Предоставление отпуска по ТК РФ: порядок, правила и нюансы

Для кого эта статья:

• Работодатели и HR-специалисты
• Юридические консультанты по трудовому праву
• Сотрудники, интересующиеся своими правами на отпуск

Баланс между трудовой деятельностью и отдыхом находится под защитой государства — ТК РФ посвящает целую главу отпускам, но многие работодатели и сотрудники до сих пор совершают критические ошибки в оформлении и предоставлении отпуска. Эти ошибки приводят к внушительным штрафам (до 50 000₽ для юридических лиц) и судебным разбирательствам. В 2025 году ужесточаются требования к документообороту, связанному с отпусками, а изменения в законодательстве касаются всех предприятий независимо от масштаба. 📊 Рассмотрим актуальные правила, которые помогут вам соблюсти закон и избежать типичных ловушек при организации отпусков.

Хотите стать экспертом в области управления отпусками и другими кадровыми процессами? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам комплексные знания не только о правилах предоставления отпусков, но и о всех аспектах кадрового делопроизводства. Вы сможете безошибочно планировать графики отпусков, правильно рассчитывать компенсации и эффективно решать сложные ситуации, связанные с отдыхом сотрудников. Курс разработан с учетом последних изменений в ТК РФ на 2025 год!

Основы предоставления отпуска согласно ТК РФ

Право на отпуск — базовая гарантия, предусмотренная трудовым законодательством РФ. Статья 114 ТК РФ закрепляет за каждым работником право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением должности и среднего заработка. Стандартная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Существует несколько фундаментальных принципов предоставления отпусков, закрепленных в ТК РФ:

• Обязательность предоставления: работодатель не имеет права отказать в предоставлении ежегодного отпуска или заменить его денежной компенсацией (за исключением случаев увольнения работника).
• Периодичность: отпуск должен предоставляться ежегодно, непредоставление отпуска более двух лет подряд запрещено.
• Сохранение рабочего места и среднего заработка на период отпуска.
• Плановость: отпуска должны предоставляться в соответствии с утвержденным графиком.
• Оплата: отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Важно понимать, когда у работника возникает право на первый оплачиваемый отпуск. Согласно статье 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако в некоторых случаях отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Порядок предоставления отпуска включает несколько этапов:

1. Составление и утверждение графика отпусков — не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). График отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника.
2. Уведомление работника о предстоящем отпуске — не позднее чем за две недели до его начала.
3. Оформление приказа о предоставлении отпуска по унифицированной форме Т-6 или Т-6а (для группы работников) или по форме, разработанной работодателем.
4. Расчет и выплата отпускных — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
5. Внесение информации об отпуске в личную карточку работника (форма Т-2).

Анна Петрова, HR-директор В нашей компании долгое время существовала проблема с неравномерным ежегодным распределением отпусков — многие сотрудники стремились уйти в отпуск летом, что создавало сложности в рабочих процессах. Мы внедрили практику раннего планирования: уже в октябре начинаем собирать предварительные пожелания сотрудников по отпускам на следующий год. Это позволяет создать сбалансированный график, где отпуска распределены равномерно в течение года. Дополнительно мы разработали систему приоритетов для сотрудников с детьми школьного возраста, которым важно отдыхать в период школьных каникул. Это решение повысило удовлетворенность персонала и снизило количество внеплановых изменений в графике отпусков на 64%.

Виды отпусков и их особенности в российском праве

Трудовой кодекс РФ предусматривает различные виды отпусков, каждый из которых имеет свои особенности предоставления, продолжительность и условия оплаты. Рассмотрим основные типы отпусков, актуальные в 2025 году.

1. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск — базовый вид отпуска, предоставляемый всем работникам. Стандартная продолжительность — 28 календарных дней. Некоторые категории работников имеют право на удлиненный основной отпуск:

• Несовершеннолетние работники — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• Инвалиды — не менее 30 календарных дней (ст. 23 ФЗ «О социальной защите инвалидов»);
• Педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466);
• Работники, занятые на работах с химическим оружием — от 49 до 56 календарных дней (ст. 5 ФЗ № 136-ФЗ).

2. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска — предоставляются в дополнение к основному отпуску определенным категориям работников:

• Работникам с вредными/опасными условиями труда — от 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ);
• Работникам с ненормированным рабочим днем — не менее 3 календарных дней (ст. 119 ТК РФ);
• Работающим в районах Крайнего Севера — 24 календарных дня, в приравненных местностях — 16 дней (ст. 321 ТК РФ);
• Работникам с особым характером работы (спортсмены, тренеры) — согласно отраслевым нормативам.

3. Отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ) — предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Продолжительность определяется по соглашению между работником и работодателем. Некоторым категориям работников работодатель обязан предоставить такой отпуск:

• Участникам ВОВ — до 35 календарных дней в году;
• Работающим пенсионерам — до 14 календарных дней в году;
• Работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
• В случае рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких — до 5 календарных дней.

4. Отпуска, связанные с материнством и детством:

• Отпуск по беременности и родам — 70 (в случае многоплодной беременности — 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов — 86, при рождении двух и более детей — 110) дней после родов (ст. 255 ТК РФ);
• Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет (ст. 256 ТК РФ);
• Отпуск работникам, усыновившим ребенка (ст. 257 ТК РФ).

5. Учебный отпуск — предоставляется работникам, совмещающим работу с получением образования (глава 26 ТК РФ). Продолжительность зависит от уровня образования и этапа обучения.

Важно отметить, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). 🗓️

Также следует учитывать, что отпуск должен предоставляться в течение каждого рабочего года, исчисляемого с даты заключения трудового договора. Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещается.

Правила оформления и расчета отпускных выплат

Корректное оформление и своевременная выплата отпускных — зона повышенного внимания как для работников, так и для работодателей. Нарушения в этой сфере могут повлечь не только штрафы, но и существенные репутационные риски для компании. 💼

Документальное оформление отпуска включает следующие обязательные этапы:

1. Включение работника в график отпусков (форма Т-7) или оформление заявления работника (при отпуске вне графика);
2. Уведомление работника о предстоящем отпуске (не позднее чем за 2 недели);
3. Издание приказа о предоставлении отпуска по форме Т-6 (или Т-6а);
4. Расчет и выплата отпускных (не позднее чем за 3 дня до начала отпуска);
5. Внесение записи об отпуске в личную карточку работника (форма Т-2).

Срок уведомления работника о начале отпуска по графику часто вызывает вопросы. Статья 123 ТК РФ устанавливает, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. Уведомление может быть оформлено в свободной форме и должно сохраняться в течение 5 лет.

Расчет отпускных производится по следующей формуле:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Средний дневной заработок рассчитывается по формуле:

Средний дневной заработок = Сумма начисленной заработной платы за расчетный период / (12 месяцев × 29,3)

где 29,3 — среднемесячное число календарных дней в году.

В расчетный период включаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если расчетный период отработан не полностью, или в нем были периоды, которые исключаются из расчета, то формула корректируется.

В расчет среднего заработка включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, включая:

• Заработная плата (оклад, тарифная ставка);
• Надбавки и доплаты (за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет и т.д.);
• Премии и вознаграждения;
• Выплаты, связанные с условиями труда (работа в ночное время, выходные, праздничные дни и т.д.).

Из расчетного периода исключаются периоды:

• Временной нетрудоспособности (больничные);
• Отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком;
• Отпусков без сохранения заработной платы более 14 календарных дней;
• Простоя по вине работодателя или причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• Другие периоды, когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без сохранения зарплаты.

Михаил Соколов, главный бухгалтер В 2024 году к нам обратился сотрудник, которому не выплатили отпускные вовремя. Анализируя ситуацию, мы обнаружили системную проблему: заявления на отпуск попадали в бухгалтерию часто за 1-2 дня до отпуска, что физически не позволяло произвести расчет и выплату в срок, установленный ТК РФ. Мы разработали автоматизированную систему, которая интегрирует график отпусков с бухгалтерской программой и генерирует уведомления бухгалтерии за 10 дней до отпуска сотрудника. Это позволило заранее готовить все расчеты и обеспечивать своевременную выплату отпускных. За последний год мы не получили ни одной жалобы на задержку выплат, а процесс оформления отпусков стал более прозрачным и эффективным.

При определении размера отпускных важно правильно учитывать индексацию заработной платы. Если в расчетном периоде или после него, но до начала отпуска, произошло повышение окладов (тарифных ставок), необходимо скорректировать выплаты расчетного периода на коэффициенты индексации.

Особое внимание следует уделять срокам выплаты отпускных. Согласно статье 136 ТК РФ, оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три календарных дня до его начала. Например, если отпуск начинается в понедельник, то отпускные должны быть выплачены не позднее четверга предыдущей недели.

Сложные ситуации при предоставлении отпуска

Практика предоставления отпусков часто выходит за рамки стандартных ситуаций, описанных в ТК РФ. Рассмотрим наиболее распространенные сложные случаи и алгоритмы их решения, соответствующие нормам трудового законодательства 2025 года. 🔍

1. Перенос или продление отпуска

Согласно статье 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях:

• Временной нетрудоспособности работника;
• Исполнения работником государственных обязанностей, если для этого предусмотрено освобождение от работы;
• В других случаях, предусмотренных трудовым законодательством или локальными нормативными актами.

Алгоритм действий при продлении отпуска из-за больничного:

1. Работник уведомляет работодателя о болезни (желательно в письменной форме);
2. После выздоровления работник предоставляет больничный лист;
3. Работодатель оформляет приказ о продлении отпуска на количество дней нетрудоспособности;
4. В личной карточке работника делается соответствующая запись.

2. Отзыв из отпуска

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Важно: нельзя отозвать из отпуска беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда.

Порядок оформления отзыва из отпуска:

1. Составление служебной записки о производственной необходимости отзыва;
2. Получение письменного согласия работника;
3. Издание приказа об отзыве из отпуска;
4. Определение порядка использования оставшейся части отпуска;
5. Внесение соответствующих изменений в кадровые документы.

3. Замена отпуска денежной компенсацией

По письменному заявлению работника часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Например, если общая продолжительность отпуска работника составляет 35.5 дней, то денежной компенсацией можно заменить только 7.5 дней.

Замена не допускается для:

• Беременных женщин;
• Работников в возрасте до 18 лет;
• Работников, занятых на работах с вредными/опасными условиями труда (за исключением выплаты за неиспользованный отпуск при увольнении).

Компенсация рассчитывается аналогично отпускным: средний дневной заработок умножается на количество дней, подлежащих компенсации.

4. Предоставление отпуска с последующим увольнением

По письменному заявлению работника неиспользованный отпуск может быть предоставлен с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ). Последним днем работы считается последний день отпуска.

Особенности оформления:

• Заявление работника с просьбой предоставить отпуск с последующим увольнением;
• Приказ о предоставлении отпуска и прекращении трудового договора;
• Выплата всех сумм, причитающихся работнику (включая отпускные), и выдача трудовой книжки в последний рабочий день перед отпуском;
• Важно: работник может отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска.

5. Предоставление отпуска при работе на условиях неполного рабочего времени

Продолжительность ежегодного отпуска при работе на условиях неполного рабочего времени не сокращается (ст. 93 ТК РФ). Работник имеет право на полный отпуск независимо от режима работы.

Однако если сотрудник работает неполную рабочую неделю (например, 3 дня в неделю), то стаж для предоставления отпуска будет исчисляться пропорционально. Это не влияет на продолжительность отпуска, но влияет на период его наступления.

6. Работник не использовал отпуск несколько лет подряд

Если работник не использовал отпуск длительное время, необходимо:

1. Определить "сгоревшие" отпуска (до введения запрета в 2010 году на непредоставление отпуска более 2 лет подряд);
2. Составить график предоставления накопленных отпусков;
3. Оформить все необходимые документы, включая приказы и уведомления;
4. Обеспечить выплату отпускных в установленные сроки.

Важно помнить, что в случае увольнения работнику должна быть выплачена компенсация за все неиспользованные отпуска, независимо от давности их накопления.

Тест на профориентацию от Skypro поможет HR-специалистам определить, насколько их компетенции соответствуют требованиям современного рынка труда в сфере кадрового администрирования. Особенно полезен для тех, кто хочет специализироваться на трудовом законодательстве и регулировании отпусков. Пройдите тест и узнайте, какие навыки вам стоит развить, чтобы стать востребованным экспертом по кадровому делу и избежать типичных ошибок при оформлении отпусков!

Ответственность работодателя за нарушение отпускных прав

Несоблюдение правил предоставления отпусков влечет для работодателей серьезные последствия от административных штрафов до уголовной ответственности. Рассмотрим основные виды нарушений и санкции, применяемые к недобросовестным работодателям в 2025 году. ⚖️

Административная ответственность за нарушение трудового законодательства предусмотрена статьей 5.27 КоАП РФ и может наступить в следующих случаях:

• Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска;
• Нарушение порядка предоставления отпуска (нарушение графика, непредоставление отпуска более двух лет подряд);
• Несвоевременная выплата или невыплата отпускных;
• Неправильный расчет продолжительности отпуска или отпускных выплат;
• Нарушение прав льготных категорий работников на отпуск.

Кроме административной ответственности, работодатель может столкнуться с материальной ответственностью перед работником:

• Компенсация за задержку выплаты отпускных — не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ);
• Компенсация морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями работодателя (ст. 237 ТК РФ). Размер компенсации определяется судом;
• Оплата вынужденного прогула, если работнику незаконно отказали в отпуске и он самовольно использовал его (подтвердив в суде свое право).

В особо тяжелых случаях, связанных с систематическим нарушением трудовых прав, может наступить уголовная ответственность (ст. 145.1 УК РФ):

• Полная невыплата отпускных свыше двух месяцев, совершенная из корыстной или личной заинтересованности, наказывается штрафом до 500 000 ₽, либо лишением свободы на срок до 3 лет;
• Те же деяния, повлекшие тяжкие последствия, наказываются штрафом до 1 000 000 ₽ либо лишением свободы на срок до 5 лет.

Важно отметить, что нарушения в сфере предоставления отпусков могут быть выявлены в ходе плановых и внеплановых проверок со стороны трудовой инспекции. Особенно часто внеплановые проверки инициируются по жалобам работников.

Наиболее распространенные нарушения в области предоставления отпусков:

1. Отсутствие графика отпусков или нарушение процедуры его составления (не учитываются пожелания работников, не соблюдаются сроки утверждения);
2. Непредоставление отпуска более двух лет подряд, что прямо запрещено ст. 124 ТК РФ;
3. Несвоевременная выплата отпускных (менее чем за три дня до начала отпуска);
4. Принуждение к разделению отпуска на части без согласия работника или установление частей менее 14 календарных дней;
5. Отказ в предоставлении отпуска льготным категориям работников в удобное для них время;
6. Неправильный расчет отпускных (невключение в расчет премий, надбавок или иных выплат);
7. Замена отпуска денежной компенсацией полностью, а не только части, превышающей 28 календарных дней;
8. Отзыв из отпуска без письменного согласия работника или отзыв работников льготных категорий.

Для минимизации рисков, связанных с нарушением отпускных прав работников, работодателю рекомендуется:

• Вести строгий учет использованных и неиспользованных отпусков работников;
• Своевременно составлять и утверждать график отпусков;
• Организовать систему напоминаний о предстоящих отпусках и необходимости расчета отпускных;
• Проводить внутренний аудит кадрового делопроизводства для выявления возможных нарушений;
• Обеспечить обучение ответственных сотрудников по вопросам трудового законодательства.

Правильная организация процесса предоставления отпусков не только снижает юридические риски для компании, но и создает здоровую рабочую атмосферу. Соблюдение баланса между трудом и отдыхом — ключевой фактор, влияющий на производительность труда и лояльность сотрудников. Работодатели, которые уважают право работников на отдых и выстраивают прозрачные процессы предоставления отпусков, получают значительное конкурентное преимущество на рынке труда, привлекая и удерживая высококвалифицированных специалистов. Кадровая политика, основанная на строгом соблюдении трудового законодательства, позволяет избежать репутационных потерь и финансовых издержек, связанных с трудовыми спорами.