Что такое электронная трудовая книжка: подробное руководство для работников и работодателей

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – *цифровой вариант* обычной бумажной трудовой книжки, внедренный в России с *01.01.2020*. Она предоставляет *удобный доступ* к трудовой истории через Пенсионный фонд или государственные службы, *защищает данные* от подделок и *оптимизирует* HR-процессы. С *01.01.2021* использование ЭТК стало обязательным для новых сотрудников, а для текущих сотрудников переход на неё возможен в любое время. Работодатели обязаны обновлять записи в ЭТК в течение *двух дней* для приема/увольнения и до *25 числа* следующего месяца для других изменений. Электронные и бумажные трудовые книжки *имеют одинаковую юридическую силу*.

Что такое электронная трудовая книжка?

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой вариант обычной бумажной трудовой книжки, которая была введена в России с 01.01.2020. Она ведет учет трудовой истории сотрудника, включая даты трудоустройства, занимаемые должности и другую информацию, связанную с работой, которая хранится и управляется в электронном формате.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Доступность и безопасность: Электронные записи легко доступны в интернете через такие платформы, как Пенсионный фонд или государственные сервисы, что снижает риск потери или повреждения.
• Целостность данных: Усиленная защита от подделок, обеспечивающая точность трудовой истории.
• Эффективность: Мгновенные обновления и цифровая подача упрощают HR-процессы, экономя время и ресурсы.

Переход на электронные трудовые книжки

• Обязательно для новых сотрудников: С 01.01.2021 все новые сотрудники обязаны иметь электронную трудовую книжку. Для текущих сотрудников была предусмотрена возможность перехода до 31.12.2020, но они могут выбрать электронную документацию в любое время после 2020 года.
• Роль работодателя: Работодатели обязаны обновлять электронные записи, включая прием на работу, изменение должности и увольнение, в течение двух дней для приема на работу и увольнения и до 25-го числа следующего месяца для других обновлений.

Права сотрудников и обязанности работодателя

• Доступ к информации: Сотрудники могут запросить бумажный выписку из своей электронной трудовой книжки у своего работодателя или Пенсионного фонда, что обеспечивает прозрачность и возможность проверить личную трудовую историю.
• Юридическая эквивалентность: Электронные и бумажные трудовые книжки юридически эквивалентны, что упрощает административные и правовые процедуры.

Безопасность и конфиденциальность

• Согласие на доступ: Работодатели могут просматривать электронную трудовую книжку сотрудника только с его соглласия, что обеспечивает конфиденциальность персональных данных.
• Защита данных: Электронные трудовые книжки обеспечивают высокий уровень защиты данных, включая шифрование персональной информации.

Проблемы и решения внедрения

• Техническая готовность: Работодатели, особенно те, у которых более 25 сотрудников, обязаны предоставлять отчеты в электронном виде, что требует соответствующей ИТ-инфраструктуры и знания цифровых систем отчетности.
• Осведомленность и адаптация: Необходимы постоянные усилия, чтобы информировать как сотрудников, так и работодателей о преимуществах, функциях и юридических аспектах электронных трудовых книжек.