,

[Your full name]
[Your position]
[Your company, if applicable]

Неформальные письма: особенности стиля и фразы

Неформальные письма отличаются от деловых большей свободой в выборе выражений, структуры и тона. Они используются при общении с друзьями, родственниками или в ситуациях, когда между отправителем и получателем уже установлены близкие отношения. 🤗

Приветствия в неформальных письмах гораздо более разнообразны:

• "Dear [имя]," – стандартное дружеское приветствие
• "Hi [имя]!" / "Hello [имя]!" – непринужденное приветствие
• "Hey there!" – очень неформальное приветствие
• "How are you doing?" – приветствие с вопросом о делах

Начало личного письма часто включает:

• "How are things with you?" – вопрос о делах получателя
• "I hope this letter finds you well." – пожелание благополучия
• "Sorry I haven't been in touch for so long." – извинение за долгое молчание
• "It was great to hear from you!" – радость от получения письма от адресата

В основной части неформального письма можно использовать:

• Сокращенные формы: "don't", "can't", "I'm" вместо "do not", "cannot", "I am"
• Разговорные выражения: "awesome", "cool", "hang out"
• Эмоциональные восклицания: "Guess what!", "You won't believe it!"
• Личные истории и анекдоты

Завершающие фразы для неформальных писем:

• "Take care," – стандартное дружеское прощание
• "All the best," / "Best wishes," – теплое прощание
• "Hope to hear from you soon," – выражение желания продолжить общение
• "Love," / "Lots of love," – для близких друзей и родственников
• "Cheers," – непринужденное прощание, особенно популярное в британском английском

Шаблон неформального письма:

[Your Address] (опционально)
[Date] (опционально)

Dear [Name] / Hi [Name],

[Открывающая фраза – вопрос о делах получателя или новости]

[Основное содержание письма – новости, истории, вопросы]

[Завершающая часть – планы на будущее, ожидание ответа]

[Прощание],
[Ваше имя или прозвище]

Елена Соколова, репетитор по английскому языку

Моя ученица Марина готовилась к поездке по программе обмена и должна была написать письмо своей принимающей семье в Англии. Она составила текст, который выглядел скорее как деловое письмо: "Dear Mr. and Mrs. Johnson, I am writing to inform you about my arrival details..." и завершила его фразой "Yours sincerely".

Мы вместе переработали письмо, сделав его теплым и дружеским: "Hi Johnson family! I'm so excited to meet you all next month..." и добавили личные детали о ее интересах, любимой еде и ожиданиях от поездки. Закончили мы письмо фразой "Looking forward to meeting you! Best wishes, Marina".

Когда Марина приехала в Англию, хозяйка дома призналась, что их семья была очень тронута ее искренним письмом и сразу почувствовала с ней связь. Это показывает, насколько важно выбрать правильный тон при неформальной коммуникации – он закладывает основу для будущих отношений!

Эффективные фразы для разных типов английских писем

Каждый тип письма имеет свой набор устоявшихся выражений, которые помогают эффективно донести вашу мысль и произвести правильное впечатление на адресата. Рассмотрим фразы для наиболее распространенных типов корреспонденции. ✉️

Для рабочей переписки по электронной почте:

• "As per our discussion..." – ссылка на предыдущий разговор
• "I am following up on..." – напоминание о незавершенном вопросе
• "Please find attached..." – указание на прикрепленный файл
• "I would like to clarify..." – прояснение непонятного момента
• "As agreed, I am sending you..." – отправка обещанной информации

Для сопроводительного письма при поиске работы:

• "I am writing to apply for the position of... advertised in/on..."
• "With reference to your advertisement, I would like to apply for the role of..."
• "My experience in... makes me well-suited for this position."
• "I have attached my CV for your consideration."
• "I am available for an interview at your convenience."

Для письма-рекомендации:

• "I am pleased to recommend..."
• "I have known [имя] for [период времени] in my capacity as..."
• "[Имя] consistently demonstrated..."
• "I confidently recommend [имя] for..."
• "If you require any further information, please do not hesitate to contact me."

Для писем с выражением соболезнования:

• "I was deeply saddened to hear about..."
• "Please accept my heartfelt condolences."
• "My thoughts are with you during this difficult time."
• "If there is anything I can do to help, please let me know."

Для писем с поздравлениями:

• "Congratulations on your..."
• "I was thrilled to hear about your..."
• "Your achievement is truly impressive."
• "Wishing you continued success in all your endeavors."

Использование этих устоявшихся выражений поможет вам составить письмо, которое будет звучать естественно для носителей английского языка и создаст нужное впечатление.

Распространенные ошибки при составлении писем

При написании писем на английском языке многие допускают типичные ошибки, которые могут испортить впечатление о вас или даже привести к недопониманию. Рассмотрим основные подводные камни, которых стоит избегать. ⚠️

Ошибки в структуре и оформлении:

• Неправильное приветствие – например, использование "Dear Sir" в письме к женщине или "Hello" в формальной переписке
• Несоответствие между приветствием и завершающей фразой – если вы начали с "Dear Sir/Madam", завершать нужно "Yours faithfully", а не "Yours sincerely"
• Отсутствие абзацев – сплошной текст трудно читать и анализировать
• Неправильное использование запятых – особенно после приветствия и перед завершающей фразой
• Пропуск даты в деловых письмах – это важный элемент, который помогает отслеживать корреспонденцию

Языковые ошибки:

• Неправильное использование формальных и неформальных выражений – например, "Cheers" в деловом письме или "I remain your obedient servant" в письме другу
• Дословный перевод идиом и выражений с родного языка – они могут звучать странно или иметь совершенно другое значение
• Чрезмерное использование сложных слов и конструкций для произведения впечатления – это может привести к неточностям
• Злоупотребление сокращениями в формальной переписке – "doesn't", "won't", "I'm" лучше заменить на полные формы
• Неправильное использование артиклей и предлогов – это выдает неносителя языка

Содержательные ошибки:

• Отсутствие четкой цели письма – адресат должен понимать, чего вы хотите достичь
• Информационная перегрузка – слишком много деталей в одном письме затрудняет восприятие
• Отсутствие логической связи между абзацами – мысли должны плавно перетекать одна в другую
• Культурная нечувствительность – непонимание культурных особенностей страны получателя
• Отсутствие конкретики в просьбах или предложениях – "Я хотел бы встретиться в ближайшее время" менее эффективно, чем "Могли бы мы встретиться в четверг, 15 марта, в 15:00?"

Технические ошибки в электронных письмах:

• Неинформативная тема письма – "Привет" или "Вопрос" не дают представления о содержании
• Забытые вложения, о которых упоминается в тексте
• Отправка без проверки – опечатки и грамматические ошибки создают впечатление небрежности
• Неправильное форматирование – разные шрифты и размеры текста без необходимости
• Использование ЗАГЛАВНЫХ БУКВ, что воспринимается как крик

Избегая этих распространенных ошибок, вы значительно повысите эффективность своей письменной коммуникации на английском языке и создадите правильное впечатление о себе как о грамотном и внимательном корреспонденте.

Написание писем на английском языке — это не просто соблюдение языковых правил, но и искусство эффективной коммуникации. Зная правильную структуру, используя подходящие шаблоны и избегая типичных ошибок, вы сможете создавать письма, которые достигают своей цели и производят нужное впечатление. Помните, что хорошее письмо — это то, на которое получатель хочет ответить. Применяйте рекомендации из этой статьи в своей практике, и ваша английская корреспонденция станет вашим надежным инструментом в достижении личных и профессиональных целей.