Как эффективно использовать канбан-доски для управления

Необязательно нанимать новых сотрудников и закупать более современное оборудование, чтобы улучшить и ускорить рабочие процессы. Достаточно сделать их прозрачными, и продуктивность команды возрастет.

Если команда новая и только собирается браться за проекты, важно выстроить и упорядочить все этапы работы.

В статье рассказываем, как решить обе задачи с помощью канбан-досок.

Поступите в онлайн-университет Skypro и освойте новую востребованную профессию, в которой уже давно используются системы канбан и многие другие инструменты для комфортной работы.

Например, на курсе «Графический дизайнер» вы научитесь делать баннеры и анимации, использовать нейросети, оформлять соцсети, создавать одностраничные сайты и разрабатывать визуальные стили.

Что такое канбан-доска

Канбан-доска — инструмент, который наглядно показывает:

1.  Из каких этапов состоит работа.
2.  Кто в команде за что отвечает.
3.  Сроки выполнения задач.
4.  Текущее состояние процессов.

Выглядит она как маркерная доска, которую разделили на смысловые столбцы и строки, а затем заполнили стикерами с задачами.

Пример: если бы собака и кот завели канбан-доску в Miro

Со временем доска и информация на ней меняются: добавляются новые задачи, убираются лишние. Сотрудники могут четко видеть все процессы, узкие и проблемные места, дефициты и профициты ресурсов.

Когда всё это становится очевидным, запускается механизм самосовершенствования. Сначала на индивидуальном, затем — на командном уровне. Растет продуктивность.

Пример

Небольшая частная компания по разработке сайтов состоит из шести человек: руководитель, менеджер, разработчик, копирайтер, дизайнер и верстальщик.

До перехода на систему канбан они тратили на один проект один-два месяца.

После перехода на систему члены команды обратили внимание, что больше всего времени уходит на добрифовку заказчика и согласование на всех этапах работы.

Дизайнер предложил создать для заказчиков универсальную подробную анкету «Какого результата ожидаю» и проводить только одну встречу-обсуждение уже по этой анкете.

Разработчик добавил, что нужно ввести ограничение на количество правок: не показывать заказчику сначала работу копирайтера, потом дизайнера, затем верстальщика, а сразу согласовывать черновик макета по смысловым акцентам, после — готовый макет, затем тестировать верстку. Так получится закончить работу в четыре этапа.

Новый подход сократил время на один проект до двух-трех недель и повысил пропускную способность команды. Выручка увеличилась вдвое.

Как можно использовать канбан-доски

Канбан-доски помогут спланировать работу, облегчить общение по задачам и сделать архив с легким поиском.

Использовать этот инструмент можно для личных, командных и кросс-командных задач, одного проекта или всех процессов компании.

Преимущества канбан-доски для командных задач:

✅ Команда может запланировать нагрузку индивидуально и без руководителя.
✅ Легко следить за объемом работы и передавать задачи более загруженных сотрудников свободным.
✅ Ускорятся поиски ответственных за задачи, чтобы их обсудить.

Преимущества канбан-доски для кросс-командных задач:

✅ Все сотрудники могут следить за актуальными статусами этапов работы в реальном времени.
✅ Легко находить узкие места в процессах — на каком этапе уходит слишком много ресурсов, а где срывают сроки из-за нехватки времени.
✅ Повышается эмпатия и экспертность сотрудников, потому что разные команды видят работу друг друга и начинают ее понимать.

Как начать работать с канбан-доской

Канбан-доска — гибкий инструмент, который можно применить и в компании с двадцатью тысячами сотрудников, и в команде из шести человек.

Пошаговый гайд для перехода на канбан-доску

1. Создать канбан-доску, которая будет отражать всю необходимую для работы информацию.
2. Провести обучение для команды: показать, как доска устроена, как она работает и с чем поможет каждому сотруднику.
3. Выбрать ответственного человека, который первое время будет помогать всем переходить на канбан-доску. Еще можно распределить такую помощь между несколькими людьми: младшими руководителями или всеми сотрудниками по очереди.
4. Переносить задачи на канбан-доску постепенно, не одним днем. Начинать тоже поэтапно: сначала руководители, потом младшие руководители, или сначала одна команда, потом другая.
5. Продвигать идею, что канбан-доска — инструмент для команды, а не для руководства. Приглашать смотреть на процессы, предлагать улучшения и находить решения для повторяющихся ситуаций, тормозящих весь процесс работы.
6. Собирать обратную связь об устройстве и функционале канбан-доски, чтобы подстраивать ее под актуальные потребности команды.

Работать с визуальными стилями может быть так же просто, как перейти на систему канбан — на курсе «Графический дизайнер» эксперты онлайн-университета Skypro обучат вас всем необходимым навыкам для старта в новой профессии. После курса получите диплом о профессиональной переподготовке.

5 лучших канбан-досок

Рассмотрим бесплатные, понятные и гибкие канбан-доски, которые легко получится освоить, даже если вы не из сферы IT.

1. Kaiten

   Многофункциональная доска, которую можно точно настроить, — лучше подойдет для работы с физическими объектами и личным присутствием сотрудников.

   Преимущество

   Карточками задач можно делиться с теми, кто не пользуется этой канбан-доской: прямой ссылкой или PDF-файлом.

   Недостаток

   Без руководства не разобраться, как в бесплатной версии всё настроить под себя, но у Kaiten для этого есть база знаний с максимально подробными инструкциями.

   

   Так будет выглядеть канбан-доска бабушки

2. YouGile

   Количество досок в бесплатной версии не ограничено, но только для команды до десяти человек.

   Преимущество

   Встроенный в каждую задачу чат — можно наблюдать за ходом работы, общением сотрудников или вести отдельные переписки по каждой задаче.

   Недостаток

   Не самая простая канбан-доска для старта. Нужно покопаться в интерфейсе, чтобы найти все функции. Смена языка, например, находится не в настройках, а в профиле на вкладке System appearance.

   

   А так выглядит канбан-доска паука

3. Yandex Tracker

   Можно добавить до двух тысяч задач на доску и пригласить до пяти пользователей бесплатно. Для знакомства с системой сразу показывает шаблоны досок, как и для чего их использовать. Затем запускает краткое руководство, чтобы продемонстрировать все функции.

   Преимущество

   Запрашивает подтверждение и комментарий, чтобы закрыть задачу. Это сократит количество ошибок в планировании.

   Недостаток

   Неудобные ограничения и интерфейс, который не ускоряет работу. Например, можно создавать задачи только в первой колонке. А если уйти с доски на другую вкладку, не сразу получится снова найти место с досками.

   

   Канбан-доска туриста

    

4. WEEEK

   Семь проектов по десять досок в бесплатной версии.

   Преимущество

   Интуитивно понятный интерфейс, подсказки для старта работы и чат поддержки — максимально простая канбан-доска.

   Недостаток

   Гибкость сервиса условная, выстроить качественную работу со сложными процессами не получится.

   

   Канбан-доска дракона

5. Miro

   Интерактивная доска со встроенными канбан-шаблонами без ограничений по количеству.

   Преимущество

   Можно настроить всё так, чтобы было удобно, и не подключать разработку.

   Недостаток

   Нет встроенных алгоритмов, которые забрали бы на себя часть ручной работы. Если переводить команду на систему канбан через Miro, понадобится ответственный, который будет регулярно взаимодействовать со всеми задачами, например чтобы составлять отчеты.

   

   Один из канбан-шаблонов Miro для самиздата

   Быстрый обзор и сравнение бесплатных версий всех досок без дополнительных настроек

Бонус. Специально для IT-команд

Лучшая канбан-доска — та, которую вы создали специально для себя с учетом потребностей команды. Без ограничений и багов сторонних сервисов.

Пример

Департамент крупной компании разработал свою систему канбан. Если в ней поменять статус задачи на «Готово», она сама уйдет в нужную колонку и запустит в обсуждение бота, который закончит коммуникацию по задаче: соберет обратную связь и загрузит ее в систему для отчета.

Для разработки своей канбан-доски можно использовать Django, DRF и Alpine.js.

Преимущество

Инструмент будет максимально подходить для ваших задач.

Недостаток

Разработка дорогая и долгая.

Визуализация тоже стоит дорого: сейчас средняя зарплата графического дизайнера — 65 000 ₽. С опытом она будет только расти.

Если записаться на курс онлайн-университета Skypro «Графический дизайнер», можно уже на этапе учебы получить опыт на реальных заказах и пополнить портфолио.

Как привить сотрудникам привычку пользоваться канбан-доской

Задача канбан-доски — сделать работу каждого сотрудника понятной для коллег и навести порядок в рабочих процессах. Расширять и улучшать такой инструмент можно до бесконечности — можно даже составлять отчеты о часах работы.

Важно сохранять баланс: инструмент должен быть простым для всех и не стать бюрократическим. Если такое случится, сотрудники не захотят переходить на него, поддерживать там порядок и совершенствовать процессы.

А главное — уделять достаточно времени и внимания подготовке команды, собирать встречи и показывать руками, как работают системы канбан и почему это удобно.

Главное о том, как эффективно использовать канбан-доски

🔸 Канбан-доска — это инструмент, который просто покажет сложные процессы, поможет найти узкие места и улучшить работу на всех этапах.
🔸 Использовать канбан-доски можно для личных, командных и кросс-командных задач.
🔸 Начать работу с канбан-доской помогут пять простых шагов: нужно создать доску, провести обучение команды, выбрать ответственного за порядок на доске, постепенно добавлять задачи и проекты на доску и собирать обратную связь, чтобы улучшать канбан-доску.
🔸 Для старта лучше всего подойдут пять канбан-досок: Kaiten, YouGile, Yandex Tracker, WEEEK и Miro.
🔸 Чтобы привить сотрудникам привычку пользоваться канбан-доской, достаточно качественно обучить их и показать, как прозрачная структура в работе экономит время и силы.