Грамотное планирование — один из главных секретов успешного решения любой задачи. Диаграмма Ганта может стать удобным инструментом для этой цели. Главное — понять, как ей пользоваться, в чём сильные и слабые стороны, а еще — как начать использовать ее в команде. Подробнее об этом — в статье.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это вид графика, с помощью которого можно визуализировать планирование проектов. Этот инструмент помогает командам следить за прогрессом, распределять ресурсы и управлять временными рамками.
Диаграмма Ганта состоит из двух осей: вертикальной и горизонтальной. По вертикали располагаются этапы проекта или задачи, а по горизонтали — время. На пересечении осей изображают сроки в виде полосы. Ее длина соотносится со временем, за которое нужно ее завершить. Горизонтальная ось может означать разные временные интервалы: дни, недели, месяцы.
Диаграмма Ганта показывает все задачи проекта и их продолжительность, время над каждой задачей, исполнителей и способы объединения задач.
Зачем нужна диаграмма Ганта
Без диаграммы Ганта командам было бы сложнее выстраивать процессы. Рассказываем, с чем поможет этот график.
Визуализация
Диаграмма Ганта дает наглядное представление всего плана проекта. Так команда лучше понимает, какие задачи нужно выполнить и в какой последовательности.
Отслеживание прогресса
Команда может легко отслеживать выполнение задач — следить, какие этапы уже завершили, а какие еще предстоит выполнить. Это помогает пресекать задержки и грамотно управлять временем.
Распределение ресурсов
С помощью диаграммы Ганта проще понять, какие нужны ресурсы — люди, оборудование или бюджет — на разных этапах проекта. Это помогает команде более эффективно планировать работу.
Своевременное завершение задач
Задачи на диаграмме могут быть связаны между собой, поэтому команде легко определить, какие из них нужно завершить перед началом других. Это помогает управлять последовательностью выполнения работ.
Коммуникация в команде
Все члены команды могут использовать диаграмму Ганта, чтобы лучше понимать общее направление проекта и свою роль в нём.
Принятие решений
Отслеживание прогресса и идентификация возможных задержек помогают команде быстро реагировать на изменения и принимать решения по оптимизации процессов.
Умение планировать пригодится не только менеджерам, но и другим специалистам. Среди них интернет-маркетолог — тот, кто помогает компании продвигать товары и услуги через рекламу в интернете. Сейчас это одна из самых востребованных профессий на рынке: всё потому, что без маркетинга компания не сможет долго удержаться на плаву.
В онлайн-университете Skypro на курсе «Интернет-маркетолог» вы можете с нуля научиться составлять маркетинговую стратегию, настраивать рекламу, управлять метриками и освоить нужные для работы инструменты.
Где чаще всего применяют диаграмму Ганта
Считается, что диаграмму Ганта чаще всего используют проектные менеджеры в сфере IT. Но на самом деле не только они.
Диаграмма Ганта одинаково удобна для разных специалистов, которым важно отслеживать статус задач. Это могут быть как исполнители, так и стейкхолдеры — ответственные лица, которые ставят задачи исполнителям. Маркетологи, аналитики, продуктовые и проектные менеджеры, владельцы продукта, топ-менеджеры и руководители — диаграмма Ганта пригодится всем.
При этом диаграмму Ганта часто используют не только в IT, но и в других отраслях и сферах: розничная торговля, маркетинг, финансы, здравоохранение, строительство, образование, телекоммуникация.
Что касается моделей планирования, диаграмма Ганта хорошо сочетается с методологиями Waterfall и Agile. Расскажем подробнее про каждую.
Waterfall
Waterfall — это традиционный метод управления проектами, где выполнение задач построено на линейной последовательности. Каждая фаза проекта начинается только после завершения предыдущей. Основные фазы Waterfall: определение требований, проектирование, реализация, тестирование и сопровождение.
На этапе определения требований диаграмма Ганта помогает визуализировать временные рамки этапов проекта и распределить задачи между исполнителями.
Agile
Agile — это гибкая методология управления проектами. Она ориентирована на адаптивность, коллективную работу и быстрое реагирование на изменения. В отличие от Waterfall, Agile предлагает итеративный подход к разработке, где работа разбивается на короткие циклы — итерации, которые вместе образуют спринты.
В agile-проектах диаграмму Ганта используют для отслеживания итераций и обозначения спринтов. Например, ее применяют, чтобы создавать графики: каждый столбец представляет один спринт, а строки отражают задачи, которые нужно выполнить в течение спринта.
Еще диаграмма Ганта помогает визуализировать бэклог — список задач разной приоритетности. Команды могут отслеживать, какие задачи входят в следующий релиз и какие требования находятся в бэклоге.
В онлайн-университете Skypro на курсе «Интернет-маркетолог» вы научитесь работать с основными инструментами: Google Analytics, Яндекс Директ, VK Ads и другими. За семь месяцев узнаете, как проводить исследования продукта, привлекать клиентов, работать с маркетинговым бюджетом, настраивать таргетированную рекламу и создавать креативы.
Преимущества и недостатки диаграммы Ганта
Как у любого инструмента, у диаграммы Ганта есть свои плюсы и минусы.
Преимущества
🟢 Наглядность — план проекта прост и понятен.
🟢 Простота использования — диаграммой могут пользоваться специалисты, которые далеки от управления проектами.
🟢 Контроль задач — можно оперативно реагировать на изменения и трудности в процессе.
🟢 Отслеживание сроков в режиме реального времени — можно отследить хронологию проекта.
🟢 Синхронизация специалистов — все участники в одном контексте.
Недостатки
🔵 Неудобство для крупных проектов — создание диаграммы может занять много времени.
🔵 Отсутствие гибкости — если по ходу проекта добавлять новые задачи, это может запутать участников и сильно сместить сроки. Нужно сразу продумывать план задач и сроки.
🔵 Сложности с офлайном — члены команды могут несвоевременно обновлять статус работы, что создает путаницу.
Как построить диаграмму Ганта
Рассказываем об основных принципах, которые помогут создать диаграмму Ганта, а затем о том, как ее построить в разных программах.
Диаграмма Ганта за 4 шага
Создать диаграмму Ганта быстро и легко. Для этого нужно следовать простому алгоритму.
Выбрать инструмент для диаграммы
Это может быть программа для управления проектами, например Microsoft Project, Trello, Asana, Битрикс24 или специальные онлайн-сервисы — GanttPRO. Еще удобно строить диаграмму в Excel и Google Spreadsheets.
Определить задачи и этапы проекта
Сначала определите все задачи и этапы вашего проекта. Разбейте проект на более мелкие подзадачи, чтобы можно было легко их отслеживать. Еще нужно отметить, после каких задач можно приступать к другим. Например, после того как автор написал статью, ее проверяет редактор. Чтобы отобразить эту взаимосвязь, используют стрелки.
Определить временные рамки
Оцените, сколько времени потребуется, чтобы выполнить каждую задачу. Укажите начальную и конечную даты для каждой. На этом этапе можно обозначить контрольные точки для больших частей работы — они называются вехами. Например, на диаграмме Ганта можно обозначить четыре статьи — и по каждой нужно указать вехи. А задача «написать статью» будет включать разные подзадачи, для каждой тоже нужно указать свои временные рамки.
Добавить детали и обновлять
Выберите ответственных за выполнение задач. Укажите любую другую информацию, которая может быть важной для проекта. Регулярно обновляйте диаграмму с учетом изменений в проекте и прогресса выполнения задач.
Получить профессию, которая будет актуальна десятилетиями, — задача непростая, но реальная. Особенно если освоить навыки в онлайн-университете Skypro. После курса «Интернет-маркетолог» вы не только получите диплом о профпереподготовке, но и обретете реальные навыки специалиста.
Вы сможете научиться всему с нуля и после учебы найти работу по новой профессии. Центр карьеры в этом поможет: здесь расскажут, как составлять резюме и проходить собеседования, чтобы вас взяли на работу.
Диаграмма Ганта в Google Spreadsheets
Гугл-таблицы — один из самых простых способов работать с диаграммой Ганта. В отличие от Excel здесь можно делиться прогрессом в режиме реального времени, при этом все изменения сохраняются автоматически.
Чтобы создать диаграмму, можно воспользоваться шаблонами или создать свой.
Готовый шаблон удобен тем, что его можно настроить для себя: вписать задачи, обозначить имена исполнителей и добавить сроки.
Диаграмма Ганта в GanttPRO
Инструмент посложнее, чем гугл-таблицы, но не менее эффективный.
Для начала нужно зарегистрироваться на GanttPRO — войти можно по электронной почте или через соцсети. После регистрации создаем новый проект: даем название, настраиваем рабочую неделю и часы и при необходимости импортируем файлы в форматах .xlsx, .csv, .mpp или проекты из Jira.
Дальше откроется сама диаграмма Ганта. Настройте ее для себя — всё интуитивно понятно.
3 совета, как внедрить диаграмму Ганта в своей команде
Новые методики не всегда быстро приживаются в команде: кто-то не понимает пользу инструмента, другой — не знает, как правильно им пользоваться. Вот как облегчить этот процесс.
Объяснить преимущества
Команде нужно дать понять, что диаграмма Ганта упростит жизнь, а не усложнит ее.
Объясните, как этот инструмент поможет визуализировать план проекта, отслеживать прогресс, управлять ресурсами и делать работу прозрачнее.
Обучить основам
Можно провести встречу, на которой обучить членов команды пользоваться диаграммой Ганта. Будьте открыты к диалогу: пусть специалисты предлагают свои идеи по работе с инструментом. Это улучшит понимание проекта и повысит уровень вовлеченности команды.
Определить ответственность
Уточните, кто будет отвечать за обновление и поддержание диаграммы Ганта в процессе проекта. Это может быть ответственность проектного менеджера или другого члена команды. Регулярные обновления важны для актуальности информации на диаграмме.
Главное о диаграмме Ганта
🔵 Диаграмма Ганта — это графический инструмент, который помогает визуализировать планы проекта. Он объединяет вертикальную ось с этапами проекта и горизонтальную — с временными интервалами. С диаграммой можно визуально представить задачи и их продолжительность, а еще распределить время и ресурсы.
🔵 Диаграмму Ганта широко применяют в разных сферах: в IT, маркетинге, финансах, здравоохранении, строительстве, образовании и других. Она полезна для разных специалистов — как исполнителей, так и стейкхолдеров. В методологии Waterfall диаграмма Ганта помогает визуализировать временные рамки и распределять задачи, а в Agile ее используют, чтобы отслеживать итерации и спринты, а еще визуализировать бэклог.
🔵 Преимущества диаграммы Ганта: наглядность, простота использования, оперативный контроль задач, отслеживание сроков в режиме реального времени и синхронизация участников проекта. Но есть и недостатки: неудобство для крупных проектов, ограниченная гибкость при добавлении новых задач и сложности с работой офлайн.
🔵 Чтобы создать диаграмму Ганта, можно использовать разные инструменты: Microsoft Project, Trello, Asana, GanttPRO, Google Spreadsheets.
Добавить комментарий