Кадровое делопроизводство: что включает и из чего состоит

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и специалисты по кадровому делопроизводству
• Руководители и владельцы компаний
• Студенты и лица, заинтересованные в карьерном росте в области управления персоналом

Представьте, что ваша компания получила штраф в 50 тысяч рублей за неправильно оформленный трудовой договор! Или сотрудник выиграл суд из-за отсутствия подписи в журнале ознакомления с приказом. Кадровое делопроизводство — это не просто бумажная работа, а система, защищающая интересы и работодателя, и сотрудника. Разберемся детально, из чего состоит эта система, какие документы обязательны по закону в 2025 году, и как правильно организовать кадровые процессы, чтобы избежать рисков и штрафов. 📝

Хотите стать экспертом в управлении персоналом и кадровом делопроизводстве? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro предлагает глубокое погружение в мир кадрового администрирования. Вы научитесь правильно оформлять всю необходимую документацию, освоите современные цифровые инструменты и получите практические навыки, которые сразу примените в работе. После обучения вы будете уверенно проходить любые проверки трудовой инспекции!

Сущность кадрового делопроизводства: ключевые компоненты

Кадровое делопроизводство — это комплекс мероприятий по документированию трудовых отношений между работодателем и работниками. Это не просто набор действий, а целостная система, обеспечивающая соблюдение трудового законодательства и защищающая права обеих сторон. 🛡️

Основными компонентами кадрового делопроизводства являются:

• Документирование — создание и оформление кадровых документов в соответствии с установленными требованиями
• Документооборот — движение документов с момента их создания до завершения исполнения или отправки в архив
• Систематизация и хранение — организация работы с документами, обеспечение их сохранности и доступности
• Контроль исполнения — проверка своевременности исполнения документов и принятых решений
• Подготовка документов к хранению — отбор, упорядочение и подготовка документов для передачи в архив

Кадровое делопроизводство регулируется множеством нормативных актов, главными из которых являются:

Елена Сергеева, директор по персоналу

В начале моей карьеры я работала в компании, где кадровое делопроизводство велось «как получится». Приказы не регистрировались, трудовые договоры хранились в разных папках, а некоторые документы вообще существовали только в электронном виде. Когда пришла проверка из трудовой инспекции, нам выписали штраф в 150 000 рублей, а мне лично пришлось три недели восстанавливать документы, работая до полуночи. После этого я разработала четкую систему — каждый документ имел свое место, установила контрольные точки проверки на каждом этапе и внедрила электронный журнал учета. Через год при повторной проверке инспектор отметил образцовый порядок в документации. Этот опыт научил меня: правильно организованное кадровое делопроизводство — это не бюрократия, а защита компании и сотрудников.

Обязательная документация в системе кадрового учета

Правильно оформленная кадровая документация — основа юридически защищенных трудовых отношений. Обязательный документационный минимум можно разделить на несколько категорий. 📋

1. Локальные нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда и премировании
• Штатное расписание (форма Т-3)
• Положение о защите персональных данных
• График отпусков (форма Т-7)
• Положения о структурных подразделениях
• Должностные инструкции

2. Документы по личному составу:

• Трудовые договоры
• Приказы о приеме на работу (Т-1, Т-1а)
• Приказы о переводе (Т-5, Т-5а)
• Приказы о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а)
• Приказы о направлении в командировку (Т-9, Т-9а)
• Приказы о поощрении (Т-11, Т-11а)
• Приказы об увольнении (Т-8, Т-8а)
• Личные карточки сотрудников (Т-2)

3. Учетная документация:

• Трудовые книжки (для сотрудников, предпочитающих бумажный формат)
• Книга учета движения трудовых книжек
• Журналы регистрации приказов
• Журнал учета рабочего времени (Т-12, Т-13)
• Журналы инструктажей по охране труда и пожарной безопасности

В 2025 году особое внимание следует уделить электронной форме ведения документации. Согласно последним изменениям законодательства, работодатели могут полностью перейти на электронный документооборот при условии обеспечения необходимого уровня защиты данных и использования усиленной квалифицированной электронной подписи. 💻

Организация кадрового документооборота на предприятии

Эффективная организация кадрового документооборота — залог бесперебойной работы всей компании. Для структурирования этого процесса необходимо выстроить четкую систему, включающую несколько последовательных этапов. 🔄

Этап 1. Создание (составление) документа

На этом этапе происходит формирование проекта документа, его согласование с заинтересованными лицами и подписание руководителем. Важно следовать единому стандарту оформления, использовать актуальные шаблоны и формы.

Этап 2. Регистрация документа

После подписания документ должен быть зарегистрирован в специальном журнале или системе электронного документооборота. Это обеспечивает учет и контроль исполнения, а также возможность быстрого поиска.

Этап 3. Исполнение и контроль

Документ передается исполнителям, отмечаются сроки выполнения, контролируется исполнение требований, указанных в документе.

Этап 4. Хранение и использование

После исполнения документ направляется на хранение в соответствии с установленными сроками. При необходимости он может быть использован в работе или для предоставления контролирующим органам.

Для оптимизации кадрового документооборота рекомендуется:

• Разработать и утвердить внутренние регламенты работы с кадровыми документами
• Создать альбом унифицированных форм документов компании
• Определить четкий маршрут движения каждого типа документов
• Назначить ответственных за каждый этап работы с документами
• Установить контрольные точки проверки корректности документов
• Внедрить систему напоминаний о важных сроках (окончание испытательного срока, юбилеи сотрудников, истечение сроков действия договоров)

Максим Петров, HR-директор

Когда я пришел в компанию с 200 сотрудниками, кадровое делопроизводство находилось в плачевном состоянии. В архив закидывались не подшитые документы, приказы распечатывались, но часто не подписывались, а журналы регистрации заполнялись задним числом. Я начал с малого — создал матрицу ответственности для всех кадровых процессов. У каждого действия появился конкретный исполнитель и контролер. Затем внедрили чек-листы для типовых процедур (прием, перевод, увольнение). После этого разработали график документооборота, где для каждого документа были указаны сроки создания, подписания и передачи. Через полгода скорость оформления кадровых операций выросла в 3 раза, а количество ошибок уменьшилось на 90%. Главное, что я понял: четкие процессы экономят уйму времени и нервов для всех участников.

Автоматизация и цифровизация кадрового делопроизводства

В 2025 году цифровизация кадрового делопроизводства уже не роскошь, а необходимость для любой компании. Автоматизация позволяет значительно снизить трудозатраты, минимизировать ошибки и обеспечить надежное хранение данных. 🤖

Современные HR-системы предлагают широкий функционал для автоматизации кадровых процессов:

• Создание и хранение электронных личных дел сотрудников
• Формирование шаблонов кадровых документов
• Автоматическое заполнение типовых форм на основе данных из системы
• Формирование отчетности для внутреннего использования и контролирующих органов
• Интеграция с государственными сервисами (ФНС, ПФР, ФСС)
• Электронное согласование и подписание документов
• Контроль сроков действия документов с системой уведомлений

При выборе системы для автоматизации кадрового делопроизводства стоит обратить внимание на следующие ключевые параметры:

Важным аспектом цифровизации в 2025 году становится электронный документооборот с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Согласно последним изменениям законодательства, компании могут полностью отказаться от бумажных носителей при соблюдении определенных условий:

• Наличие информационной системы для создания, хранения и использования электронных документов
• Обеспечение аутентичности документов с помощью УКЭП
• Возможность выдачи копий электронных документов на бумажном носителе по требованию работника или контролирующих органов
• Обеспечение надежного хранения электронных документов в течение всех установленных сроков

Переход на электронный документооборот требует тщательной подготовки: разработки локальных нормативных актов, регламентирующих новые процессы, обучения персонала, приобретения необходимого оборудования и программного обеспечения. Однако инвестиции в цифровизацию окупаются за счет экономии времени сотрудников, сокращения затрат на бумагу и архивное хранение, а также минимизации рисков утери документов. 📱

Ответственность и контроль в кадровом учете: правовые аспекты

Нарушение законодательства в сфере кадрового делопроизводства может привести к серьезным последствиям для организации и ее должностных лиц. В 2025 году контроль за соблюдением трудового законодательства ужесточился, а размеры штрафов значительно увеличились. ⚖️

Основные виды ответственности за нарушения в кадровом делопроизводстве:

• Административная ответственность — штрафы на должностных лиц и организацию
• Дисциплинарная ответственность — замечание, выговор, увольнение ответственных сотрудников
• Материальная ответственность — возмещение ущерба, причиненного работнику или организации
• Уголовная ответственность — в случаях грубого нарушения трудового законодательства

Наиболее распространенные нарушения и санкции за них:

Для минимизации рисков нарушений рекомендуется проводить регулярный аудит кадрового делопроизводства. Аудит может быть:

• Внутренним — проводится силами сотрудников компании (например, специалистом по кадрам)
• Внешним — с привлечением независимых экспертов или аудиторских компаний
• Плановым — проводится на регулярной основе (раз в квартал/полугодие/год)
• Внеплановым — при смене ответственных лиц, перед проверкой контролирующими органами, при реорганизации компании

При проведении аудита кадрового делопроизводства особое внимание следует уделить:

• Наличию обязательных локальных нормативных актов
• Правильности оформления трудовых договоров и дополнительных соглашений
• Корректности оформления и регистрации приказов
• Своевременности ознакомления работников с локальными нормативными актами
• Правильности ведения и хранения трудовых книжек
• Соблюдению сроков хранения кадровых документов
• Защите персональных данных работников

В 2025 году особенно важно учитывать цифровизацию проверок со стороны контролирующих органов. Государственная инспекция труда активно использует систему автоматизированного анализа данных для выявления потенциальных нарушений без проведения выездных проверок. Это означает, что любые электронные отчеты и документы, направляемые в госорганы, анализируются на предмет соответствия законодательству. 🔍

Хотите найти свое призвание в сфере управления персоналом или проверить, подходит ли вам карьера HR-специалиста? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и предрасположенность к работе с кадровой документацией. Всего за 10 минут вы получите персонализированный отчет о своих компетенциях и карьерных перспективах в HR-сфере. Узнайте, готовы ли вы стать профессионалом в области кадрового делопроизводства!

Грамотно организованное кадровое делопроизводство — это не только защита от штрафов и претензий проверяющих органов, но и основа эффективного управления персоналом. Правильная документация создает прозрачность в трудовых отношениях, снижает риски конфликтов и позволяет быстро принимать управленческие решения на основе достоверных данных. Инвестиции в автоматизацию, обучение кадровиков и регулярный аудит документации — это инвестиции в стабильность и развитие компании. Помните: хорошее кадровое делопроизводство невидимо, когда всё в порядке, и становится критически важным, когда возникают проблемы.