Обзор лучших приложений для эффективного тайм-менеджмента

Дуайт Эйзенхауэр, государственный и военный деятель, 34-й президент США, говорил: «Планы бесполезны, планирование необходимо». В среднем человек тратит на основные задачи всего 39% своего рабочего времени, остальные часы — непродуктивная работа вроде административных задач, встреч. Но потратьте всего 10–12 минут на планирование, и вы сэкономите два часа времени.

Помогут в этом приложения для планирования. В статье расскажем, что это такое, что они умеют, и рассмотрим популярные программы.

Что такое приложение для планирования

Приложение для планирования задач — это программа на телефоне, компьютере или в браузере, которая помогает организовать задачи, встречи, повседневные дела. В такой программе можно создать список дел, установить напоминания и спланировать время. Например, записать домашнее задание, сделать пометку, чтобы встретиться с друзьями в выходные или не забыть купить продукты. Приложение для планирования дня напоминает о задачах и помогает не забыть про важные дела.

Зачем нужно приложение для планирования

Приложение для планирования времени упрощает жизнь и делает ее более организованной. С его помощью можно:

• Организовывать дела. Собирать все задачи в одном месте — по работе, учебе, личным делам.
• Создавать напоминания. Система автоматически может уведомлять о предстоящих делах.
• Планировать встречи. Назначать время и отправлять приглашения участникам.
• Управлять временем. Приложение помогает распределять время между задачами.
• Отслеживать цели. В некоторых программах можно ставить цели и отслеживать прогресс.

Планирование дел в Todoist

На что обращать внимание при выборе приложения

Вот что следует учитывать:

• Функциональность. В программе должны быть все нужные вам функции — списки задач, напоминания, календарь.
• Удобный интерфейс. Простой и интуитивно понятный дизайн.
  

  Если вы не знаете английского языка, лучше выбрать планировщик на русском — так работать будет комфортнее

• Совместимость. Приложение должно работать на всех ваших устройствах: на смартфоне, планшете, компьютере.
• Синхронизация. У приложения должна быть возможность синхронизироваться с другими сервисами, например с «Google Календарем».
  
• Отзывы пользователей. Важны оценки и отзывы других пользователей о стабильности и удобстве приложения.
• Цена. Обратите внимание на баланс между стоимостью приложения и набором его функций.

Если вы любите планировать дела, следить за эффективностью работы, вам может понравиться профессия менеджера проектов. Вы получите новую профессию всего за шесть месяцев. За это время вы научитесь планировать задачи, управлять проектом, работать с командой. Всё время с вами на связи будут наставники. Будет много практики — 70% от всего объема курса.

Лучшие приложения для планирования дел

Теперь рассмотрим несколько программ для планирования — выбирайте, какая больше подходит вам по функциям, цене или удобству.

Todoist

Помогает управлять списками задач. Можно создавать чек-листы, устанавливать дедлайны и сортировать задачи по проектам. Например, создать чек-лист «Задачи на неделю» и добавлять туда дела.

Что можно делать в приложении Todoist:

• Создавать списки дел и добавлять в них задачи.
• Разбивать каждую задачу на подзадачи — так удобнее организовать работу.
• Устанавливать даты, когда нужно выполнить задачу, и получать напоминания.
• Помечать дела тегами и ставить приоритеты, чтобы сосредоточиться на самом важном.
• Организовывать задачи в проекты — так удобнее работать.

Для кого подходит. Todoist подойдет для тех, кому нужно организовать свою работу: студентам или людям, которые постоянно занимаются домашними делами. С приложением удобно держать всё под контролем, особенно если большой список дел на день.

Платформы. Приложение для задач работает:

• на iOS,
• Android,
• Windows,
• macOS,
• Linux.

Цены. Бесплатная версия: можно вести до пяти проектов, ограниченный набор функций, подходит для простых списков дел.

Премиум-версия: $4 в месяц, или $48 в год. Можно добавить до 300 проектов. Есть дополнительные функции: напоминание времени и места, комментарии к задачам и многое другое.

Еще есть бизнес-версия по цене $6 в месяц. Содержит все функции премиум-версии. Количество проектов увеличивается до 500. Можно добавить до 1000 участников и работать в общем пространстве.

Рассмотрим преимущества и недостатки приложения.

Как пользоваться. У студента есть несколько предметов, по которым нужно сдать проекты. Он создает в Todoist проект «Учеба», прописывает задачи для каждого предмета с датами сдачи, ставит приоритеты и добавляет подзадачи — разбивает проектные работы на этапы, например: «Выучить темы», «Написать черновик», «Подготовить презентации». Это поможет студенту организовать работу и не забыть о сроках.

Any.do

Программа объединяет списки дел и календарь. Можно добавлять чек-листы, устанавливать напоминания и планировать день. Например, создать план и увидеть все задачи на одной странице.

Что можно делать в приложении Any.do:

• Добавлять задачи и устанавливать сроки.
• Создавать чек-листы для разных дел, например: «Работа», «Дом», «Учеба».
• Использовать встроенный календарь, где будут видны все запланированные задачи и события.
• Устанавливать напоминания, чтобы не забыть о важных делах.
• Делиться чек-листами и списками с другими людьми.

Для кого подходит. Планер задач Any.do отлично подойдет для студентов — поможет организовать учебные задания и планы на семестр. Работникам удобно создавать в нём задачи и проекты, семьям — распределять домашние дела и покупки.

Платформы. Any.do доступно на разных платформах:

• Android,
• Windows,
• macOS.

Цены. В бесплатной версии можно создать список дел, но есть ограничения по количеству списков и функций.

Премиум-версия стоит от $5 в месяц. Есть дополнительные функции: можно добавлять заметки, повторяющиеся задачи и дополнительные напоминания. Есть тариф для командной работы — можно добавить неограниченное число пользователей, а еще есть больше 100 шаблонов для работы.

Рассмотрим преимущества и недостатки приложения.

Как пользоваться. Семья создала в Any.do лист «Отпуск» и добавляет туда список дел: «Купить билеты», «Забронировать отель», «Упаковать вещи». Установили сроки для каждой задачи и настроили напоминания, чтобы ничего не забыть.

«Google Календарь»

Отличный вариант, чтобы планировать встречи и мероприятия. Можно добавлять события, устанавливать напоминания и делиться календарем с другими людьми. Например, создать событие «Встреча с другом» и установить напоминание за день.

Что можно делать в приложении «Google Календарь»:

• Добавлять события и встречи с указанием времени и даты.
• Установить уведомления, чтобы не забыть о важных событиях.
• Настроить события, которые происходят регулярно, например еженедельно или ежемесячно.
• Делиться календарем с другими людьми — координировать встречи и планы.
• Синхронизировать приложение с другими сервисами Google, например с Gmail — чтобы создавать события прямо из писем на почте.

Для кого подходит. «Google Календарь» подходит для студентов, работников или семей. Удобно планировать дела, встречи и мероприятия.

Платформы. «Google Календарь» доступен на разных платформах:

• iOS,
• Android,
• Windows,
• macOS,
• Linux.

Можно использовать вместе с другими приложениями Google через любой браузер.

Цены. Полностью бесплатное приложение.

Рассмотрим преимущества и недостатки приложения.

Как пользоваться. Руководитель создает в «Google Календаре» новое событие «Встреча с клиентом», указывает время, добавляет описание и устанавливает напоминание за 30 минут до встречи, чтобы не опоздать. Делится своим календарем с другими сотрудниками — так коллеги будут знать, когда руководство свободно.

WEEEK

Приложение помогает планировать, организовывать задачи на неделю и следить за тем, что сделали, а что нет.

Особенности приложения WEEEK:

• Можно визуально спланировать неделю, создать список дел и события, которые нужно выполнить.
• Простой и интуитивно понятный интерфейс.
• Можно установить приоритеты для задач и задавать сроки, чтобы ничего не забыть.
• Система напоминает о предстоящих задачах и мероприятиях.

Для кого подходит. WEEEK подходит для студентов — помогает планировать учебный график, контрольные и домашние задания. Работающие специалисты управляют в программе рабочим списком задач на неделю. Фрилансеры планируют проекты и контролируют сроки выполнения.

Платформы. WEEEK доступно на разных платформах:

• iOS,
• Android,
• Windows,
• macOS.

Цены. Бесплатная версия: доступны базовые функции — до пяти человек в команде, до семи проектов по пять досок, до 100 документов в базе данных и до трех воронок в CRM.

Pro-версия дает безлимитный доступ к перечисленным функциям. Она стоит 399 ₽ за одного человека в месяц.

Рассмотрим преимущества и недостатки приложения.

Как пользоваться. У специалиста скопилось много дел на неделе: нужно сдать проект на работе, подготовить доклад для учебы и сходить на тренировку. Он открывает WEEEK, создает список дел на неделю, например: «Завершить проект», «Подготовить презентацию» и «Тренировка в среду». Потом устанавливает для каждой задачи приоритет и сроки. Программа будет напоминать об этих задачах, и можно легко отслеживать, что выполнено, а что нет.

Tiimo

Программа подходит для тех, кто предпочитает визуализацию. Например, планы на день здесь можно отметить цветными метками — выделить разными цветами задачи на утро, день и вечер.

Особенности приложения Tiimo:

• В программе есть цветные блоки и картинки для задач и событий. Это делает планирование простым и понятным.
• Можно устанавливать напоминания, чтобы не забыть важные дела.
• Пользователи настраивают программу под себя — можно добавлять картинки, выбирать цветовые схемы и многое другое.

Для кого подходит. Tiimo полезно для людей с особыми потребностями, например для детей с расстройством аутистического спектра или другими нарушениями, которым трудно что-то спланировать или организовать. Система подходит и родителям, которые хотят помочь детям научиться организовывать день.

Платформы. Tiimo доступно на разных платформах:

• iOS,
• Android,
• macOS,
• Windows.

Цены. Бесплатная версия дает доступ к базовым функциям — списку дел и таймеру фокусировки. Pro-версию можно бесплатно протестировать семь дней. В ней можно добавить виджеты и дополнительные инструменты планирования.

Рассмотрим преимущества и недостатки приложения.

Как пользоваться. Родители создают в Tiimo визуальный план на день для ребенка, у которого много школьных и внеклассных занятий. Каждое занятие обозначают цветным блоком, добавляют картинку с изображением книги — отмечают, что нужно сделать домашнее задание. Такая система поможет ребенку самостоятельно организовать день.

«Битрикс24»

Многофункциональная платформа, чтобы управлять бизнесом. Здесь есть инструменты для задач, проектов и времени.

Что можно делать в приложении «Битрикс24»:

• Создавать и распределять задачи между сотрудниками. Например, назначить задачу разработчику, установить сроки и добавить комментарии.
• Синхронизировать программу с личным календарем и видеть все запланированные мероприятия. Например, расписание встреч на неделю.
• Создавать проекты и добавлять задачи, сроки и ответственных.
• Вести отчеты по выполненным задачам и проектам — удобно для анализа продуктивности команды.
• Использовать внутренний чат и форумы, где сотрудники обсуждают проекты и делятся идеями.

Для кого подходит. Система больше подходит малому и среднему бизнесу, который хочет улучшить организацию работы. А еще командам, которые работают над проектами и которым нужно четко планировать и контролировать сроки, и людям, которым нужно вести учет своих задач и встреч.

Платформы. «Битрикс24» доступен на разных платформах:

• iOS,
• Android,
• Windows,
• macOS,
• Linux.

Цены. Бесплатная версия с дисковым объемом пять гигабайт. Есть доступ к календарю, доскам, базе знаний, CRM, онлайн-подписи.

Платная подписка стоит от 1750 ₽ до 9800 ₽ в зависимости от количества пользователей и объема дискового пространства. К бесплатным функциям в зависимости от цены добавляется возможность создать сайт, онлайн-магазин, подключить маркетинг, автоматизацию.

Рассмотрим преимущества и недостатки приложения.

Как пользоваться. Менеджер проекта создает в «Битрикс24» список дел: «Исследовать рынок», «Разработать прототип» и «Подготовить презентацию для инвесторов». Назначает ответственного по каждой задаче. Во внутреннем чате команда обсуждает проект и делится идеями. Менеджер отслеживает прогресс — видит, какие задачи выполнены и что еще остается сделать.

Самое важное о приложениях для эффективного тайм-менеджмента

• Приложение для планирования помогает структурировать дела, задачи и цели — упростить повседневную жизнь. Если использовать такие приложения, снизится уровень стресса, не будет забытых задач и можно почувствовать контроль над своим временем.
• Такие сервисы используют в личных целях и для работы в команде.
• В приложениях можно создавать списки дел, устанавливать напоминания, планировать встречи и следить за выполнением задач.
• При выборе приложения важно учитывать его функциональность, удобство, совместимость с устройствами, возможность синхронизации, отзывы и цену.
• В топ планировщиков задач входит Todoist — универсальный менеджер задач с приоритетами и проектами; «Google Календарь» — лучший календарь для планирования встреч, событий и синхронизации с другими сервисами Google; Any.do — сочетает списки дел с календарем, удобен для повседневного планирования; WEEEK — простое решение, чтобы распланировать неделю, подойдет студентам и фрилансерам; Tiimo — визуальный планировщик для пользователей с особыми потребностями; «Битрикс24» — многофункциональная платформа для бизнеса и команд.