Любому бизнесу нужно создавать отчеты. Собрать данные не слишком трудозатратно, а разобраться в них — сложнее. Важно преподнести информацию наглядно: визуализировать ее с помощью понятных таблиц, графиков и диаграмм. Тогда проанализировать данные будет намного проще. Один из инструментов для создания отчетов — Microsoft Power BI.
Что такое Microsoft Power BI и зачем он нужен
Power BI — это комплексный облачный продукт для бизнес-анализа от Microsoft. Программа уже несколько лет лидирует на рынке систем бизнес-аналитики. Она позволяет подключать, редактировать и анализировать данные из более чем 70 источников. Например, из Excel, баз данных SQL, TXT- и CSV-файлов. С помощью Microsoft Power BI обрабатывают данные и приводят их в удобный вид с единой моделью. Если в компании используют нестандартные метрики, их тоже можно задать в программе Power BI.
Одно из ключевых преимуществ Power BI — удобные инструменты для создания понятных и графически привлекательных отчетов. Для этого в Power BI есть широкий инструментарий с гибкой системой настроек: карточки, таблицы, гистограммы и диаграммы. Результаты из Power BI можно сохранить в облачном сервисе и дорабатывать вместе с другими пользователями.
Кому подойдет
В первую очередь Power BI полезен бизнес-аналитикам. Они оценивают состояние бизнес-процессов, строят гипотезы, делают прогнозы, помогают ставить цели. При этом для работы в Power BI необязательно владеть узкоспециальными навыками — например, писать SQL-запросы, скрипты или профессионально разбираться в базах данных. Эти навыки понадобятся для создания сложных отчетов с множеством данных, но для простых отчетов достаточно уметь пользоваться Excel.
С помощью Power BI:
- маркетолог отследит эффективность и прибыльность разных каналов продаж;
- специалисты по продажам проанализируют отчеты коллег;
- руководители быстро получат отчеты благодаря информационной панели, которая работает в режиме реального времени. Они доступны для просмотра в веб-версии и через приложение Power BI.
Если хотите анализировать сложные данные, стать продвинутым пользователем Excel, научиться работать с SQL и Power BI, пройдите курс «Аналитик данных». Освоите профессию с нуля, даже если совсем нет опыта в IT.
Инструменты для работы
Power BI состоит из трех интегрированных сервисов со своими интерфейсами.
Power Query
Нужен, чтобы:
- напрямую подключаться к данным в различных источниках;
- очищать данные и преобразовывать их;
- выгружать подготовленные данные на лист, в сводную таблицу или добавлять в модель данных Excel.
То есть это редактор запросов, который загружает, преобразовывает и очищает данные.
Power Pivot
Это надстройка Excel для работы с табличными данными в Power BI. Она нужна, чтобы работать с большим объемом информации. Представьте таблицу в 10 тысяч строк или больше и с множеством формул внутри — пользоваться ею непросто. Чтобы работа с таким объемом стала возможна, подключают надстройку.
С помощью первого сервиса получают данные, а второй поможет добавить дополнительные сведения. Например, создать связи между таблицами или ключевые показатели, упорядочить поля в иерархии.
Power View
Это инструмент для визуализации данных в Power BI. С его помощью создают понятные диаграммы, графики и ряд других визуальных элементов.
Еще пригодятся DAX-формулы. Эти формулы Microsoft разработала и внедрила в свои продукты. Все, кто хоть раз работал в Excel, сталкивались с ними. С их помощью можно настраивать вычисления так, чтобы при изменении данных показатели в отчете пересчитывались автоматически.
Работать со всеми этими сервисами учат на курсе «Аналитик данных» в онлайн-университете Skypro. Опытные преподаватели, которые пользуются этими инструментами в работе, дают студентам практические навыки. Объясняют всё просто и доступно, а еще делятся личными лайфхаками.
Как обеспечивается безопасность
В Power BI размещают важнейшие для компании аналитические данные, и для работы с ними обычно подключают ряд специалистов. Поэтому важно свести к нулю несанкционированное использование информации, ограничить доступ к отчетам.
Для этого разработчики Power BI используют специальные кластеры для проверки подлинности клиента. Хранить массив данных из разных источников и управлять ими помогают два специализированных репозитория. Подробнее о безопасности Power BI читайте в техническом документе продукта.
Как настроить учетную запись и пользоваться программой
Microsoft Power BI скачивают из официального магазина Microsoft или работают в веб-версии. Для этого нужно завести новый аккаунт. Сделать это с личной почты не получится, работать можно только с корпоративной.
Простой сценарий работы в Power BI:
- подключиться к источнику и собрать нужные данные;
- преобразовать и назначить связи, например связать несколько таблиц между собой;
- собрать данные в понятный отчет с графиками и диаграммами.
Чтобы добавить данные, нажмите «Получить данные» во вкладке «Главное».
Выберите подходящий источник или нажмите на строку «Другое». Откроется окно с более широким выбором источников.
После того как выбрали нужный источник, либо сразу загрузите данные, либо сначала отредактируйте. В этом поможет редактор Power Query, интерфейс которого похож на интерфейс Excel. В нём можно упорядочивать данные, приводить их к единому виду, объединять или разъединять, удалять лишнее. Когда внесете изменения, нажмите «Закрыть и применить».
Еще можно добавить дополнительные данные или дополнить существующие в соответствующей вкладке. Здесь пригодится знание DAX-формул: все данные вводятся через строку формул.
После загрузки можно настраивать связь между ними и визуализацию. Для этого выберите тип данных во вкладке «Поля» в окне справа и тип визуализации в соответствующей вкладке.
Настройки у связей и визуализации очень гибкие, но это поможет научиться приводить отчет к удобному виду. Когда отчет будет готов, нажмите «Опубликовать».
Как начать работу с Power BI
Чтобы эффективно использовать Power BI в своем бизнесе, необходимо начать с установки Power BI Desktop. Этот инструмент позволяет работать с данными из разных источников и создавать визуальные элементы для их анализа. Загрузите Power BI Desktop с официального сайта Microsoft и установите его на свой компьютер.
После установки Power BI Desktop можете подключаться к разным источникам данных. Power BI поддерживает много форматов: Excel, CSV, базы данных SQL и даже веб-сервисы. Если использовать Power Query в Power BI, можно объединить данные из разных источников и преобразовать их в удобный формат для анализа.
Power Query — это мощный инструмент, который встроен в Power BI и позволяет очищать, преобразовывать и объединять данные. С его помощью вы можете избавиться от ненужных столбцов, изменить типы данных и создать вычисляемые столбцы. Это особенно полезно, когда работаете с данными, которые получены из разных источников.
Создание визуализаций в Power BI
После подготовки данных вы можете приступить к созданию отчетов в Power BI. Используйте список разнообразных элементов, таких как диаграммы, графики и карты, чтобы представить данные наглядно. Визуальный элемент в Power BI легко настраивается: вы можете изменить цвета, типы отображения и добавить интерактивность.
Power BI предоставляет возможность создавать пользовательские визуальные элементы с помощью языков R или Python. Это позволяет расширить стандартный набор визуализаций и создать ряд других визуальных элементов, которые соответствуют потребностям вашего бизнеса. Не забудьте добавить фильтры и срезы, чтобы пользователи могли взаимодействовать с данными в отчете.
Публикация и совместная работа в Power BI
Когда отчет готов, его можно опубликовать в Power BI Service — облачной платформе для обмена отчетами. Здесь можете настроить доступ для других пользователей, что позволит вашей команде работать с актуальными данными в режиме реального времени. Безопасность данных обеспечивается за счет гибкой системы разрешений и аутентификации пользователей в Power BI.
Power BI интегрируется с другими продуктами Microsoft, такими как Teams и SharePoint, что упрощает совместную работу. Можете встраивать отчеты Power BI в сайты и приложения, делиться данными с широкой аудиторией без потери контроля над доступом.
Продвинутые возможности Power BI
Для более глубокого анализа данных в Power BI используется язык формул DAX. Он позволяет создавать сложные вычисления, расширяет возможности стандартных функций. Изучение DAX откроет новые горизонты в обработке данных и поможет получать более ценные инсайты.
Еще одна продвинутая функция в Power BI — использование Power Query для автоматизации обновления данных. Можете настроить расписание обновлений, и Power BI будет автоматически получать свежие данные из разных источников. Это особенно полезно для мониторинга ключевых показателей бизнеса.
Советы по оптимизации работы с данными
Организуйте данные: структурируйте их таким образом, чтобы они были легко читаемы и понятны. Это облегчит процесс создания отчетов в Power BI.
Используйте модели данных: создание моделей с отношениями между таблицами поможет эффективно управлять большими объемами данных.
Следите за производительностью: оптимизируйте запросы в Power Query и используйте агрегированные данные, чтобы отчеты в Power BI загружались быстрее.
Обучайтесь постоянно: Power BI регулярно обновляется, поэтому важно следить за новыми функциями и улучшать свои навыки.
Сколько стоит Power BI
Microsoft Power BI — бесплатная программа, но можно расширить функции с помощью платной версии.
Если у вас небольшая организация, бесплатной версии будет достаточно. Созданные отчеты можно загружать в облако Power BI Service. Доступ к нему может быть с ПК, веб-версии или со смартфона. В последнем варианте — только для просмотра. Если понадобится поделиться отчетом с несколькими сотрудниками, вы сможете передать копию файла-отчета, который создан в Power BI Desktop, ПК-версия. Физически файлы у вас будут различные, но изменения увидите и вы, и сотрудник.
Если нужно передавать отчет нескольким пользователям с разными правами доступа, понадобится подписка Power BI Pro. Цена — $10 в месяц.
Организациям с огромным объемом аналитических данных пригодится подписка Power BI Premium. Она масштабируется не по пользователям, а по необходимой мощности. Цена — $4995 в месяц и $10 за каждого отдельного создателя отчета. Не пользователя, а именно создателя.
С 4 марта 2022 года Microsoft приостановила продажу подписок на свои сервисы на территории России. Бесплатная версия по-прежнему доступна.
Главное о том, что такое Microsoft Power BI
- Power BI — это платформа, которая позволяет собирать, редактировать, визуализировать и анализировать данные из разных источников.
- Инструмент используют не только бизнес-аналитики в крупных компаниях. Он будет полезен и маркетологам, SEO- и IT-специалистам, сотрудникам отдела электронной коммерции.
- Для работы с отчетами необязательно владеть специальными навыками. Достаточно разбираться с инструментами бизнес-аналитики в Excel, понимать DAX-формулы.
Добавить комментарий