Сортировка по нескольким столбцам Excel: пошаговое руководство

Для кого эта статья:

• продвинутые пользователи Excel, желающие улучшить навыки работы с данными
• аналитики и бизнес-аналитики, работающие с большими объемами информации
• студенты и профессионалы, стремящиеся повысить свою квалификацию в области аналитики данных

Работа с объемными таблицами в Excel без правильной сортировки напоминает поиск иголки в стоге сена. Представьте: перед вами 1000+ строк данных о продажах, клиентах или товарах. Как быстро найти все заказы определенного клиента за конкретный период с нужным статусом оплаты? Обычная сортировка по одному столбцу тут не поможет. Именно поэтому продвинутые пользователи Excel применяют многоуровневую сортировку — мощный инструмент, позволяющий мгновенно структурировать данные по нескольким параметрам одновременно. 📊

Хотите освоить не только многоуровневую сортировку, но и другие профессиональные техники работы с данными? Курс «Excel для работы» с нуля от Skypro — это идеальное решение! За 8 недель вы научитесь создавать сложные формулы, строить интерактивные дашборды и автоматизировать рутинные задачи. Более 93% выпускников курса сообщают о значительном повышении производительности при работе с таблицами и анализе данных.

Основы множественной сортировки данных в Excel

Множественная (или многоуровневая) сортировка позволяет упорядочить данные сразу по нескольким критериям с учетом их приоритета. Это как система классификации в библиотеке: сначала книги сортируются по жанрам, затем внутри жанра — по авторам, а внутри авторов — по названиям. 🗂️

Принцип работы множественной сортировки прост: Excel сначала сортирует данные по первому указанному столбцу, затем внутри каждой группы первого уровня применяет сортировку по второму столбцу, и так далее. Максимальное количество уровней сортировки в Excel — 64, что более чем достаточно для большинства задач.

Алексей Дмитриев, финансовый аналитик

Когда я начинал работать с отчетами о продажах международной компании, анализ данных занимал почти целый день. В таблицах содержалась информация о тысячах транзакций из разных стран, с различными валютами и каналами продаж. Однажды мне нужно было срочно подготовить детальный отчет по продажам в разрезе регионов, типов продуктов и динамики по месяцам.

Использование обычной фильтрации требовало создания множества промежуточных таблиц. Переломный момент наступил, когда я применил многоуровневую сортировку: сначала по региону, затем по категории продукта, и наконец по дате. За 5 минут Excel преобразил хаотичный массив данных в структурированную информацию, где каждый регион, продукт и временной период были четко отделены друг от друга.

Результат превзошел ожидания: время подготовки отчета сократилось на 70%, а руководство получило более наглядное представление данных, что позволило быстрее принимать стратегические решения.

Перед тем как приступить к настройке множественной сортировки, необходимо убедиться, что ваши данные организованы правильно:

• Таблица должна содержать заголовки столбцов
• Данные в столбцах должны быть однородными (все даты в одном формате, все числа одного типа)
• Отсутствуют пустые строки между данными
• Таблица не содержит объединенных ячеек внутри диапазона данных

Существует два основных метода множественной сортировки в Excel:

Важно помнить, что порядок добавления уровней сортировки определяет иерархию группировки данных. Например, если вы сортируете таблицу с продажами сначала по региону, затем по дате, вы получите группировку продаж по регионам, а внутри каждого региона — хронологический порядок.

Пошаговая настройка сортировки по нескольким столбцам

Рассмотрим детальный алгоритм настройки множественной сортировки на примере таблицы с данными о продажах. Наша цель — отсортировать данные сначала по отделам, затем по категориям товаров, а внутри категорий — по объему продаж (от большего к меньшему). 📝

1. Выделение данных для сортировки:
   • Щелкните на любой ячейке внутри таблицы данных
   • Нажмите Ctrl+A или выделите весь диапазон данных вручную
   • Если таблица содержит заголовки, убедитесь, что они тоже выделены
2. Открытие диалогового окна сортировки:
   • На вкладке «Данные» нажмите кнопку «Сортировка»
   • Или щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Сортировка» в контекстном меню
3. Настройка первого уровня сортировки:
   • В поле «Сортировать по» выберите столбец «Отдел»
   • В поле «Сортировка» выберите «Значения»
   • В поле «Порядок» выберите «От А до Я»
   • Установите флажок «Мои данные содержат заголовки», если они есть
4. Добавление второго уровня сортировки:
   • Нажмите кнопку «Добавить уровень»
   • В поле «Затем по» выберите столбец «Категория»
   • Настройте тип сортировки (по значениям) и порядок (от А до Я)
5. Добавление третьего уровня сортировки:
   • Нажмите кнопку «Добавить уровень» еще раз
   • В поле «Затем по» выберите столбец «Объем продаж»
   • Настройте тип сортировки (по значениям) и порядок (от большего к меньшему)
6. Применение сортировки:
   • Проверьте все уровни сортировки
   • При необходимости измените порядок уровней кнопками «Вверх» и «Вниз»
   • Нажмите кнопку «OK» для выполнения сортировки

После выполнения этих шагов ваша таблица будет организована по трем уровням: данные сгруппированы по отделам, внутри каждого отдела — по категориям товаров, а внутри категорий — по убыванию объема продаж.

Для быстрой многоуровневой сортировки можно использовать альтернативный метод:

1. Сначала отсортируйте по столбцу с наименьшим приоритетом (в нашем примере — «Объем продаж»):
   • Выделите столбец «Объем продаж»
   • На вкладке «Данные» нажмите кнопку сортировки «По убыванию» (Z→A)
2. Затем отсортируйте по столбцу со средним приоритетом («Категория»):
   • Выделите столбец «Категория»
   • На вкладке «Данные» нажмите кнопку сортировки «По возрастанию» (А→Z)
   • Важно: удерживайте клавишу Shift при нажатии на кнопку сортировки!
3. Наконец, отсортируйте по столбцу с наивысшим приоритетом («Отдел»):
   • Выделите столбец «Отдел»
   • На вкладке «Данные» нажмите кнопку сортировки «По возрастанию» (А→Z)
   • Не забудьте удерживать Shift при нажатии!

Обратите внимание: при использовании быстрого метода столбцы следует сортировать в порядке от наименее важного к самому важному, и клавиша Shift играет критически важную роль — она указывает Excel, что вы хотите добавить новый уровень сортировки, а не заменить существующий.

Тонкости работы с диапазонами и форматами при сортировке

Эффективная сортировка данных требует не только знания базовых функций, но и понимания нюансов работы с различными типами данных и форматами. Рассмотрим ключевые тонкости, которые сделают вашу работу с многоуровневой сортировкой более продуктивной. 🧮

Работа с нестандартными форматами данных

Excel предлагает специальные параметры для сортировки разных типов информации:

Для работы с нестандартными последовательностями (например, статусы заказов: «Новый», «В обработке», «Отправлен», «Доставлен») создайте пользовательский список сортировки:

1. Откройте «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно»
2. Прокрутите до раздела «Общие» и нажмите «Изменить списки»
3. В поле «Элементы списка» введите значения в нужном порядке через Enter
4. Нажмите «Добавить»

Теперь при сортировке столбца с такими значениями вы можете выбрать «Настраиваемый список» в параметрах порядка сортировки.

Сортировка частей таблицы и работа с объединенными данными

При работе с большими таблицами часто требуется отсортировать только определенный фрагмент данных или учесть объединенные ячейки:

• Сортировка подмножества строк:
• Выделите только нужные строки (не весь столбец)
• В диалоговом окне сортировки выберите «Расширить выделенный диапазон» для работы со всеми данными в строках или «Текущее выделение» для сортировки только выделенных ячеек
• Сохранение связи между данными в разных строках:
• Всегда выделяйте все связанные столбцы перед сортировкой
• Избегайте выделения отдельных столбцов, если у них есть связанные данные
• Работа с объединенными ячейками:
• По возможности разъедините объединенные ячейки перед сортировкой
• Если это невозможно, Excel использует значение верхней левой ячейки при сортировке

Марина Соколова, бизнес-аналитик

Мой первый серьезный проект в аналитике касался оптимизации складских процессов крупного дистрибьютора. Компания вела учет тысяч наименований товаров в громоздкой и запутанной Excel-таблице. Одна из основных проблем заключалась в том, что для прогнозирования поставок нужно было анализировать товары по сложной иерархии: поставщик → категория товара → сезонность → оборачиваемость.

Изначально я пыталась создавать отдельные отчеты для каждого среза данных, но это приводило к путанице и дублированию. Ситуация осложнялась тем, что многие ячейки были объединены, а часть данных имела нестандартный формат обозначения сезонов (например, "В/Л" для весна-лето, "О/З" для осень-зима).

Решение пришло, когда я разработала систему с пользовательскими списками сортировки для сезонов и применила многоуровневую сортировку, предварительно разъединив проблемные ячейки. Для каждого поставщика автоматически формировался структурированный отчет, где товары были идеально отсортированы по всем необходимым параметрам.

Результат позволил сократить время формирования заказов на 40% и уменьшить количество залежавшихся товаров на 25% за счет более точного планирования поставок.

Сохранение и повторное использование настроек сортировки

Если вы регулярно выполняете одну и ту же многоуровневую сортировку, есть способы сохранить ее настройки:

• Кнопка «Копировать уровни» в диалоговом окне сортировки позволяет скопировать настройки в буфер обмена и затем вставить в другую таблицу
• Функция «Таблица» (Ctrl+T) автоматически запоминает последнюю использованную сортировку
• Для более сложных сценариев можно использовать макросы (см. следующий раздел)

Важно помнить, что чистота и структурированность исходных данных — залог успешной сортировки. Перед применением многоуровневой сортировки к важным данным рекомендуется:

• Создать копию листа с исходными данными
• Проверить наличие и исправить смешанные форматы (например, даты в разных форматах)
• Удалить лишние пробелы в текстовых данных с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ()
• Преобразовать числа, хранящиеся как текст, в числовой формат

Автоматизация сортировки с помощью макросов в Excel

Для тех, кто регулярно работает с одинаковыми наборами данных, автоматизация многоуровневой сортировки через макросы может сэкономить часы рабочего времени. Макросы позволяют записать последовательность действий и повторять их одним нажатием клавиши или кнопки. 🤖

Запись макроса для многоуровневой сортировки

Рассмотрим, как создать базовый макрос для трехуровневой сортировки таблицы с данными о продажах:

1. Подготовка к записи макроса:
   • Убедитесь, что у вас открыта вкладка «Разработчик» на ленте (если нет, включите её через Файл → Параметры → Настроить ленту)
   • Подготовьте таблицу с данными для сортировки
2. Запись макроса:
   • На вкладке «Разработчик» нажмите «Записать макрос»
   • Задайте имя макросу (например, «СортировкаПоОтделамКатегориямПродажам»)
   • Выберите где сохранить макрос (в текущей книге или личной книге макросов)
   • Назначьте сочетание клавиш (например, Ctrl+Shift+S)
   • Нажмите «OK» для начала записи
3. Выполнение действий для записи:
   • Выделите диапазон данных (включая заголовки)
   • Откройте диалоговое окно сортировки (вкладка «Данные» → «Сортировка»)
   • Настройте три уровня сортировки, как описано в разделе о пошаговой настройке
   • Нажмите «OK» для выполнения сортировки
4. Остановка записи:
   • На вкладке «Разработчик» нажмите кнопку «Остановить запись»

Теперь вы можете запускать эту многоуровневую сортировку одним нажатием комбинации клавиш или через меню «Макросы».

Расширенные возможности макросов для сортировки

Для более гибкой автоматизации можно создать макрос с помощью кода VBA. Вот пример кода для многоуровневой сортировки:

Sub СортировкаПоНесколькимСтолбцам()
' Выделяем диапазон данных с заголовками
Range("A1").CurrentRegion.Select

' Настраиваем и выполняем сортировку по трем уровням
With ActiveWorkbook.Worksheets("Лист1").Sort
.SortFields.Clear

' Первый уровень – по отделу (столбец A)
.SortFields.Add Key:=Range("A:A"), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending

' Второй уровень – по категории (столбец B)
.SortFields.Add Key:=Range("B:B"), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending

' Третий уровень – по продажам по убыванию (столбец C)
.SortFields.Add Key:=Range("C:C"), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlDescending

' Применяем настройки и выполняем сортировку
.SetRange ActiveSheet.UsedRange
.Header = xlYes
.MatchCase = False
.Orientation = xlTopToBottom
.SortMethod = xlPinYin
.Apply
End With
End Sub

Этот код можно модифицировать под ваши конкретные нужды, изменяя названия столбцов, порядок сортировки или добавляя дополнительные уровни.

Создание кнопки для запуска макроса сортировки

Чтобы сделать использование макроса еще удобнее, добавьте кнопку на лист Excel:

1. Перейдите на вкладку «Разработчик» → «Вставить» → выберите кнопку в разделе «Элементы управления формы»
2. Нарисуйте кнопку на листе
3. В появившемся диалоговом окне выберите ваш макрос сортировки
4. Щелкните правой кнопкой по кнопке и выберите «Изменить текст», чтобы задать понятное название

Для повышения гибкости автоматизации можно создать интерактивный макрос, который запрашивает у пользователя параметры сортировки:

Sub СортировкаСВыбором()
Dim ПервыйСтолбец As String
Dim ВторойСтолбец As String
Dim ТретийСтолбец As String

' Запрашиваем у пользователя имена столбцов
ПервыйСтолбец = InputBox("Введите букву первого столбца для сортировки:", "Сортировка", "A")
ВторойСтолбец = InputBox("Введите букву второго столбца для сортировки:", "Сортировка", "B")
ТретийСтолбец = InputBox("Введите букву третьего столбца для сортировки:", "Сортировка", "C")

' Выполняем сортировку
Range("A1").CurrentRegion.Sort _
Key1:=Range(ПервыйСтолбец & ":" & ПервыйСтолбец), Order1:=xlAscending, _
Key2:=Range(ВторойСтолбец & ":" & ВторойСтолбец), Order2:=xlAscending, _
Key3:=Range(ТретийСтолбец & ":" & ТретийСтолбец), Order3:=xlDescending, _
Header:=xlYes
End Sub

Этот макрос позволяет каждый раз выбирать разные столбцы для сортировки, что делает его универсальным инструментом для работы с различными таблицами.

Развивайте свои навыки работы с Excel и выходите на новый профессиональный уровень! Пройдите Тест на профориентацию от Skypro, чтобы узнать, насколько аналитические и технические компетенции соответствуют вашим природным склонностям. Определите, стоит ли вам углублять знания в аналитике данных или ваше призвание лежит в другой области. Более 78% пользователей отмечают, что результаты теста помогли им сделать правильный выбор направления развития карьеры.

Решение типичных проблем при многоуровневой сортировке

Даже опытные пользователи Excel иногда сталкиваются с неожиданными результатами при многоуровневой сортировке. Разберем типичные проблемы и способы их решения. 🛠️

Данные сортируются не так, как ожидалось

Одна из самых распространенных проблем — когда результат сортировки отличается от ожидаемого:

• Проблема: Числа сортируются как текст
• Симптомы: "1, 10, 2, 20" вместо "1, 2, 10, 20"
• Решение: Выделите столбец → На вкладке «Данные» → «Текст по столбцам» → «Готово». Или используйте формулу =ЗНАЧЕН()
• Проблема: Даты сортируются в неправильном порядке
• Симптомы: Даты отсортированы не хронологически
• Решение: Убедитесь, что все ячейки с датами имеют формат «Дата». Жесткий подход — использовать вспомогательный столбец с функцией =ДАТА(ГОД(A2);МЕСЯЦ(A2);ДЕНЬ(A2))
• Проблема: Нечувствительность к регистру при сортировке текста
• Симптомы: "Apple" и "apple" считаются одинаковыми
• Решение: В диалоговом окне сортировки включите опцию «Учитывать регистр»

Сортировка нарушает структуру данных

Другая распространенная проблема — когда после сортировки нарушается целостность данных:

• Проблема: Сортировка только части связанных данных
• Симптомы: Данные в разных столбцах перемешались, информация не соответствует строкам
• Решение: Всегда выделяйте все связанные данные или используйте функцию «Сортировка» после выделения одной ячейки в таблице (Excel автоматически определит диапазон)
• Проблема: Потеря формул при сортировке
• Симптомы: После сортировки формулы не работают или дают некорректные результаты
• Решение: Проверьте, используют ли ваши формулы абсолютные ссылки ($A$1) там, где это необходимо. Для сложных случаев сначала скопируйте данные как значения
• Проблема: Сбой в сортировке сгруппированных данных
• Симптомы: При использовании группировки строк сортировка работает некорректно
• Решение: Разгруппируйте данные перед сортировкой или используйте функцию «Промежуточные итоги» после сортировки

Сортировка больших объемов данных

При работе с крупными таблицами возникают специфические проблемы производительности:

• Проблема: Excel зависает или работает очень медленно при сортировке
• Решение 1: Используйте фильтр вместо полной сортировки, когда это возможно
• Решение 2: Отключите автоматический пересчет формул (Формулы → Параметры вычислений → Вручную)
• Решение 3: Для очень больших объемов данных рассмотрите возможность использования Power Query или внешних баз данных
• Проблема: Ограничение на количество уровней сортировки
• Симптом: Необходимо отсортировать данные более чем по 64 критериям
• Решение: Разбейте задачу на этапы с промежуточными таблицами или используйте сводные таблицы для сложной группировки данных

Решение сложных сценариев сортировки

В некоторых случаях стандартные инструменты сортировки не дают нужной гибкости:

• Сортировка по вычисляемым критериям:
• Создайте вспомогательные столбцы с формулами для вычисления критериев сортировки
• После сортировки эти столбцы можно скрыть
• Сортировка по приближенным соответствиям:
• Используйте вспомогательный столбец с функцией СЧЁТЕСЛИ() или ПОИСКПОЗ() для определения степени соответствия
• Отсортируйте по этому столбцу
• Сортировка с сохранением групп строк:
• Добавьте столбец с идентификатором группы
• Сортируйте сначала по этому столбцу, затем по другим критериям

Помните, что Excel предлагает множество обходных путей: если прямая многоуровневая сортировка не дает нужного результата, часто можно достичь цели, комбинируя дополнительные столбцы, условное форматирование, сводные таблицы или функции поиска.

Многоуровневая сортировка в Excel — это не просто техническая функция, а мощный аналитический инструмент для структурирования и анализа данных. Правильное применение техник, описанных в этом руководстве, позволяет превратить хаотичные массивы цифр в упорядоченные системы, выявляющие закономерности и тренды. Освоив эти методы, вы значительно ускорите свою работу с таблицами, повысите точность анализа и сможете сосредоточиться на интерпретации данных, а не на их механической обработке.