Как сделать выговор сотруднику: пошаговая инструкция и образец

Для кого эта статья:

• Руководители и менеджеры, занятые управлением персоналом
• Специалисты по HR и кадровому делопроизводству
• Студенты и начинающие профессионалы в области управления персоналом

Каждый руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью вынести выговор сотруднику — процедурой, вызывающей дискомфорт как у начальника, так и у подчиненного. Неправильно проведенная дисциплинарная беседа способна навредить микроклимату в коллективе и даже привести к судебным разбирательствам. Цифры статистики 2024 года показывают, что 67% трудовых споров связаны именно с неграмотным оформлением взысканий. Давайте разберемся, как сделать выговор эффективным инструментом управления, а не причиной конфликтов и текучки кадров. 🧠

Хотите стать профессионалом в управлении персоналом и правильно применять дисциплинарные меры? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет вам освоить юридические тонкости трудовых отношений, включая правильное оформление дисциплинарных взысканий. Узнайте, как превратить выговор в инструмент роста для сотрудника, а не причину его увольнения. Наши эксперты поделятся образцами документов и реальными кейсами для успешного управления персоналом.

Правовые основания для объявления выговора сотруднику

Выговор относится к дисциплинарным взысканиям и регулируется Трудовым кодексом РФ. Применять это взыскание можно только при наличии действительного дисциплинарного проступка — то есть неисполнения или ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей по вине работника.

Статья 192 ТК РФ четко определяет иерархию взысканий:

• Замечание
• Выговор
• Увольнение по соответствующим основаниям

Важно помнить: руководитель не может применить взыскание произвольно — должно быть соблюдено требование соразмерности тяжести проступка и наказания. Выговор выносится за более серьезные нарушения, чем те, за которые полагается замечание. 📝

Учтите, что выговор можно объявить только при соблюдении следующих условий:

• Наличие зафиксированного факта нарушения
• Соблюдение сроков — не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни, отпуска работника) и 6 месяцев со дня его совершения
• Получение объяснения от сотрудника (или составление акта об отказе дать объяснения)
• Учет тяжести проступка и обстоятельств его совершения

Елена Воронцова, HR-директор

Однажды в нашей компании мне пришлось разбираться с напряженной ситуацией: руководитель одного из отделов объявил выговор ценному специалисту за неявку на совещание. Сотрудник оспорил взыскание, и выяснилось, что он не был надлежащим образом уведомлен о встрече — приглашение затерялось в почте. При отсутствии доказательств вины работника выговор пришлось отменить, а руководителю — извиняться. Этот инцидент научил нас тщательно собирать доказательную базу перед вынесением дисциплинарных взысканий. Теперь мы обязательно фиксируем факт ознакомления сотрудников с важными собраниями в специальном журнале с подписями.

Подготовка к процедуре: документы и доказательная база

Перед тем как приступить к оформлению выговора, необходимо собрать убедительную доказательную базу, подтверждающую факт нарушения. Это критически важно, поскольку при оспаривании взыскания в суде бремя доказывания лежит на работодателе. ⚖️

Необходимые документы для оформления выговора:

• Докладная записка от непосредственного руководителя
• Акты, фиксирующие нарушение (например, акт о прогуле, о невыполнении задания)
• Письменное объяснение сотрудника или акт об отказе предоставить объяснение
• Доказательства нарушения (скриншоты переписки, показания свидетелей, результаты проверок)
• Должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные акты, подписанные сотрудником

Одна из распространенных ошибок руководителей — пренебрежение процедурой запроса объяснений. Запомните: нельзя объявить выговор без предварительного получения письменных объяснений от сотрудника или составления акта об отказе от их предоставления.

Для разных типов нарушений потребуются специфические доказательства:

• При опоздании: данные системы контроля доступа, показания свидетелей, табель учета рабочего времени
• При невыполнении задания: служебная записка руководителя, email с заданием и сроками, отчет о невыполненной работе
• При нарушении правил безопасности: акты проверки, фото- и видеоматериалы, результаты аудита

Артем Соколов, руководитель отдела продаж

Помню случай с сотрудником, который постоянно срывал дедлайны по отчетам. Сначала я просто делал устные замечания, но ситуация не менялась. Когда терпение иссякло, я решил оформить выговор — и тут понял, что не имею задокументированных доказательств. Мы не фиксировали сроки сдачи отчетов, а устные инструкции, как известно, "к делу не пришьешь". После этого случая я внедрил систему постановки задач в корпоративном мессенджере с четкими дедлайнами и получением подтверждения от сотрудников. Теперь каждое поручение оставляет цифровой след, и при необходимости мы всегда можем предъявить конкретные доказательства нарушений.

Пошаговый алгоритм оформления выговора по всем правилам

Процедура оформления выговора требует предельной точности и соблюдения установленной последовательности действий. Любое отклонение от законодательно установленного порядка может привести к признанию взыскания недействительным. 🔄

Шаг 1: Фиксация нарушения

• Оформите докладную записку или служебную записку с указанием конкретных фактов нарушения, даты и обстоятельств
• Соберите свидетельские показания и другие доказательства (при необходимости)
• Сделайте отметку о дате обнаружения проступка — это начальная точка отсчета месячного срока для применения взыскания

Шаг 2: Запрос письменных объяснений

• Подготовьте письменное требование о предоставлении объяснений
• Вручите требование сотруднику под подпись
• Если сотрудник отказывается получать требование, составьте акт об отказе
• Предоставьте сотруднику 2 рабочих дня на дачу объяснений

Шаг 3: Анализ полученных объяснений или составление акта

• Изучите объяснения сотрудника, если они были предоставлены
• Если объяснения не поступили в течение 2 рабочих дней, составьте акт об отказе в предоставлении объяснений
• Акт должны подписать не менее двух свидетелей

Шаг 4: Подготовка и издание приказа

• Подготовьте приказ о применении дисциплинарного взыскания по форме № Т-8
• Укажите в приказе факт нарушения, его обстоятельства, считается ли оно неисполнением трудовых обязанностей
• Подпишите приказ у руководителя организации
• Зарегистрируйте приказ в журнале регистрации приказов по персоналу

Шаг 5: Ознакомление сотрудника с приказом

• Ознакомьте сотрудника с приказом в течение 3 рабочих дней под подпись
• Если сотрудник отказывается подписать приказ, составьте соответствующий акт
• Выдайте сотруднику копию приказа (при запросе)

Шаг 6: Отражение взыскания в личном деле

• Внесите информацию о выговоре в личное дело сотрудника
• Подшейте копию приказа и сопутствующие документы в личное дело
• Отметьте дату выговора в специальном журнале учета дисциплинарных взысканий (при наличии такого журнала)

Задумываетесь о смене карьерной траектории после столкновения с трудностями дисциплинарных процедур? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам HR-направление или руководящая должность. Специальный блок вопросов о конфликтных ситуациях и дисциплинарных мерах позволит оценить ваш потенциал в управлении персоналом. Получите персональные рекомендации по развитию карьеры и узнайте, какие навыки стоит развивать!

Образец приказа о выговоре: ключевые элементы документа

Правильно оформленный приказ о выговоре — основной документ дисциплинарного производства. Он должен содержать детальное описание проступка, отсылки к нарушенным нормам и четкую формулировку взыскания. 📄

Основные элементы приказа о выговоре:

• Шапка документа: наименование организации, номер и дата приказа
• Заголовок: «О применении дисциплинарного взыскания»
• Констатирующая часть: описание проступка, обстоятельства его совершения, ссылка на докладную записку
• Нормативное обоснование: ссылки на нарушенные пункты трудового договора, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка
• Распорядительная часть: решение о применении взыскания (выговора)
• Подписи: руководителя организации, сотрудника об ознакомлении

Пример формулировки констатирующей части приказа:

«10.02.2025 менеджер по продажам Иванов Иван Иванович отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин с 9:00 до 13:00, что подтверждается докладной запиской руководителя отдела продаж Петрова П.П. от 10.02.2025, данными системы контроля доступа и актом об отсутствии на рабочем месте от 10.02.2025. 12.02.2025 от Иванова И.И. затребованы письменные объяснения, которые он не предоставил в установленный срок, что подтверждается актом от 14.02.2025. Данное деяние является нарушением п. 4.1. Правил внутреннего трудового распорядка ООО «Компания» и п. 2.1. трудового договора №45 от 01.02.2024».

Пример формулировки распорядительной части:

«На основании ст. 192, 193 ТК РФ ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Объявить Иванову Ивану Ивановичу, менеджеру по продажам, выговор за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин 10.02.2025 с 9:00 до 13:00.
2. Ознакомить Иванова И.И. с настоящим приказом под подпись в течение трех рабочих дней.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Сидорову С.С.»

Типичные ошибки при составлении приказа:

• Отсутствие конкретики в описании проступка: вместо «за ненадлежащее исполнение обязанностей» следует указать конкретное нарушение
• Неправильное обоснование: отсутствие ссылок на нарушенные положения локальных нормативных актов
• Несоблюдение сроков: издание приказа позднее месяца со дня обнаружения проступка
• Отсутствие упоминания о запросе объяснений
• Двойное наказание: назначение выговора и лишения премии одним приказом

Запомните: приказ должен быть безупречным с точки зрения формулировок. Избегайте эмоциональных оценок и субъективных комментариев — используйте только факты и ссылки на нормативные документы.

Последствия выговора: что учесть руководителю после взыскания

Выговор — это не конечная точка в работе с сотрудником, а скорее начало процесса коррекции его поведения и отношения к работе. После оформления взыскания важно учесть юридические, психологические и организационные аспекты. 🔍

Юридические последствия выговора:

• Взыскание действует в течение 1 года со дня применения (если не будет снято досрочно)
• Наличие действующего взыскания может стать основанием для увольнения при повторном нарушении
• Выговор может повлиять на размер премий и бонусов, если это предусмотрено положением о премировании
• Выговор не влияет на основной оклад и обязательные компоненты зарплаты
• Информация о выговоре не вносится в трудовую книжку, но хранится в личном деле

Психологические аспекты:

• Проведите обстоятельную беседу с сотрудником о причинах нарушения и путях исправления ситуации
• Постарайтесь сохранить конструктивные отношения — выговор должен восприниматься как инструмент развития, а не наказания
• Объясните конкретные ожидания от дальнейшей работы
• Предложите помощь в решении проблем, если они стали причиной нарушения
• Внимательно отслеживайте изменения в поведении сотрудника после выговора

Организационные моменты:

• Разработайте план предупреждения подобных нарушений в будущем
• Рассмотрите возможность дополнительного обучения или наставничества
• Установите промежуточные контрольные точки для оценки прогресса
• При положительных изменениях рассмотрите возможность досрочного снятия взыскания

Права руководителя по отношению к работнику с действующим выговором:

Особое внимание следует уделить снятию дисциплинарного взыскания. По закону, выговор автоматически снимается через год, если работник не получил новых взысканий. Однако руководитель может снять взыскание досрочно по собственной инициативе, по ходатайству непосредственного руководителя или представительного органа работников.

Досрочное снятие взыскания — мощный мотивационный инструмент, который показывает, что компания ценит положительные изменения и дает сотрудникам второй шанс. Для этого издается соответствующий приказ, с которым работника также необходимо ознакомить под подпись.

Дисциплинарное взыскание не должно становиться клеймом, с которым сотрудник вынужден работать год. Оно призвано исправить ситуацию, а не усугубить ее. Выговор — это не способ избавиться от работника, а инструмент повышения трудовой дисциплины. Умело примененный, он может стать точкой роста для сотрудника и толчком к пересмотру отношения к работе. Руководитель, который видит в выговоре возможность для диалога и улучшения, а не только наказание, обычно добивается лучших результатов и сохраняет ценных специалистов.