Какие законы должен знать кадровик: правовой минимум для HR-специалиста

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и кадровые работники
• Менеджеры и руководители HR-отделов
• Студенты и специалисты, интересующиеся карьерой в области управления персоналом

Работа HR-специалиста балансирует на грани творчества и строгого соблюдения законов. Один неверный шаг при оформлении трудовых отношений может обернуться штрафом до 50 000 рублей или даже приостановкой деятельности компании. По статистике Роструда, в 2024 году более 67% проверок выявляют нарушения трудового законодательства, и большинство из них происходит из-за элементарного незнания базовых правовых норм. Давайте разберемся, какой минимум законодательных знаний действительно необходим современному HR-специалисту для безопасной и эффективной работы. 🧠⚖️

Хотите избежать дорогостоящих ошибок в кадровых вопросах и стать незаменимым HR-профессионалом? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — это ваш путь к юридической грамотности в сфере управления персоналом. За 6 месяцев вы освоите все правовые нюансы работы с кадрами: от оформления трудовых договоров до безопасного увольнения. Преподаватели-практики поделятся реальными кейсами и шаблонами документов, которые защитят вашу компанию от исков и штрафов.

Базовый законодательный фундамент работы HR-специалиста

Правовой фундамент работы кадровика в России состоит из нескольких уровней нормативных актов. Ключевым документом является Трудовой кодекс РФ, но ограничиваться только им — непростительная ошибка профессионала. Чтобы уверенно вести кадровую работу и минимизировать риски для организации, необходимо ориентироваться в следующей иерархии законодательства:

• Конституция РФ (особенно статьи 37, 41, 43, гарантирующие право на труд, отдых и социальное обеспечение)
• Международные договоры и конвенции МОТ, ратифицированные РФ
• Трудовой кодекс РФ — базовый отраслевой закон
• Федеральные законы, регулирующие отдельные аспекты трудовых отношений
• Указы Президента РФ
• Постановления Правительства РФ
• Нормативные акты министерств и ведомств (приказы Минтруда, Роструда и др.)
• Локальные нормативные акты организации

Помимо Трудового кодекса, кадровику необходимо знать ряд федеральных законов, напрямую влияющих на его работу. В 2025 году особенно актуальны:

Отдельно стоит отметить необходимость отслеживания постановлений Пленума Верховного Суда РФ, особенно Постановления от 29.05.2018 №15 «О применении судами законодательства, регулирующего труд работников...». Этот документ дает важные разъяснения по спорным вопросам трудового законодательства и часто используется судами при разрешении трудовых споров.

Елена Петрова, руководитель HR-департамента

Когда я только начинала карьеру в HR, считала, что достаточно просто заглядывать в Трудовой кодекс при необходимости. Эта самоуверенность привела к серьезному конфликту, когда нашу компанию обвинили в нарушении закона «О персональных данных». Мы стандартно запрашивали у соискателей информацию о семейном положении, детях и даже хобби — и хранили это всё в открытом доступе на общем сервере.

Проверка Роскомнадзора выявила грубые нарушения: отсутствие согласий на обработку персональных данных, несоблюдение принципа минимизации (собирали избыточную информацию) и ненадлежащее хранение. Штраф составил 30 000 рублей, но репутационные потери были намного серьезнее — информация о нарушении попала в СМИ.

После этого случая я перечитала не только ФЗ «О персональных данных», но и все смежные законы. Теперь наша компания строго соблюдает все требования: получаем отдельное согласие на каждый вид персональных данных, храним информацию в защищенных базах, а часть документации перевели в электронный вид с использованием квалифицированной электронной подписи. Это защищает и компанию, и сотрудников.

Также следует помнить, что важную роль в правовом регулировании труда играют профильные ГОСТы и СанПиНы, касающиеся безопасности труда. HR-специалист должен отслеживать изменения в этих нормах, особенно относящихся к специфике деятельности компании. 📑

Ключевые положения ТК РФ для кадровой работы

Трудовой кодекс — это своеобразная «библия» кадровика, в которой содержится большинство правил взаимодействия работодателя с сотрудниками. Приведу ключевые разделы ТК РФ, знание которых критически важно для HR-специалиста в 2025 году:

• Раздел III (ст. 56-90) – регламентирует процесс заключения, изменения и расторжения трудового договора, включая обязательные условия и основания для прекращения трудовых отношений
• Раздел IV (ст. 91-128) – устанавливает нормы рабочего времени и времени отдыха, включая регулирование сверхурочной работы и отпусков
• Раздел VI (ст. 129-158) – определяет правила оплаты труда, включая сроки выплаты зарплаты, порядок оплаты работы в выходные дни и ночное время
• Раздел IX (ст. 189-195) – посвящен вопросам дисциплины труда, включая процедуру применения дисциплинарных взысканий
• Раздел X (ст. 196-208) – регулирует профессиональную подготовку и повышение квалификации
• Раздел XIII (ст. 251-351.5) – содержит особенности регулирования труда отдельных категорий работников (женщин, инвалидов, несовершеннолетних и др.)

Особое внимание следует уделить главе 14 ТК РФ (ст. 86-90), которая регламентирует защиту персональных данных работника. Эти положения тесно перекликаются с требованиями ФЗ «О персональных данных» и устанавливают дополнительные гарантии защиты информации, относящейся к работникам.

Для кадровика принципиально важно понимать не только букву закона, но и практику его применения. На основе анализа судебной практики за 2024-2025 годы выделим наиболее рискованные зоны, требующие повышенного внимания HR-специалиста:

Следует помнить, что ключевые главы ТК РФ регулярно обновляются. Так, в 2024 году существенно доработаны положения о дистанционной работе (глава 49.1) и электронном кадровом документообороте (глава 22.1). HR-специалист должен следить за этими изменениями и своевременно актуализировать внутренние процедуры компании. 📝

Охрана труда: какие законы обязан знать кадровик

Сфера охраны труда – одна из наиболее регламентированных областей HR-деятельности. Пренебрежение этими нормами чревато не только штрафами, но и реальной угрозой здоровью и жизни сотрудников. В 2025 году кадровику необходимо ориентироваться в следующих ключевых нормативных документах:

• Раздел X ТК РФ (ст. 209-231) – базовые требования по охране труда
• ФЗ «О специальной оценке условий труда» №426-ФЗ
• Приказ Минтруда №988н/1420н «Об утверждении перечня вредных и опасных производственных факторов»
• Приказ Минздрава №29н «О порядке проведения обязательных медицинских осмотров»
• Постановление Правительства РФ №2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда»

С 1 марта 2024 года вступили в силу новые правила охраны труда, которые содержат более детализированные требования к работодателям. Особое внимание уделяется следующим аспектам:

1. Оценка профессиональных рисков – теперь это обязательная процедура для всех работодателей независимо от численности персонала и вида деятельности
2. Электронный документооборот в сфере охраны труда – внедрение возможности вести журналы инструктажей и учета выдачи СИЗ в электронном виде
3. Расширенные требования к обучению сотрудников – новые программы обучения и проверки знаний
4. Дополнительные меры по охране труда удаленных работников – обязанность обеспечения безопасности при дистанционном формате работы

HR-специалист должен убедиться, что в компании проводятся следующие обязательные мероприятия:

• Специальная оценка условий труда (СОУТ) – не реже одного раза в 5 лет
• Оценка профессиональных рисков – при создании нового рабочего места и периодически для существующих
• Инструктажи по охране труда (вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой)
• Обучение по охране труда и проверка знаний – минимум раз в 3 года
• Обязательные медицинские осмотры для определенных категорий сотрудников
• Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты и спецодеждой

Андрей Соколов, HR-директор производственной компании

За 12 лет работы в HR я понял, что охрана труда — не просто формальность, а вопрос жизни и смерти. Особенно это стало очевидно, когда наше предприятие столкнулось сtragическим случаем: сотрудник получил серьезную травму при работе с оборудованием.

Расследование показало, что он не прошел надлежащего обучения, а инструктаж был проведен формально — "для галочки". Компании пришлось выплатить крупную компенсацию и пройти через проверки Роструда, ФСС и прокуратуры.

После этого случая мы полностью перестроили систему охраны труда. Наняли профессионального инженера по ОТ, внедрили электронную систему учета обучения и инструктажей, где каждое действие фиксируется и отслеживается. Я сам прошел обучение по охране труда и включил эту тематику в программу адаптации каждого нового руководителя.

Самое сложное было изменить культуру отношения к безопасности. Мы реализовали проект "Безопасность — это ценность", в рамках которого проводим регулярные тренинги и поощряем сотрудников за предложения по улучшению условий труда. За последние три года у нас не произошло ни одного серьезного инцидента, а расходы на компенсации и больничные сократились на 40%.

Этот опыт научил меня, что HR не может быть в стороне от вопросов охраны труда. Мы несем прямую ответственность за создание безопасной рабочей среды, а для этого нужно не просто знать законы, но и обеспечивать их реальное соблюдение.

Важно помнить, что за нарушение требований охраны труда предусмотрена не только административная (ст. 5.27.1 КоАП РФ – штрафы до 80 000 рублей для должностных лиц), но и уголовная ответственность (ст. 143 УК РФ – в случае причинения тяжкого вреда здоровью или смерти работника). 🛡️

Персональные данные и документооборот: правовой аспект

Обработка персональных данных сотрудников — одна из самых чувствительных областей работы HR-специалиста. Нарушения в этой сфере могут повлечь серьезные штрафы и репутационные риски для компании. Базовыми нормативными документами здесь являются:

• ФЗ «О персональных данных» №152-ФЗ
• Глава 14 ТК РФ (ст. 86-90) «Защита персональных данных работника»
• Постановление Правительства РФ №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных»
• Глава 22.1 ТК РФ (ст. 22.1-22.3) «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»
• ФЗ «Об электронной подписи» №63-ФЗ

В 2025 году особенно актуальны следующие требования к обработке персональных данных работников:

1. Минимизация объема данных — сбор только той информации, которая необходима для исполнения трудовой функции
2. Наличие письменного согласия на обработку персональных данных, отдельного для каждой цели обработки
3. Защита при хранении — использование шифрования, разграничение доступа, ведение журналов действий с персональными данными
4. Правила передачи третьим лицам — передача допустима только с согласия работника или в строго определенных законом случаях
5. Ограниченный срок хранения — не дольше, чем этого требуют цели обработки

С развитием цифровизации кадрового делопроизводства особую значимость приобрел электронный документооборот в сфере трудовых отношений. С 2022 года работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота локальным нормативным актом с учетом мнения профсоюза (при наличии). При этом для действующих работников требуется получить их письменное согласие.

Основные виды кадровых документов, которые можно вести в электронном формате:

Где УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись, УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись.

К 2025 году все работодатели с численностью более 25 человек обязаны обеспечить взаимодействие с Социальным фондом России (СФР) в электронном виде через систему «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). Через данную систему передаются сведения о трудовой деятельности для электронных трудовых книжек, листки нетрудоспособности и документы по социальному страхованию.

Для обеспечения правовой защищенности кадровому специалисту следует:

• Разработать и утвердить Положение о защите персональных данных
• Внедрить Положение об электронном документообороте (при его использовании)
• Получать согласия сотрудников на обработку персональных данных с четким указанием целей
• Заключить соглашения о конфиденциальности с сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным
• Регулярно проводить аудит систем хранения персональных данных с привлечением ИТ-специалистов

Отдельное внимание следует уделить хранению и последующему уничтожению документов. Согласно приказам Росархива, сроки хранения кадровых документов варьируются от 1 года (для документов с временным сроком хранения) до 75 лет (для документов о стаже). При уничтожении документов необходимо составлять соответствующие акты. 📋

Становитесь востребованным HR-специалистом! Не уверены, подойдет ли вам эта профессия? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и определите, соответствуют ли ваши навыки и личностные качества требованиям к современному HR. Тест разработан с учетом потребностей работодателей и поможет понять, какие именно правовые и управленческие компетенции вам необходимо развивать. Получите персональные рекомендации по развитию карьеры в сфере управления персоналом уже через 15 минут!

Ответственность за нарушение трудового законодательства

HR-специалист должен иметь четкое представление о возможных последствиях нарушения трудового законодательства, чтобы минимизировать юридические риски для компании. В 2025 году наказание за несоблюдение трудовых норм стало еще строже, а проверяющие органы получили дополнительные полномочия.

Основные виды ответственности за нарушение трудового законодательства:

1. Административная ответственность (ст. 5.27-5.34, 5.40-5.42, 14.54 КоАП РФ)
2. Материальная ответственность работодателя перед работником (ст. 234-237 ТК РФ)
3. Уголовная ответственность (ст. 143, 145, 145.1, 201 УК РФ)
4. Дисквалификация должностных лиц при повторном нарушении

Наиболее типичные нарушения и соответствующие санкции:

• Уклонение от заключения трудового договора или подмена его гражданско-правовым: штраф до 100 000 рублей для юридических лиц
• Нарушение сроков выплаты зарплаты: штраф до 50 000 рублей для должностных лиц + компенсация работнику в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки
• Нарушение требований охраны труда: штраф до 80 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток
• Дискриминация при приеме на работу: штраф до 15 000 рублей для должностных лиц
• Нарушение порядка обработки персональных данных: штраф до 100 000 рублей

Важно понимать, что с 2024 года введена новая система проверок трудовой инспекции — риск-ориентированный подход. Это означает, что частота проверок зависит от категории риска, присвоенной работодателю. Категория определяется на основе следующих факторов:

• Наличие несчастных случаев за последние 3 года
• Задолженность по заработной плате
• Количество жалоб работников в трудовую инспекцию
• Наличие административных наказаний за нарушение трудового законодательства в прошлом
• Категория условий труда по результатам СОУТ

Для предотвращения нарушений и минимизации рисков HR-специалисту рекомендуется:

1. Проводить регулярный внутренний аудит кадровой документации — не реже одного раза в полгода
2. Отслеживать изменения в трудовом законодательстве — подписаться на профессиональные рассылки и использовать правовые системы
3. Своевременно обновлять локальные нормативные акты в соответствии с изменениями законодательства
4. Документировать все кадровые процедуры — от ознакомления с локальными актами до применения дисциплинарных взысканий
5. Организовать обучение руководителей подразделений основам трудового права

Следует помнить, что наказание может быть наложено не только на организацию, но и лично на HR-специалиста или руководителя, ответственного за соблюдение трудового законодательства. Согласно статистике Роструда, в 2024 году дисквалификации подверглись более 200 должностных лиц за повторные нарушения трудового законодательства. ⚠️

Также важно учитывать расширение прав профсоюзных организаций: с 2025 года при выявлении нарушений они могут инициировать внеплановую проверку, минуя предварительное согласование с прокуратурой. Это делает систему контроля за соблюдением трудового законодательства еще более эффективной.

Знание трудового законодательства — не просто профессиональная необходимость для HR-специалиста, но и стратегическое преимущество компании. Правильное применение правовых норм защищает организацию от штрафов, судебных исков и репутационных потерь. Одновременно это создает прозрачную и справедливую рабочую среду, повышая лояльность сотрудников. Инвестируя время в постоянное обновление своих правовых знаний, кадровик трансформируется из административного специалиста в стратегического бизнес-партнера, способного обеспечить устойчивое развитие компании в сложном правовом поле.