Что такое Trello и как им пользоваться

Trello подойдет малому бизнесу, стартапам и фрилансерам с небольшими проектами. Рассказываем, как работает сервис, для каких задач подходит и какие ограничения есть в 2025 году.

Кому Trello подойдет для работы

Использовать Trello лучше для небольших проектов. Вести дела большой корпорации в ней не получится. Вот кому подойдет сервис.

• Малому бизнесу и стартапам, которым не нужны узкоспециализированные инструменты. Тем, кто занимается разработкой проектов пошагово.
  Для чего: упорядочивать идеи и задачи, расставлять между ними приоритеты — что сделать в первую очередь, а что может подождать. Для каждого клиента создавать карточку с контактами, заметками, историей и статусом.
• Фрилансерам.
  Для чего: чтобы распределять и контролировать заказы, планировать личное время и как обычный To-Do-лист.

А еще Trello пригодится графическому дизайнеру, выучиться на которого можно на курсе Skypro. Там опытные преподаватели научат создавать дизайн сайтов, лендингов, рекламных баннеров и полиграфии. А еще помогут оформить портфолио, создать профиль на биржах фриланса и найти первых заказчиков.

Trello доска не подходит крупным компаниям с масштабными проектами, потому что задач много и со временем в них станет трудно ориентироваться. Еще таким организациям часто нужны специальные нишевые инструменты.

Пример доски в Trello

Преимущества Trello

Как у любого инструмента, у Trello есть преимущества, благодаря которым сервис и выбирают пользователи.

• Интеграции. Например, если интегрировать Trello с сайтом на Tilda, заявки из форм автоматически попадут на доски Trello. И там уже руководитель распределяет их между менеджерами, меняет статус — «В работе», «Закрыта», «Отвалилась», перемещает между досками.
  

  Интеграции в Trello

• Интегрируйте необходимые программы: Github, Slack, MailChimp, Zapier, Draw.io, Giphy, Dropbox, Evernote, Google Drive, Intercom, Microsoft OneDrive. О всех программах узнаете в разделе Улучшения для Трелло.
  Простота. Чтобы начать работу в Trello, не нужно читать документацию или перенастраивать интерфейс под проект. Доски, карточки и описания к ним можно создать за несколько кликов. Рабочее пространство интуитивно понятно.
• Облачное хранилище данных. Подключайтесь к задачам с мобильного устройства или компьютера в любой точке мира через учетную запись. Даже если ваше устройство сломается, данные останутся в безопасности и не потеряются.
• Бесплатная версия не ограничена по времени. Включает не более 10 досок и 250 выполнений команд в месяц, неограниченное количество улучшений, хранилище файлов до 10 МБ, двухфакторную аутентификацию, пользовательские фоны и стикеры.
• Кроссплатформенность. Trello работает в Chrome, Firefox, Safari и Edge. Для смартфона на Android или IOS есть приложение.

Трелло предлагает пользователям 4 тарифа

Недостатки Trello

Недостатки тоже есть. Вот на что лучше обратить внимание перед тем, как внедрять инструмент.

• У Trello ограниченные возможности аналитики. У сервиса нет встроенных отчетов или диаграмм по задачам и времени — для этого нужно использовать сторонние плагины или интеграции.
• Неудобно масштабировать для сложных проектов. Когда Trello-задач становится слишком много, доска быстро превращается в хаос. Без четкой структуры и автоматизаций Trello теряет управляемость.
• Ограниченная автоматизация в бесплатной версии. Функции автоматизации через Butler сильно урезаны в бесплатном тарифе, а на платных — доступны только в рамках лимитов.

Примеры использования

Trello – гибкий инструмент, и его можно использовать и в личных целях, и для работы. Для этого есть специальные доски, так что даже не придется что-то придумывать.

• Использовать как личный планировщик. Подходит, чтобы вести личный или рабочий список дел, отслеживать привычки, планы или продуктивность на день, неделю или год. Пользователям доступны шаблоны: используйте их в готовом виде или настройте под себя.
  

  Личный планировщик в Trello

• Вести список дел. Функции Trello используют как ежедневник. Распределите дела по колонкам, например: рабочие, семейные, личные. Выставите сроки выполнения и цветовые метки, которые укажут на приоритет задачи.
• Управлять мероприятиями. В этом случае в Trello распределяют задачи и контролируют, как работают менеджеры, маркетологи, рекламщики и остальные сотрудники. Создайте доску, укажите исполнителей и их задачи, установите дедлайны.
  

  Шаблон: Conference Planning

• Подстроить под контент-план. Запланируйте публикации на неделю, месяц, квартал или год. Используйте колонки смешанного типа: по виду задач — «Написание», «Редактура», «Иллюстрации», по статусу — «Готово к публикации», «Опубликовано». Цветовыми метками обозначайте тип контента — статья, пост, видеообзор, подкаст.
  Этим удобно пользоваться маркетологам и контент-менеджерам. А вот составить контент-план поможет четкая маркетинговая стратегия.
  

  Научиться разрабатывать ее, проводить анализ конкурентов и рынка можно на курсе Skypro «Полное погружение в маркетинг». Под руководством опытных наставников изучите необходимую теорию и попрактикуетесь на реальных бизнес-задачах. Соберете портфолио в процессе обучения, а специалисты центра карьеры помогут быстрее найти новую работу.

  

  Шаблон: Editorial Calendar

• Вести баг-трекер. Это доска с колонками: «Входящие», «Несрочные баги», «Срочные баги», «В процессе», «Блокирующие баги», «Тестируется» и «Исправлено».
  

  Шаблон: Bug Reports

  Техническая поддержка будет управлять карточками — перемещать их между колонками, а сотрудники, которым нужна информация о ходе работы, — следить за процессом исправления багов.

• Мониторить проблемы в бизнес-процессах. Создайте доску с описаниями проблем в проекте. Участники доски регулярно будут заносить проблемы и оставлять комментарии, почему они возникли.
• Использовать как аналог CRM-системы. Trello подойдет небольшому отделу продаж для того, чтобы собирать данные о клиентах в карточках. И перемещать их между колонками, которые обозначают этап сделки.
  

  Шаблон: CRM Pipeline

• Подбирать персонал. Руководители создают на доске карточки с описанием, какой сотрудник им нужен. Дальше HR-менеджер переносит карточку в колонку и актуализирует статус задачи. Например, кандидата нашли, поиск еще идет, поиск приостановлен, вакансия не актуальна.
  

  Шаблон: Recruiting Pipeline

• Адаптировать новых сотрудников. Новичкам нужно познакомиться с распорядком рабочего дня, рабочими процессами, изучить правила и инструкции. Для этого разделите адаптацию на этапы, оставляйте задания разной сложности и контролируйте их выполнение с Трелло.
• Вести стратегическое планирование. В планировании рекламной, маркетинговой или бизнес-стратегии участвуют руководители, директора, инвесторы. Перенесите стратегию на доску Trello, чтобы уменьшить количество совещаний и встреч
  

  Шаблон: Development Roadmap

Как зарегистрироваться в Trello

Зарегистрироваться в Trello легко — справится даже тот, кто делает это впервые. Сервис подходит для любых почтовых адресов, в том числе на домене .ru.

Достаточно зайти на официальный сайт trello.com, ввести свой имейл в форму регистрации и подтвердить его с помощью кода, который придет на почту. Затем останется придумать пароль — и всё, можно начинать работать.

А вот оплатить сервис с российской карты не выйдет. Нужно или использовать бесплатную версию, или искать способ обойти ограничения.

Регистрация в Trello

Как пользоваться Trello

Изучим структуру приложения и его инструменты.

Доска

Проекты в Trello создают на досках. В них и работают.

Доски в Trello

Каждая доска содержит несколько списков и набор задач в виде карточек.

Списки и карточки

Возьмите готовый шаблон или настройте интерфейс с нуля, чтобы создать доску.

Доски различаются по видимости — доступу, который имеют сотрудники на просмотр и внесение изменений в карточки и списки. По видимости доски разделяются на:

• Приватные. Просматривают и вносят изменения только те, кому дали доступ.
• Командные. Закрыты ото всех, кроме группы людей (в настройках обозначается как «команда»). Они смогут изменить карточки, списки и саму доску.
• Доска организации. Это платные доски. Они такие же, как командные, но имеют больше инструментов и функций.
• Публичные. Доступ к просмотру есть у всех, но к редактированию — только у пользователей с доступом на изменения.

В правом верхнем углу экрана нажмите «Меню», чтобы настроить доску.

«Меню» в Trello

В появившемся окне:

1. Измените описание доски и фон.
2. Настройте карточки.
3. Добавьте стикеры, улучшения.
4. Закройте доступ от сотрудников, которые не имеют отношения к проекту.

Интерфейс «Меню» в Trello

Список

Списки — это область на доске с карточками. Карточки с задачами по мере готовности перемещают между списками слева направо. Любую карточку можно вернуть в предыдущий список.

Перемещение карточек в столбцах

Карточка

Карточки — это задачи. Они выполняют роль стикера с напоминанием на обычной магнитной доске. Прикрепляйте к ним ссылки, ставьте метки, прикладывайте изображения, оставляйте комментарии внутри них и передвигайте с доски на доску.

Карточки в столбцах в Trello

Добавьте к карточкам участников. Когда карточку перенесут или добавят комментарий, все участники получат уведомление на почту.

Добавляем участников к карточке

Дедлайны

Если задачу надо выполнить к определенной дате, поставьте ее в карточке и установите напоминание. При приближении дедлайна время в карточке начнет подсвечиваться желтым цветом и участникам придут уведомления.

Устанавливаем дедлайн

Вложения

Прикрепляйте к карточкам любой файл с компьютера, любого устройства или из облака.

Добавляем вложение в карточку

Шеринг

Это возможность поделиться карточкой с другими через HTML-код, ссылку или имейл.

Делимся карточкой

Метки

Это цветные маркеры, которые помогают ориентироваться среди карточек. Например, метками подсвечивают статус задачи или факт оплаты. Во время установки метке присваивают название. Есть режим для дальтоников.

Добавляем метки

Как можно настроить Trello под свои задачи

Создайте доску для проекта и разбейте ее на списки, например: «Задачи», «В работе», «Готово». Добавляйте карточки, прикрепляйте файлы, ставьте сроки и метки. Можно выбрать шаблон под профессию, например: для рекрутинга, контент-плана или трекинга багов.

Используйте автоматизацию, чтобы экономить время, и подключайте нужные интеграции — календарь, Slack и другие.

Синтаксис Trello

Приложение использует синтаксис markdown. Он оформляет текст в карточках определенным образом.

• Заголовок. Ставьте значок # — заголовок выделится среди остального текста. Один # означает заголовок первого уровня, ## — второго. Чем больше хештегов, тем меньше будет шрифт заголовка.
  

  Добавляем заголовки

• Шрифты. Перед текстом поставьте символы * или _:, чтобы сделать шрифт курсивом, жирным или жирным курсивом.
  *Курсив* или _Курсив_.
  **Жирный текст** или __Жирный текст__
  ***Жирный курсив***
• Разделительная линия. Отделяет не только абзацы и текст, но и карточки друг от друга. Создайте новую карточку и вместо названия наберите три коротких тире.
  

  Добавляем разделительную линию

• Зачеркнутый текст. С каждой стороны от текста разместите два символа ~. И вот что получится:

Зачеркнутый текст

Пройдите обучение с нуля и с гарантией новой работы в онлайн-университете Skypro. В программах курсов — только актуальная информация и навыки, которые ценятся работодателями. Все гарантии честно прописаны в договоре. Средняя зарплата выпускников — 72 000 ₽, а специалисты центра карьеры будут сопровождать до тех пор, пока вы не найдете работу по новой профессии.

Trello в России в 2025 году

С 2023 года Trello ограничил работу с пользователями из России: аккаунты отключают, доступ к личным доскам — только со специальными сервисами. Публичные доски пока открыты, но работать полноценно уже не получится.

Рынок адаптировался, уже есть альтернативы. Например, «Битрикс24», «Яндекс.Трекер» или Kaiten. Эти сервисы предлагают похожий функционал и работают в России.

Главное о Trello

• Trello — это облачная программа для управления проектами. Она напоминает обычную магнитную доску со стикерами, на которых пишут, какие задачи надо взять в работу, какие уже выполняются, а какие — готовы.
• У сервиса есть две версии: десктопная и мобильная.
• Trello используют компании и обычные пользователи, чтобы планировать дела на день, неделю или год подобно to-do-листу.
• Trello состоит из досок, списков и карточек. Доска — это область одного проекта. Списки — группы схожих задач, а карточки — сами задачи.
• Основные преимущества Trello — доступность, простой и удобный интерфейс, интеграции.