Эффективный тайм-менеджмент: советы и методы оптимизации

Иногда самое сложное в рабочих задачах и повседневных делах — найти для них время. Тайм-менеджмент помогает организовать рабочее и личное время так, чтобы выполнять дела и отдыхать без лишнего стресса. В статье рассказываем, как правильно распределять время и какие методы можно для этого использовать.

Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это навык, который помогает рационально управлять временем. Компания или отдельный человек используют разные техники и методы, чтобы структурировать рабочий или учебный процесс. А еще — выполнять как можно больше задач, избегать стресса от пропущенных дедлайнов и оставлять время для отдыха или хобби.

При таком подходе время — это ресурс, который можно использовать экономно и эффективно.

В XXI веке тайм-менеджмент становится особенно актуальным. Исследователь Н. С. Киселева пишет о том, что последние десятилетия поток информации многократно увеличивается, и обрабатывать ее становится сложнее. Большое количество развлекательных материалов отвлекает от учебы и работы и занимает много времени.

Тайм-менеджмент уже преподают в университетах и на специальных курсах. Пишут даже про новую профессию тайм-менеджера — специалиста, который распределяет время с помощью новых инструментов и методов.

Тайм-менеджмент — универсальный навык, который используют в бизнесе, образовании, домашних делах и увлечениях. Разные техники помогают достичь рабочих целей и избавиться от стресса из-за того, что времени не хватает, а задач очень много.

Почему тайм-менеджмент важен

Тайм-менеджмент помогает:

• Повысить эффективность
  С ним можно рационально использовать время — искать баланс между работой и отдыхом, тратить на сложные задачи больше сил и избегать потерь времени (когда человек не отдыхает и не работает).
• Снизить стресс и контролировать профессиональную и личную жизнь
  Стресс складывается из многих факторов: страх пропустить сроки и сделать работу некачественно, бессистемное переключение между задачами, ощущение потерянного времени, усталость. Стресс связан с ощущением, что человек не контролирует свою жизнь — дела появляются без особого порядка, работа занимает весь день.Тайм-менеджмент помогает распределить задачи и организовать распорядок дня, где у работы и отдыха будет свое время. Это поможет контролировать жизнь и решать, как проводить время.
• Достичь цели
  Во время проектной работы задачи нужно выполнять поэтапно и не откладывать на последние дни. Тайм-менеджмент помогает дисциплинировать себя, отслеживать прогресс и планировать шаги.

В профессии «Менеджер проектов» очень важно уметь строить поэтапную командную работу. На курсе в Skypro вы научитесь мотивировать команду и настраивать коммуникацию, собирать и обновлять портфель проектов.

Что мешает продуктивности

Сначала нужно определить, что замедляет рабочий или учебный процесс.

Вредные привычки

Вредные привычки влияют и на продуктивность. Они не только отнимают время, но и снижают эффективность работы — плохое самочувствие и настроение мешают учиться и работать.

Курение, вредная еда, недостаток сна влияют на скорость работы, на способность обрабатывать и усваивать новую информацию, решать творческие задачи.

Очень много времени занимают социальные сети. Проверять мессенджеры, почту и другие приложения — часто уже привычка. Это отвлекает от работы и не приносит положительных эмоций и полезной информации — человек не отдыхает, а рабочие задачи накапливаются.

С такой привычкой можно справиться с помощью разных программ. Они фиксируют время, которое вы проводите в разных приложениях, и могут ограничить доступ — на iPhone эта функция встроенная, а на Android можно скачать StayFree, Space. Это можно сделать и на компьютере. Например, с расширением Productivity Owl или c программой StayFocusd.

Отсутствие цели

В работе и в учебе важно представлять и понимать результат. Так все шаги будут осознанными и последовательными. Если человек не понимает, зачем он что-то делает, то сделать это эффективно — сложно. Зато легко потерять мотивацию, а без нее еще сложнее.

Четкая цель помогает расставить приоритеты — понять, какие задачи нужно выполнить сразу и на что особо обратить внимание.

Неспособность отказывать

Привычка соглашаться на любые дополнительные проекты и подработки быстро приводит к состоянию, когда времени не хватает даже на основные задачи.

Важно правильно оценить время и силы и понять, интересна и полезна ли задача — и потом уже соглашаться. Это относится к дополнительным поручениям от начальства и сторонним подработкам.

Еще важно уметь отказывать и самому себе — тайм-менеджмент помогает ставить посильные задачи, выделять время на отдых и развлечения. Новые хобби и подработки стоит соизмерять с ресурсами и уже принятыми обязательствами.

Основные принципы

Методов и техник для тайм-менеджмента очень много, но все они опираются на несколько навыков.

• Планировать
  Для любой задачи нужно определить, когда ее нужно сделать и сколько времени она займет.
• Разбивать большие задачи
  Большие проекты и задачи распределяем на управляемые части. Это поможет контролировать процесс и избегать перегруженности.
• Расставлять приоритеты
  Все задачи можно разделить по срочности, сложности и важности. Так получится составить их иерархию и определить, что нужно сделать в конкретный момент.
• Бороться с прокрастинацией
  Прокрастинация – одна из главных причин потери времени. Состояние, при котором человек подсознательно откладывает задачу, заменяет ее на другие дела. Нужно понять причину такого состояния: слишком сложная задача; неясен ее смысл, непонятно, с чего начать. Одна из частых причин прокрастинации — это усталость от рабочих задач.Сначала устраните причину — можно попросить помощи, отдать задачу другому сотруднику, отдохнуть. Важно прислушиваться к сигналам организма — сильную усталость не получится преодолеть, если винить и заставлять себя работать больше.
• Находить баланс между работой и отдыхом
  Выполнять обязанности и отдыхать физически и психологически получится, если правильно распределять профессиональное и личное время.
• Делегировать задачи и обращаться за помощью
  Нужно понимать сильные и слабые стороны своих коллег — передавать задачу тому, кто лучше с ней справится, и обращаться за помощью к специалистам. Кроме того, в команде ощущается поддержка — это позитивно влияет на рабочую атмосферу.

На фрилансе очень важно правильно выстроить рабочий процесс, самостоятельно определить сроки и этапы проекта. В Skypro можно освоить профессию «Веб-разработка для фриланса», работать удаленно по свободному графику и зарабатывать на своей организованности. На курсе вы научитесь создавать сайты на Tilda, делать лендинги для бизнеса и работать с Figma.

Техники тайм-менеджмента

Разные специалисты — от экономистов до политиков — разработали множество методов, которые помогают эффективнее организовывать время. Рассмотрим некоторые из них.

Матрица Эйзенхауэра

Президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века придумал матрицу, которая помогает распределять все задачи по четырем категориям. Это один из самых популярных способов приоритизации задач.

SMART

Это способ правильно определить цель. Каждая буква в названии — это критерий:

• S — Specific — конкретная.
• M — Measurable — измеримая.
• A — Achievable — достижимая.
• R — Relevant — значимая.
• T — Time bound — ограниченная во времени.

Например, компания ставит такую цель: разработать и запустить в течение трех месяцев новый продукт, который поможет увеличить долю рынка на 10% и создаст на нем конкурентное преимущество.

Хотя бы пять минут

Конечно, число пять можно заменить на любое другое. Если совсем не хочется делать задачу, надо заключить с собой сделку — поработать над ней хотя бы пять минут. Так человек ощущает, что он контролирует ситуацию и может остановиться в любой момент. Но за пять минут он втягивается в задачу и делает гораздо больше.

Съесть лягушку

Суть этого метода — выполнить самую неприятную и тяжелую задачу в начале рабочего дня. С утра у человека больше энергии, он еще не погрузился в другие задачи. А после трудного дела остальные будут казаться проще.

Техника Pomodoro

Придумал технику Франческо Чирилло, который засекал время на таймере в виде помидора. Суть в том, что рабочий процесс делится на отрезки по 30 минут — 25 минут работать и пять отдыхать. После каждого четвертого повтора — большой перерыв в 30 минут.

Концентрация на одной задаче

Многозадачность в интеллектуальном труде негативно влияет на когнитивные способности, согласно исследованию ученых из Стэнфорда.
Суть в том, что люди, которые регулярно воспринимают информацию из разных источников одновременно (читают, слушают музыку и разговаривают по телефону), хуже переключаются между задачами и запоминают новую информацию. У тех, кто привык фокусироваться на одной задаче, этот навык лучше развит.

Как освоить тайм-менеджмент

За один день освоить тайм-менеджмент невозможно — нужна дисциплина и регулярные практики. Несколько советов, которые помогут освоить тайм-менеджмент.

• Определите свои цели и приоритеты в учебе или работе — так вы правильно распределите время и направите силы.
• Изучите, как сейчас вы используете время. Например, ведите дневник и отмечайте, сколько времени потратили на задачи и где потеряли время.
• Разбейте большие задачи на маленькие — по каждой крупной задаче составьте план и распишите конкретные действия.
• Создайте план действий — подумайте, какие методы тайм-менеджмента будете использовать, какие навыки стоит потренировать.
• Используйте инструменты тайм-менеджмента, например: календари, списки дел, трекеры времени.
• Регулярно проверяйте свой прогресс и корректируйте стратегию.
• Отдыхайте от тайм-менеджмента — не нужно с первого дня ставить строгие правила и составлять очень интенсивное расписание. Иногда можно тратить время на то, чтобы посмотреть сериал или послушать музыку.

Главное

• Тайм-менеджмент — это набор техник и принципов, который помогает организовывать рабочее и личное время.
• В современных условиях тайм-менеджмент становится всё более актуальным — информации больше и больше, а обрабатывать ее и выделять важное — сложнее и сложнее.
• Тайм-менеджмент поможет сдать работу в срок, избавиться от стресса и вернуть контроль над своей жизнью.
• Есть множество методов тайм-менеджмента — они помогают выстраивать распорядок дня, эффективно выполнять рабочие задачи и отдыхать.