Если сотрудник уволился: как оформить документы – подробная инструкция

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и специалисты по кадрам
• Финансовые директоры и бухгалтеры
• Руководители и топ-менеджеры компаний

Увольнение сотрудника — процедура, требующая безупречного документального оформления. Ошибка в расчетах или пропущенный документ могут обернуться штрафами до 50 000 рублей и судебными исками. По статистике Роструда, 68% трудовых конфликтов в 2024 году возникают именно из-за некорректного оформления увольнения. Предлагаем пошаговую инструкцию, которая защитит интересы компании и сэкономит ресурсы кадровой службы при расставании с работником. 🧾

Управление процессом увольнения сотрудников требует профессиональных навыков и актуальных знаний трудового законодательства. Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro предоставляет исчерпывающие знания по правильному оформлению документов при увольнении, включая практические шаблоны и алгоритмы действий в нестандартных ситуациях. Наши выпускники сокращают время на документооборот на 40% и минимизируют юридические риски компании.

Процедура увольнения сотрудника: с чего начать оформление

Грамотное оформление документов при увольнении начинается задолго до последнего рабочего дня сотрудника. Алгоритм действий зависит от основания увольнения – по собственному желанию, по соглашению сторон или по инициативе работодателя. Рассмотрим наиболее распространенный сценарий – увольнение по собственному желанию. 📝

Прежде всего, необходимо получить заявление об увольнении. Обратите внимание на следующие моменты:

• Заявление должно быть написано работником собственноручно
• В нем указывается дата увольнения (с учетом двухнедельного срока предупреждения)
• Заявление регистрируется в журнале входящей документации
• На заявлении ставится резолюция руководителя

После получения заявления руководителю необходимо принять решение: согласиться с датой увольнения или предложить иные варианты (например, увольнение по соглашению сторон). В случае согласия запускается процедура оформления документов.

Важно подготовить обходной лист, который поможет контролировать передачу дел и материальных ценностей. В обходном листе фиксируются отметки о сдаче имущества компании: оргтехники, документации, спецодежды, ключей и т.д. 🔑

Елена Соколова, HR-директор

В нашей практике был показательный случай: топ-менеджер, отвечавший за реализацию крупного годового проекта, внезапно подал заявление на увольнение. Мы оперативно организовали процесс передачи дел, включив в обходной лист пункт о составлении подробного отчета о статусе проекта и проведении серии встреч с преемником. Благодаря четкому оформлению этих требований в обходном листе, нам удалось минимизировать проектные риски и сохранить ключевые контакты с заказчиками. Главный урок: обходной лист – не формальность, а инструмент управления рисками при увольнении ключевых сотрудников.

Не забудьте уведомить остальные подразделения компании о предстоящем увольнении сотрудника – службу безопасности, IT-отдел для блокировки доступа к корпоративным системам, бухгалтерию для расчета выплат. 💰

Правильное заполнение приказа об увольнении и трудовой книжки

Приказ об увольнении является основополагающим документом, который фиксирует прекращение трудовых отношений между работодателем и работником. Для его оформления чаще всего используется унифицированная форма Т-8 (или Т-8а для увольнения нескольких сотрудников). Допускается использование собственной формы приказа, но с сохранением всех обязательных элементов. ✅

Ключевые элементы корректного оформления приказа об увольнении:

• Точное указание ФИО работника, его должности и структурного подразделения
• Формулировка основания увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ
• Указание даты прекращения трудового договора
• Подпись руководителя организации или уполномоченного лица
• Ознакомительная подпись работника с датой ознакомления

При увольнении по собственному желанию в приказе указывается основание – пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. В разделе "Основание" приводятся реквизиты заявления сотрудника. 📋

Трудовая книжка – второй важнейший документ, требующий правильного оформления. С 2020 года для многих сотрудников ведутся электронные трудовые книжки, но и бумажные версии пока сохраняют свою актуальность.

Правила заполнения трудовой книжки при увольнении:

• Запись вносится в точном соответствии с формулировкой приказа об увольнении
• Обязательно указывается ссылка на соответствующую статью ТК РФ
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)
• Сотрудник должен быть ознакомлен с записью под подпись

Отдельно стоит отметить нюансы, связанные с электронными трудовыми книжками. Если сотрудник отказался от бумажной версии, необходимо внести сведения об увольнении в форму СЗВ-ТД и передать ее в Пенсионный фонд не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. При этом даже "электронным" сотрудникам выдаются на руки заверенные сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. 💻

Расчет с уволившимся сотрудником: сроки и особенности выплат

Финансовый расчет с увольняющимся работником – зона повышенных рисков для работодателя. Ошибка в расчетах или нарушение сроков выплат может привести к серьезным штрафным санкциям и репутационным потерям. По статистике инспекционных проверок ГИТ за 2024 год, нарушения в области расчетов при увольнении выявляются у 42% проверенных компаний. 💸

Согласно статье 140 Трудового кодекса РФ, все выплаты при увольнении производятся в день прекращения трудового договора. Если сотрудник отсутствует на работе в последний день, выплаты должны быть произведены не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете.

Обязательные выплаты при увольнении:

• Заработная плата за фактически отработанное время
• Компенсация за неиспользованный отпуск
• Премии и иные стимулирующие выплаты (если предусмотрены локальными нормативными актами)
• Выходное пособие (в случаях, предусмотренных ТК РФ или трудовым договором)

Особое внимание следует уделить расчету компенсации за неиспользованный отпуск. Она рассчитывается пропорционально отработанному времени из расчета 2,33 календарных дня отпуска за каждый полный месяц работы. Формула расчета: 🧮

КО = СДО × ДО, где:

• КО – размер компенсации
• СДО – среднедневной заработок
• ДО – количество дней неиспользованного отпуска

Михаил Петров, финансовый директор

Недавно мы столкнулись с сложной ситуацией: при увольнении руководителя отдела продаж выяснилось, что он не использовал отпуск за два года. Это привело к незапланированной выплате в размере более 200 000 рублей. Ситуация усугубилась тем, что сотрудник имел высокий оклад и квартальные премии, влиялившие на расчет среднедневного заработка. Мы провели расчет в присутствии сотрудника, показав каждую цифру и формулу. Благодаря прозрачности расчетов удалось избежать последующих претензий. С тех пор мы внедрили ежеквартальную сверку неиспользованных отпусков и планирование бюджета на компенсации при возможном увольнении ключевых сотрудников.

Важно помнить о сроках давности для обращения в суд по спорам о невыплаченных суммах – один год со дня установленного срока выплаты. Поэтому сохраняйте документы, подтверждающие расчеты и факт выплаты, минимум 3 года. ⏱️

Если работник не согласен с суммой расчета, рекомендуется:

• Составить письменное объяснение работнику о составляющих расчета
• Предложить подписать акт о разногласиях
• Выплатить бесспорную часть суммы в установленный срок
• Провести дополнительную проверку спорных сумм

Помните, что за задержку выплат при увольнении работодатель несет материальную ответственность в виде компенсации в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. При значительных суммах и длительных задержках это может превратиться в ощутимые финансовые потери. 📉

Испытываете стресс при оформлении документов на увольнение? Нет уверенности в правильности расчетов? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, подходит ли вам карьера в HR или финансовом учете. Тест определит ваши сильные стороны и предложит оптимальные карьерные траектории, где ваш талант к аналитике и вниманию к деталям будет наиболее востребован. Получите персональные рекомендации по профессиональному развитию всего за 15 минут!

Необходимые справки и документы для выдачи при увольнении

В день увольнения работодатель обязан предоставить сотруднику полный комплект документов, предусмотренный законодательством. Отсутствие даже одного из них может повлечь административную ответственность с наложением штрафных санкций. 📄

Обязательный пакет документов при увольнении включает:

• Трудовую книжку с внесенной записью об увольнении (или форму СТД-Р для "электронных" сотрудников)
• Справку о сумме заработка за два календарных года (форма 182н)
• Справку о доходах и суммах налога физического лица (2-НДФЛ)
• Сведения о страховых взносах и страховом стаже (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М)
• Расчетный листок с расшифровкой начислений
• Заверенные копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении (по требованию работника)
• Справку о периоде работы у данного работодателя (форма СТД-Р)

С 2021 года вступили в силу изменения, согласно которым работодатель также обязан предоставить справку о том, был ли работник подвергнут административному наказанию за потребление наркотиков (в случае, если такие сведения были получены работодателем). 🔍

Важно знать сроки предоставления каждого документа:

Для минимизации рисков рекомендуется:

• Составить акт о выдаче документов с перечислением всех предоставленных бумаг
• Получить подпись сотрудника о получении каждого документа
• Сформировать резервную копию выданных документов в электронном архиве
• Обеспечить защиту персональных данных в выдаваемых документах

При отсутствии работника в последний рабочий день следует направить ему уведомление о необходимости явиться за документами либо дать согласие на их отправку по почте. Желательно отправлять документы заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения для подтверждения факта отправки. 📬

Если сотрудник отказывается получать документы или ставить подпись о получении, составляется соответствующий акт в присутствии не менее двух свидетелей. Это поможет защитить интересы компании в случае возникновения спорных ситуаций.

Спорные ситуации: когда сотрудник уволился без предупреждения

Ситуация, когда сотрудник перестает выходить на работу без предупреждения, создает юридическую неопределенность и дополнительные риски для работодателя. По данным HR-аналитики, в 2024 году 15% увольнений сопровождаются подобными нарушениями трудовой дисциплины. Рассмотрим алгоритм действий в этом случае. 🚨

Первый шаг – фиксация факта отсутствия. Необходимо составить акт об отсутствии работника на рабочем месте с указанием даты, времени и подписями не менее двух свидетелей. Документ должен быть составлен в день отсутствия.

Далее следует предпринять попытки связаться с сотрудником:

• Звонки по всем известным телефонам (с фиксацией результатов)
• Направление официального письма на домашний адрес
• Электронные уведомления (с настройкой уведомления о прочтении)
• При необходимости – обращение к контактным лицам, указанным в личной карточке

Запросите у сотрудника письменное объяснение причин отсутствия, направив запрос заказным письмом с уведомлением. Согласно статье 193 ТК РФ, на предоставление объяснений отводится два рабочих дня с момента получения запроса.

Если по истечении 4 рабочих дней "прогула" объяснений не последовало, у работодателя есть два пути:

• Уволить работника за прогул (пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
• Продолжать фиксировать отсутствие и ждать возвращения или заявления

При выборе первого варианта важно строго соблюдать процедуру увольнения за прогул:

• Составление акта об отсутствии объяснений
• Оформление приказа об увольнении
• Внесение записи в трудовую книжку
• Направление уведомления о необходимости явиться за документами и расчетом

Однако такой подход содержит риски, если сотрудник сможет доказать уважительность причин отсутствия (например, экстренная госпитализация). В этом случае увольнение может быть признано незаконным с обязательством восстановления в должности и выплаты компенсации за вынужденный прогул. 🏥

Более безопасный вариант – дождаться заявления об увольнении по собственному желанию или истечения срока, установленного законодательством для признания трудового договора прекращенным в связи с отсутствием работника (как правило, более двух месяцев).

В любом случае необходимо:

• Вести подробную документацию всех действий по урегулированию ситуации
• Консультироваться с юристом по трудовому праву
• Сохранять нейтральную позицию в коммуникациях с отсутствующим сотрудником
• Подготовиться к передаче дел и перераспределению обязанностей

Не забывайте о сроках исковой давности – работник имеет право оспорить увольнение в течение одного месяца со дня вручения копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки. Поэтому идеальное решение – получить от "пропавшего" сотрудника заявление об увольнении по собственному желанию, даже если оно будет датировано задним числом. 📝

Корректное оформление документации при увольнении сотрудников – не просто бюрократическая формальность, а надежный правовой щит для компании и гарантия соблюдения прав персонала. Неукоснительное соблюдение всех процедурных аспектов помогает избежать финансовых и репутационных потерь, а также создает основу для здоровых трудовых отношений в будущем. Помните: документальное сопровождение увольнения – это инвестиция в правовую безопасность бизнеса, которая многократно окупается предотвращением потенциальных конфликтов и судебных разбирательств.