Как использовать функцию автосумма в excel: пошаговое руководство

Excel — это универсальная программа, которая подходит как для личных дел пользователей, так и для сложных вычислений и расчетов крупных компаний. В электронных таблицах большое количество функций и формул, которые помогают сложные и долгие вычисления делать автоматически. В статье рассказываем, как вычислять сумму в Excel разными способами.

Для чего считать сумму в Excel

Расчет суммы — одна из базовых функций Excel, через которую пользователи начинают изучать работу электронных таблиц. Но даже эта простая функция помогает решать многие важные задачи, в том числе для бизнеса:

🟦 Контроль товаров
Excel помогает вычислить общее количество товаров и услуг, их совокупную стоимость.

🟦 Подсчет времени
Если для бизнеса важно учитывать количество задач и время, которое на них тратят сотрудники, с помощью суммирования это можно сделать в Excel.

🟦 Анализ данных
Расчет суммы в Excel полезен для анализа данных. Например, вы можете использовать эту функцию, чтобы подсчитать среднее значение или, например, значения двух переменных и определить коэффициент корреляции.

Excel — важный инструмент в работе аналитика данных. Электронные таблицы помогают визуально представлять информации, рассчитывать тенденции и закономерности.

Освойте профессию «Аналитик данных» в Skypro. На курсе вы научитесь отслеживать рыночные тренды, прогнозировать экономические показатели бизнеса и формулировать гипотезы для роста на основе данных.

🟦 Финансовый учет
Специалисты с помощью суммы в Excel рассчитывают доходы и расходы компании.

Как считать сумму в Excel

В Excel сумму столбцов или строк можно вычислить разными способами: арифметической формулой, функцией СУММ или автосуммой. Каждый из этих методов подходит для конкретных задач: нужно просто посчитать значение ячеек или сделать выборочные вычисления, посчитать значения из разных листов или с определенными условиями.

Арифметическая формула

Подходит, если нужно рассчитать значения чисел в конкретной группе ячеек. По формуле мы вручную выделяем нужные ячейки и получаем их сумму.

🟦 Плюсы метода

• Меньше ошибок при выборе диапазона, потому что выбираете ячейки вручную.
• Легко исправить любую ошибку: формула хорошо просматривается, поэтому недочет сразу будет заметен.
• Если мы пишем формулу вручную, ее можно разместить в любом месте в таблице или на другом листе файла.

🟦 Минусы

• Если диапазон большой, то процесс займет очень много времени.
• С этим способом нельзя устанавливать дополнительные условия и параметры.

Представим, что спортивный магазин создает таблицу с количеством товаров. Для отчетности нужно вычислить общее количество всех товаров. Для этого выбираем ячейку, где будут результаты расчета.

В эту ячейку ставим знак «=» и нажимаем на первую ячейку из диапазона, который нужно рассчитать. Адрес этой ячейки отобразится в формуле. Дальше через знак «+» нужно выделить и остальные значения.
Итоговая формула: = B2 + B3 + B4 + B5 + B6

Функция СУММ

Это одна из самых распространенных функций. С ее помощью можно складывать числа из разных ячеек, строк или столбцов.

Чтобы использовать функцию СУММ, нужно:

• Выделить ячейку, где будет находиться результат.
• Ввести формулу =СУММ и начать выделять ячейки, которые вы хотите сложить. Можно выделить несколько ячеек одновременно. Для этого можно удерживать клавишу Shift и с помощью клавиш со стрелками выделять другие ячейки. Или выбрать несмежные ячейки, удерживая клавишу Ctrl.
• Когда указали все нужные ячейки, закройте скобки и нажмите Enter.
• Например, если вы хотите сложить числа в ячейках A1, A2 и A3, ваша формула будет выглядеть так: =СУММ(A1:A3).

Преимущество этой функции в том, что можно выделять несколько диапазонов и пропускать ненужные ячейки.

Допустим, теперь спортивный магазин решил посчитать выручку за последние 12 месяцев. В таблице это будет выглядеть так:

Формула подойдет, если будем смотреть продажи за год в определенных категориях товаров.

Автосумма

С помощью функции можно быстро и легко подсчитать сумму чисел в выделенном диапазоне ячеек.

Чтобы использовать Автосумму, нужно:

• Выделить ячейки, которые хотите сложить.
• На вкладке «Формулы» в группе «Библиотека функций» или на вкладке «Главная» в группе «Редактирование» нажать кнопку «Автосумма».
• После этого Excel автоматически подсчитает сумму выделенных ячеек и покажет результат в следующей ячейке справа.

Снова вернемся к магазину, который посчитал сумму зарплат сотрудников за год.

Автосумма — очень удобный инструмент, особенно если нужно быстро подсчитать сумму нескольких чисел. Но если нужно сложить числа, которые находятся в разных местах на листе, или если вы хотите использовать Автосумму в сочетании с другими функциями, лучше использовать функцию «СУММ».

Еще один минус этой функции в том, что сумма показывается только справа от горизонтального диапазона.

Суммирование с условием

Если нужно рассчитать значения не всех ячеек в диапазоне, а только определенных, можно применить функцию СУММЕСЛИ. Эта функция помогает сложить значения, которые соответствуют указанному условию.

Как это работает:

• Введите формулу =СУММЕСЛИ(диапазон; критерий) в ячейку, где вы хотите видеть результат.
• «Диапазон» — это диапазон ячеек, в которых вы хотите проверить условие.
• «Критерий» — это условие, которое должно быть выполнено, чтобы включить ячейку в сумму. Это может быть текст, число или другая логическая проверка.
• Можно добавить «Диапазон_суммирования», если он отличается от исходного диапазона. То есть если нужно сложить значения не из всего диапазона, а только из некоторых ячеек.

Предположим, что теперь нашему магазину нужно посчитать сумму зарплат только тех сотрудников, у кого она более 39 000 ₽. Сначала нужно выбрать диапазон, в котором функция будет искать значения. В этом случае — это вся таблица. Затем указываем критерий: >39 000. Так как нам нужно суммировать значения всех ячеек, где число более 39 000, дополнительный диапазон суммирования указывать не нужно. В итоге получается такая формула:
=СУММЕСЛИ(B2 : F13; “>39000”)

Главное о суммировании в Excel

🟦 Суммирование — важная функция в Excel. Она помогает делать простые вычисления в нескольких ячейках и сложные операции с разными условиями и большими массивами данных.

🟦 С помощью суммирования можно решать задачи в разных областях — от товарного и финансового учета до расчета корреляции в анализе данных.

🟦 Есть разные способы посчитать сумму ячеек в Excel: арифметическое сложение ячеек, функция СУММ, функция автосумма и СУММЕСЛИ. Каждый из этих способов полезен для разных задач.