Среднесписочная численность: что это такое простыми словами

Для кого эта статья:

• Малые и средние предприниматели, заинтересованные в налоговом учете
• Бухгалтеры и финансовые специалисты, занимающиеся расчетом среднесписочной численности
• Люди, планирующие карьеру в бухгалтерии или финансах

Каждый предприниматель рано или поздно сталкивается с загадочным понятием "среднесписочная численность". Этот показатель не просто строчка в отчетности — от него зависят ваши налоги, возможность применять льготные режимы и даже риск штрафов. Разберем без канцелярита, что скрывается за этой бухгалтерской формулировкой, и как правильно её рассчитать, чтобы спать спокойно и не бояться визита налогового инспектора 😊

Устали запутываться в расчетах среднесписочной численности и других показателях? Курс «Excel для работы» с нуля от Skypro научит создавать автоматизированные таблицы для расчета среднесписочной численности одним кликом! Больше никаких ручных подсчетов и ошибок в отчетности. Освойте инструмент, который сэкономит часы рабочего времени и защитит от штрафов налоговой.

Среднесписочная численность: суть показателя без сложностей

Среднесписочная численность (ССЧ) — это среднее количество работников организации за определенный период (месяц, квартал или год). В отличие от простого подсчета "голов" в компании, этот показатель учитывает реальную занятость сотрудников с поправкой на все нюансы трудовых отношений.

Почему это важно? ССЧ влияет на:

• Возможность применять специальные налоговые режимы (УСН, ПСН)
• Обязательность проведения аудита
• Квотирование рабочих мест
• Подтверждение статуса малого или среднего бизнеса
• Расчет средней заработной платы по предприятию

В 2025 году учет ССЧ стал ещё важнее из-за новых требований к отчетности и ужесточения контроля со стороны ФНС, особенно для компаний на специальных режимах налогообложения.

Антон Левченко, налоговый консультант

Недавно ко мне обратился владелец небольшой розничной сети. Он был в панике — налоговая прислала уведомление о возможном прекращении применения УСН из-за превышения лимита по численности сотрудников. Стали разбираться. Оказалось, бухгалтер компании включала в среднесписочную численность всех внешних совместителей, сотрудников в декрете и даже подрядчиков по гражданско-правовым договорам.

После корректного пересчета ССЧ показатель уменьшился почти на 30%, и компания благополучно осталась на упрощенке. Этот случай ещё раз подтвердил: незнание правил расчета среднесписочной численности может стоить бизнесу очень дорого.

Как правильно рассчитать среднесписочную численность

Расчет среднесписочной численности может показаться головоломкой, но если выполнять его пошагово, становится вполне понятным. Алгоритм расчета:

1. Определяем списочную численность за каждый календарный день месяца
2. Суммируем полученные значения
3. Делим на количество календарных дней в месяце

Формула для расчета среднесписочной численности за месяц выглядит так:

ССЧ за месяц = Сумма списочных составов за все календарные дни месяца / Количество календарных дней в месяце

При этом важно учитывать некоторые особенности:

• В рабочие дни учитываются сотрудники, которые явились на работу и отсутствующие по уважительным причинам
• В выходные и праздничные дни списочная численность берется по предшествующему рабочему дню
• Сотрудники на неполной ставке учитываются пропорционально занимаемой доле ставки
• Внешние совместители включаются в расчет пропорционально отработанному времени

Рассмотрим пример 🧮

Допустим, в компании "АльфаТрейд" в январе 2025 года работало 15 сотрудников на полную ставку весь месяц, 3 сотрудника на 0,5 ставки и 2 внешних совместителя, работающих по 0,25 ставки. Один сотрудник был в отпуске за свой счет с 15 по 25 января.

Расчет для полностью отработавших (15 сотрудников): 15 × 31 день = 465 человеко-дней
Расчет для сотрудников на 0,5 ставки (3 человека): 3 × 0,5 × 31 = 46,5 человеко-дней
Расчет для совместителей (2 человека): 2 × 0,25 × 31 = 15,5 человеко-дней
Расчет для сотрудника в отпуске: 14 дней (полные ставки) + 0 (дни отпуска) = 14 человеко-дней

Общая сумма: 465 + 46,5 + 15,5 + 14 = 541 человеко-дней

ССЧ за январь: 541 / 31 = 17,45 человек

После расчета среднесписочной численности за каждый месяц, можно вычислить показатель за квартал или год:

ССЧ за год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + ... + ССЧ за декабрь) / 12

Важно: при расчете ССЧ полученное значение округляется до целого числа по математическим правилам. Если результат составляет менее 1, то его следует указать как 1.

Отчётность по среднесписочной численности: сроки и правила

С 2023 года отдельный отчет по среднесписочной численности был отменен. Теперь эти данные включаются в расчет по страховым взносам (РСВ). Это упростило жизнь бухгалтерам, но не отменило важность корректного расчета показателя. 📝

Ключевые аспекты подачи отчетности по ССЧ в 2025 году:

Несвоевременная подача отчетности или указание недостоверных данных может повлечь следующие последствия:

• Штраф до 5% от суммы страховых взносов за несвоевременную подачу РСВ (но не менее 1000 рублей)
• Штраф до 500 рублей за каждого не указанного или неверно указанного сотрудника в СЗВ-М
• Административная ответственность в виде предупреждения или штрафа для должностных лиц

Елена Михайлова, главный бухгалтер

Работаю с группой компаний, которая балансировала на грани малого и среднего бизнеса. Для них критически важно было сохранить статус малого предприятия из-за преференций при участии в госзакупках. Я разработала стратегию оптимизации численности: части вспомогательного персонала предложили оформиться как самозанятые, некоторые процессы автоматизировали, а остальных сотрудников структурировали по компаниям группы так, чтобы нигде не превышать пороговые значения.

Результат превзошел ожидания — не только сохранили статус малого бизнеса для ключевых компаний, но и сократили расходы на фонд оплаты труда примерно на 12%. Одновременно это позволило более гибко управлять коллективом и повысить эффективность работы.

Помните, что в 2025 году при расчете ССЧ действуют следующие лимиты для применения специальных налоговых режимов:

• УСН: не более 130 человек
• ПСН: не более 15 человек
• Малый бизнес: до 100 человек (микропредприятия — до 15 человек)
• Средний бизнес: от 101 до 250 человек

Превышение этих лимитов может привести к потере права на применение льготных режимов налогообложения и связанных с ними преимуществ. 😱

Кого включать и исключать из среднесписочной численности

Одна из самых распространённых ошибок при расчёте ССЧ — неправильное определение круга сотрудников, которых следует учитывать или исключать. Разберём этот вопрос детально.

В среднесписочную численность включаются:

• Работники, находящиеся в командировках (с сохранением заработной платы)
• Надомники
• Сотрудники, проходящие обучение с отрывом от производства с сохранением зарплаты
• Внутренние совместители (учитываются как одна единица)
• Внешние совместители (пропорционально отработанному времени)
• Сотрудники, работающие неполный рабочий день (пропорционально)
• Временные работники со сроком контракта более трёх месяцев

В среднесписочную численность не включаются:

• Женщины в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребёнком
• Работники, находящиеся в неоплачиваемых отпусках
• Сотрудники, направленные на работу за границу
• Военнослужащие, проходящие службу в данной организации
• Собственники бизнеса, не получающие зарплату
• Лица, привлечённые для выполнения работ по гражданско-правовым договорам
• Студенты и учащиеся, проходящие производственную практику
• Подрядчики и самозанятые, выполняющие работы для компании

Особые случаи при расчете ССЧ:

• Сотрудник, работающий на условиях неполного рабочего времени, учитывается пропорционально отработанному времени.
• При суммированном учете рабочего времени отработанные человеко-дни определяются делением отработанных человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
• Работник, уволенный и вновь принятый в течение месяца, учитывается дважды.
• Работник, переведенный из одного подразделения в другое, учитывается только один раз.

Для ИП без работников показатель среднесписочной численности приравнивается к нулю 0️⃣. Если же у индивидуального предпринимателя есть наемные сотрудники, то расчет производится по общим правилам.

Частые ошибки при расчёте и их последствия для бизнеса

При расчете среднесписочной численности даже опытные бухгалтеры допускают ошибки, которые могут привести к серьезным последствиям для бизнеса. Рассмотрим наиболее распространенные из них:

1. Включение в расчет лиц на ГПД — исполнители по гражданско-правовым договорам не учитываются в ССЧ, даже если они работают полный день
2. Неверный учет совместителей — внутренние совместители учитываются один раз, а внешние — пропорционально отработанному времени
3. Ошибки при учете декретниц — женщины в отпуске по уходу за ребенком исключаются из расчета, а сотрудники, принятые на их место, включаются
4. Неправильный расчет для сотрудников на неполном рабочем дне — их нужно учитывать пропорционально отработанному времени
5. Включение директора-единственного учредителя — такой руководитель включается в расчет только при наличии трудового договора и фактической выплаты заработной платы

Рассмотрим возможные последствия некорректного расчета ССЧ 😨:

• Потеря права на УСН — неправильное завышение показателя может привести к принудительному переходу на ОСНО
• Штрафы от налоговой — до 200 000 рублей за представление недостоверных сведений
• Блокировка расчетного счета — при нарушении сроков подачи отчетности
• Потеря статуса малого предприятия — и связанных с ним преимуществ при участии в госзакупках
• Доначисление страховых взносов и НДФЛ — при выявлении фактов неполного учета сотрудников
• Углубленные проверки — некорректные данные могут привлечь внимание контролирующих органов

Чтобы избежать ошибок, рекомендую:

• Создать автоматизированную систему расчета в Excel или 1С
• Регулярно проводить сверку кадровых документов с фактическим составом
• Вести отдельный учет разных категорий работников
• Своевременно отслеживать изменения в законодательстве
• Консультироваться с налоговыми специалистами при возникновении сложных ситуаций

И помните: ответственность за корректность расчета среднесписочной численности несет не только бухгалтер, но и руководитель организации. Поэтому важно уделять этому вопросу должное внимание.

Планируете карьеру в бухгалтерии или финансах, но не знаете, подходит ли вам эта сфера? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, насколько вам подходит работа с цифрами и отчетностью. Пройдите 5-минутный тест и узнайте, стоит ли вам углубляться в изучение таких показателей как среднесписочная численность или ваши таланты лежат в другой области. Результаты теста укажут оптимальное направление для вашего профессионального развития!

Правильный расчет среднесписочной численности — это не просто формальность для отчетности. Это инструмент, который помогает бизнесу оставаться в правовом поле, сохранять налоговые преимущества и избегать лишних затрат. Потратив время на освоение методики расчета сейчас, вы обеспечите своему бизнесу финансовую устойчивость и защиту от претензий налоговых органов в будущем.