Всё о видах бюджетов: структура и составление

Бюджет — это план чьих-то расходов и доходов и один из главных финансовых документов предприятий. Разбираемся, какие виды бюджетов есть, для чего и как их делают.

Цели и задачи бюджетирования

Бюджетирование — это планирование чьих-то расходов и доходов: семьи, компании, человека. Так они понимают, сколько денег можно тратить, сколько нужно отложить и как избежать долгов.

Контроль бюджета — это поиск отклонений, то есть разницы между планом и реальным положением вещей. Отклонения есть всегда, потому что бюджет — всего лишь план.

Кому необходимо вести бюджет

Всем организациям, которые производят, тратят или продают что-то. Любые организации, где двигаются финансы и ресурсы, должны следить за их поступлением и расходом.

Все бюджеты организованы по одним принципам, но учитывают отраслевые и индивидуальные особенности компании.

Бюджеты поделены на разные виды, чтобы лучше управлять различными аспектами деятельности компании.

Какие есть виды бюджетов

Видов много. Основных два: операционные и финансовые.

Операционные содержат информацию о продажах, производстве и закупках. Они детализированы в различных функциональных бюджетах:

🔴 продаж;
🔴 закупок;
🔴 производства;
🔴 остатков сырья и продукции.

Операционные бюджеты дают исходные данные для финансовых бюджетов:

🔴 доходов и расходов;
🔴 движения денежных средств;
🔴 бюджетного баланса.

Иногда еще выделяют инвестиционные бюджеты. С основной деятельностью организации они не связаны. В них собирают данные о привлечении финансирования, об инвестиционных расходах и доходах — обо всём, что связано с инвестиционной деятельностью компании.

Все вместе они составляют общий, или генеральный бюджет.

Операционные бюджеты

Операционные бюджеты показывают доходы и расходы от основной деятельности компании. Но не вместе, а по критериям.

Расходы делятся по видам: материальные расходы, оплата труда, коммерческие расходы и т. п. Доходы — по типам оказываемых услуг, работ или товаров.

Например, если компания занимается продажей одежды, доходы можно поделить на продажи:

🔴 мужской;
🔴 женской;
🔴 детской одежды.

А расходы:

🔴 на материальные — стоимость тканей и фурнитуры;
🔴 трудовые — оплата работы продавцов, грузчиков, кладовщиков и т. п.;
🔴 коммерческие — затраты на маркетинг и рекламу.

Каждый такой бюджет в отдельности и будет операционным.

Подразделения, ответственные за финансовый результат

Операционные бюджеты составляют центры финансовой ответственности (ЦФО). Это структурная финансовая единица предприятия, которая отвечает за бюджет и его исполнение. Есть разные типы таких центров: центр расходов, доходов, прибыли, маркетингового дохода, затрат и инвестиций.

ЦФО можно назначить отдел, другое структурное подразделение компании или даже одного человека. Каждый центр сам определяет свои финансовые цели и оценивает результаты.

Для каждого ЦФО разрабатывается отдельный бюджет. Но все они согласовываются со стратегией компании.

Бюджет продаж

Этот бюджет прогнозирует объем продаж продукции или услуг.

Чтобы его составить:

1️⃣ Определите количество товаров/услуг, которые собираетесь продать. Правильно будет указать конкретное количество единиц продукции. Чтобы это сделать, проанализируйте прошлые периоды, договоры поставок с клиентами, состояние рынка.
2️⃣ Рассчитайте выручку от продаж. Для этого умножьте объем продаж на цену реализации для каждой позиции.
3️⃣ Определите, сколько продукции будет на начало периода и на его конец. После этого — нужный объем производства.
4️⃣ Согласуйте бюджет продаж с другими операционными бюджетами: производства, закупок и т. п.

Бюджет запасов материалов и сырья

Производству нужны сырье и материалы. Бюджет запасов контролирует их расход и пополнение.

Чтобы его составить:

1️⃣ Сначала обязательно составьте бюджет продаж. Именно он определяет, сколько продукции надо будет произвести, чтобы продать.
2️⃣ Учтите сезонные колебания цикла производства. Например, строительство подвержено сезонным колебаниям: весной и летом строят активнее, чем зимой.
3️⃣ Рассчитайте, сколько нужно произвести товаров.
4️⃣ Определите, сколько нужно сырья, чтобы произвести нужное количество товаров.

Трудовой бюджет

Этот бюджет планирует расходы на зарплату и другие выплаты сотрудникам.

Следуйте шагам ниже, чтобы его составить:

1️⃣ Обратитесь к данным о количестве продукции, которое нужно произвести.
2️⃣ Рассчитайте, сколько нужно работников, чтобы произвести нужное количество товаров. Не забудьте, что помимо производственного персонала есть еще и вспомогательный: который обслуживает технику, помещения или помогает производству как-то еще.
3️⃣ Учтите изменения в штатном расписании: наем или планируемые увольнения.
4️⃣ Рассчитайте фонд оплаты труда исходя из количества работников, их окладов и премий. Не забудьте про изменения в окладах, тарифах и прочем. И определите размер обязательных отчислений за работников в различные фонды страхования.
5️⃣ Сведите данные по фонду оплаты и труда воедино.

Бюджет накладных расходов

У бизнеса могут быть расходы, не связанные с производством. Для них предусмотрен свой бюджет.

Сюда попадает то, без чего бизнес и компания работать не смогут: административные и хозяйственные расходы. Например:

🔵 «коммуналка» и аренда;
🔵 ремонт и техническая поддержка;
🔵 труд административно-управленческого персонала;
🔵 представительство.

Составить этот бюджет несложно:

1️⃣ Посмотрите на накладные расходы за прошлые периоды.
2️⃣ Учтите изменения в планах производства.
3️⃣ Распределите накладные расходы по статьям бюджета: на ремонт, на «коммуналку», на обслуживающий персонал и т. п.

Если свести воедино бюджеты запасов материала и сырья, накладных расходов и трудовой бюджет — вы получите бюджет производственный.

Финансовый бюджет

Финансовый бюджет показывает доход и расходы компании, а еще планирует финансовые потоки. Его составляют на основе операционных бюджетов.

Бюджет собирает информацию о том, сколько денег компания планирует заработать и потратить, а еще о вещах и долгах. В нём рассматриваются более общие сведения, чем в операционных бюджетах: только денежные показатели, без учета количества товаров или услуг.

Формировать финансовый бюджет нужно в несколько этапов.

1️⃣ Возьмите за основу операционные бюджеты. Сведите данные из них в единый бюджет доходов и расходов, или БДР.
2️⃣ Объедините БДР с данными об инвестициях, финансовых операциях и изменениях в оборотном капитале. Так вы составите бюджет движения денежных средств, или БДДС.
3️⃣ Используйте БДР и БДДС, чтобы создать бюджет по балансовому листу. Он будет показывать финансовые планы компании.
4️⃣ Сведите БДР, БДДС и бюджет по балансовому листу в единый финансовый бюджет компании.

Вспомогательные бюджеты

Это дополнительные бюджеты, которые управляют определенными аспектами бизнеса.

Они выполняют дополнительные, обслуживающие функции: контролируют капитальные затраты, планируют процесс привлечения финансирования, открытия филиалов и т. д.

Процесс и приемы бюджетирования

Процесс бюджетирования регулируют принципы, подходы, методы и приемы бюджетирования.

🟣 Принципы — обязательные правила и требования к процессу бюджетирования.
🟣 Подходы — способы разработки бюджета.
🟣 Методы — конкретные способы формирования бюджетов.
🟣 Приемы — техники и подходы, используемые в процессе бюджетирования.

На каких принципах строится бюджетирование

Основными считаются следующие принципы:

🟢 Целевой направленности бюджетирования. Бюджетирование помогает достигать стратегических целей организации.
🟢 Учета отраслевых особенностей. Бюджет учитывает специфику отрасли организации.
🟢 Бюджетной интеграции. Частные бюджеты подразделений объединяются в общий сводный бюджет организации.
🟢 Непрерывности. Бюджетирование — это постоянный процесс, а не разовое действие.
🟢 Стандартизации. Составлять бюджет нужно по бюджетным формам и руководствоваться инструкциями.
🟢 Вовлеченности. Бюджеты составляют ЦФО и персонал компании, а не только руководство. Иначе бюджет получается невыполнимым.
🟢 Единства системы. Все отделы компании используют общие формы и один подход.

Какие подходы и методы используют в бюджетировании

Подходы описывают два способа формировать бюджет:

🟢 Сверху вниз. Руководство создает бюджет и спускает его сотрудникам.
🟢 Снизу вверх. Отдельные подразделения создают бюджеты, а затем объединяют их в общий бюджет компании.

Методы описывают более конкретные способы проработки бюджета. Самый известный — традиционный, или инкрементный подход.

🔴 Новые расходы планируются на базе старых — с поправкой на текущие тенденции и экономику.
🔴 Подход сосредоточен на финансах компании в определенный момент времени.

Этот подход считают устаревшим. Ему на смену пришли современные:

🟢 Бюджетирование с нуля. Бюджет формируется без учета предыдущих периодов. Благодаря этому можно пересмотреть траты, которые кажутся привычными.
🟢 Процессно-ориентированный подход в бюджетировании, или бюджетирование на основе бизнес-процессов. Бюджет составляют по ключевым видам деятельности. Этот подход помогает меньше ориентироваться на финансовые показатели и больше — на потребности конкретных бизнес-процессов.

Современные подходы ориентируются на цели и их достижение, а традиционный подход — на финансовые показатели.

Есть несколько приемов, которые улучшают результаты бюджетирования.

🟢 Делите затраты на переменные и постоянные. Тогда бюджет станет гибким: он будет учитывать изменения в объемах продаж.
🟢 Создавайте бюджеты в виде планов-графиков начисления затрат и их оплаты. Затраты будут привязаны к конкретным срокам, и их будет проще контролировать.
🟢 Применяйте разные виды бюджета, вместо того чтобы сразу делать общий: операционные, финансовый, инвестиционный и другие. Вероятность найти ошибку будет выше.

Как организован процесс бюджетирования в компаниях

Этапы бюджетного процесса в разных компаниях схожи. Все компании планируют, составляют, утверждают и исполняют бюджет. Но конкретные шаги и их порядок зависят от специфики компании.

Ниже основные советы: как планировать и формировать бюджет, а еще — как формировать бюджетные статьи.

Планирование и бюджетирование

1️⃣ Изучите рынок и финансовое состояние вашей компании. Соберите данные для прогнозирования.
2️⃣ Определите цели и показатели для вашего бюджета.
3️⃣ Установите правила для планирования и контроля бюджета.
4️⃣ Выберите методы составления бюджета, подходящие вашей компании.
5️⃣ Планируйте в разных областях: стратегии, операции, финансы.
6️⃣ Проверяйте и оценивайте планы, чтобы улучшать процесс в будущем.

Этапы формирования бюджета

1️⃣ Определите, какие отделы будут работать над бюджетами.
2️⃣ Выберите типы бюджетов, подходящие для вашей структуры.
3️⃣ Выберите методы и данные для составления бюджетов.
4️⃣ Установите правила для анализа и контроля бюджетов.
5️⃣ Назначьте ответственных за бюджеты и разделите задачи между ними.
6️⃣ Сформулируйте стратегические цели компании и определите, кто за что будет отвечать в финансах.
7️⃣ Создайте структуру бюджетов и ключевые показатели для каждого.
8️⃣ Утвердите правила работы с бюджетами для всех финансовых отделов.

Порядок формирования бюджетных статей

1️⃣ Определите основные категории расходов и доходов.
2️⃣ Разделите каждую категорию на меньшие статьи для точного планирования.
3️⃣ Анализируйте предыдущие расходы и доходы по каждой статье.
4️⃣ Установите приоритеты и ограничения для каждой статьи.
5️⃣ Согласуйте статьи с отделами и ответственными.
6️⃣ Утвердите окончательный список статей для включения в бюджет.

Специфика и функции бюджетирования в подразделениях

Процесс бюджетирования делят по подразделениям. Это помогает посчитать:

🟣 сколько средств выделяется на каждый отдел или направление;
🟣 сколько ресурсов они используют;
🟣 какой вклад вносят в общий финансовый результат.

Подразделения разные. Они выполняют разные функции, имеют уникальные потребности в ресурсах и финансировании, разный уровень риска и ответственности. Поэтому сами подразделения делят на типы.

Типы подразделений

Основные подразделения

Отделы, управления, цеха и прочие части компании, которые производят товары или предоставляют услуги. Например, производственный отдел или отдел продаж. Они напрямую влияют на доходы компании.

Ключевые показатели основного подразделения — это объем продукции или услуг и прямые расходы.

Вспомогательные подразделения

Обеспечивают работу основных подразделений. Например: IT-отдел, бухгалтерия, отдел кадров, хозяйственный отдел.

Ключевой показатель — затраты на обеспечение деятельности отдела. Бюджеты этих подразделений менее детальные, чем у основных.

Функциональные подразделения

Организуют, контролируют и координируют работу предприятия. В этот тип входят отдел маркетинга, отдел стратегического развития, отделы исследований и разработок и т. п.

Функциональные подразделения, как и вспомогательные, оцениваются по затратам. Их бюджеты точно так же менее детализированы.

Пример бюджета подразделения

Бюджет может выглядеть по-разному.

Некоторые бюджеты показывают только доходы или только расходы. Некоторые учитывают и то и другое. Данные могут быть представлены не только в деньгах, но и в количестве товаров или часах работы.

Каждая компания выбирает свой формат бюджета. В отличие от налоговых и бухгалтерских форм формы бюджета не регламентированы. Главное, чтобы бюджет давал информацию для быстрого и эффективного принятия решений.

Самые простые бюджеты выглядят как таблицы.

Их можно создавать в табличных программах: Microsoft Excel и Google Sheets — особенно если организация небольшая и бюджет простой. Предприятия обычно используют продукты на платформе 1С.

В таблицах можно создать и простую аналитику, в том числе построить графики расходов для визуализации данных.

Для работы с большими объемами данных используют либо аналитику 1С, либо специальные BI-инструменты.

Если вы хотите изучить инструменты аналитики и визуализации данных — эксперты профессии «Бизнес-аналитик» научат вас пользоваться ими всего за 12 месяцев. Преподаватели не просто дают теоретические знания, а учат решать реальные задачи реальными инструментами.

Сравнение бюджетирования и других финансовых практик

Обзор основных различий между бюджетированием и финансовым планированием

Финансовое планирование — это определение целей и мер по их достижению с учетом внешних обстоятельств. Оно помогает оценить будущее развитие, определить, сколько денег придется потратить, а инвестиций — привлечь, и выбрать направления роста.

Детальный финансовый план на определенный период времени называется бюджетом.

🔴 Финансовый план охватывает более длинные отрезки времени.
🔴 Он не предоставляет такой же степени контроля за финансами, как бюджет.
🔴 В финансовом планировании нет разделения ответственности.

То есть финансовое планирование — это более абстрактное средство прогнозирования будущего предприятия, чем бюджетирование.

Обзор основных различий между бюджетированием и аудитом

Бюджетирование должно делать работу эффективнее. Чтобы сохранять уверенность в бюджете, проводят аудит.

Аудит проверяет, насколько хорошо составлен бюджет.

🔴 Бюджетирование — непрерывный процесс. Аудит — однократная проверка.
🔴 Бюджетирование планируется на определенный срок, чаще всего на год. Аудит может охватывать бюджеты за несколько разных периодов времени.

Главное о бюджетировании

🟢 Бюджетирование — это планирование расходов и доходов. С его помощью организации следят за балансом финансов, продукции и сырья.

🟢 Операционные бюджеты делятся на бюджеты доходов и расходов, а еще по видам деятельности: на бюджеты продаж, производства, закупок и другие. Вместе они становятся основой для финансового бюджета, который показывает общее состояние доходов, расходов и движения денег.

🟢 Инвестиционные бюджеты показывают долгосрочные инвестиции и финансирование. Они не связаны с производством.

🟢 Бюджет продаж прогнозирует объемы, которые планирует продать компания. Бюджеты запасов контролируют объем материалов и сырья, которые нужны, чтобы произвести товары для продажи.

🟢 Трудовой бюджет планирует расходы на зарплаты и другие выплаты сотрудникам. Бюджет накладных расходов включает административные и хозяйственные расходы.

🟢 Центры финансовой ответственности составляют и исполняют бюджеты в своих областях.

🟢 Подходы к бюджетированию могут быть «сверху вниз» или «снизу вверх». При бюджетировании «сверху вниз» бюджеты составляет руководство и спускает сотрудникам. При бюджетировании «снизу вверх» бюджеты составляются отделами, цехами и другими структурными подразделениями.

🟢 Инкрементный метод бюджетирования считается традиционным. В рамках этого метода бюджет составляется с опорой на предыдущие периоды.

🟢 Современные методы не опираются на прошлые периоды. К ним относятся бюджетирование с нуля и бюджетирование на основе бизнес-процессов. Они в большей степени, чем традиционное бюджетирование, ориентируются на потребности основных подразделений.

🟢 Затраты нужно разделять на переменные и постоянные. Все бюджеты должны быть интегрированы в общий бюджет организации — это обеспечивает полное и комплексное финансовое планирование.

🟢 Бюджетирование отличается от финансового планирования и аудита. Бюджетирование — непрерывный и детализированный процесс. Финансовое планирование более абстрактное, а аудит только проверяет информацию в бюджетах.