Как описать проблему в проекте: пошаговое руководство и советы

Для кого эта статья:

• проектные менеджеры и специалисты по управлению проектами
• студенты и аспиранты, изучающие проектный менеджмент
• профессионалы, стремящиеся развить навыки идентификации и решения проблем в проектной деятельности

Правильное описание проблем в проекте определяет 78% успеха его реализации. Большинство сбоев в проектном управлении происходит именно из-за недостаточно чёткой идентификации и формулировки существующих проблем. Когда проблема размыта или неверно интерпретирована, команда тратит ресурсы на решение не тех задач, а сроки и бюджеты выходят из-под контроля. Давайте разберёмся, как превратить хаотичное "у нас проблемы" в структурированную и решаемую задачу. 🔍

Хотите освоить профессиональный подход к выявлению и решению проблем в проектах? Курс «Менеджер проектов» от Skypro даст вам системные инструменты проектного управления: от идентификации проблем до их эффективного решения. Программа разработана практиками с 10+ летним опытом и включает реальные кейсы с разбором типичных проектных проблем и способов их описания. Превратите хаос в структуру уже через 7 месяцев обучения!

Сущность проблемы в проекте: признаки и характеристики

Проблема в проекте – это разрыв между текущим состоянием и желаемым результатом, который препятствует успешному достижению целей проекта. В отличие от рисков, которые могут возникнуть в будущем, проблемы уже существуют и требуют немедленного внимания. Умение распознать и правильно описать проблему – критически важный навык для эффективного управления проектами в 2025 году.

Давайте рассмотрим основные признаки проблем в проектах:

• Отклонение от плана – задачи не выполняются в срок, превышается бюджет, не достигаются запланированные показатели качества
• Повторяющиеся ошибки – одни и те же сбои возникают регулярно, несмотря на попытки их устранения
• Противоречивые требования – заинтересованные стороны имеют конфликтующие ожидания относительно результатов проекта
• Коммуникационные барьеры – информация не доходит до нужных людей или искажается в процессе передачи
• Нехватка ресурсов – недостаток персонала, материалов, времени или финансирования для выполнения работ

Ключевые характеристики правильно сформулированной проблемы:

Важно понимать, что проблема – это не само решение или его отсутствие. Часто команды формулируют проблему так: "У нас нет опытного дизайнера". Это уже содержит предполагаемое решение (нанять дизайнера), в то время как реальная проблема может заключаться в низком качестве пользовательского интерфейса, что потенциально может быть решено разными способами. 🧩

Александр Петров, руководитель PMO

В одном из наших продуктовых проектов команда столкнулась с постоянными задержками релизов. Сначала все формулировали проблему как "нехватка разработчиков". Мы уже были готовы расширять штат, когда решили применить методику "5 почему". Выяснилось, что корень проблемы – в несогласованности требований между продуктовой и технической командами. Разработчики получали противоречивые задачи, тратили время на переделки, и в итоге не укладывались в сроки. Правильное описание проблемы позволило нам решить её без найма новых людей – мы внедрили процедуру двойной валидации требований, и следующие три релиза вышли точно по графику.

Методика идентификации и описания проблемы в проекте

Систематический подход к выявлению и описанию проблем позволяет избежать поверхностных решений и неэффективного использования ресурсов. В 2025 году профессиональные проджект-менеджеры используют следующее пошаговое руководство для идентификации проблем:

1. Сбор данных и фактов: Соберите количественную и качественную информацию о ситуации – метрики, отзывы, наблюдения, результаты тестирования
2. Определение симптомов: Выделите конкретные проявления проблемы, которые можно наблюдать непосредственно
3. Анализ причинно-следственных связей: Используйте методы типа диаграммы Исикавы или метод "5 почему" для выявления корневых причин
4. Формулировка проблемы: Опишите проблему, используя структуру "Что-Где-Когда-Как-Почему-Кто"
5. Валидация с заинтересованными сторонами: Убедитесь, что ваша формулировка проблемы соответствует реальности с точки зрения всех участников

При исследовании проблемы полезно использовать фреймворк SCIPAB (Situation, Complication, Implication, Position, Action, Benefit):

• Ситуация (S): Какое текущее состояние проекта?
• Осложнение (C): Что пошло не так? Какие изменения произошли?
• Последствия (I): Каковы негативные эффекты этой проблемы?
• Позиция (P): Каково ваше видение решения?
• Действие (A): Какие шаги нужно предпринять?
• Выгода (B): Какие результаты принесет решение проблемы?

Для описания проблемы в курсовой работе или в рамках рабочего проекта можно использовать следующий шаблон:

Очень важно избегать распространенных ошибок при формулировке проблемы:

• Смешивание симптомов и причин (фокус на видимых проявлениях, а не корне проблемы)
• Включение решения в описание проблемы ("проблема в том, что мы не используем Agile")
• Обобщение без конкретики ("плохая коммуникация в команде")
• Персонализация проблемы ("Иван плохо работает")
• Использование субъективных оценок без фактического подтверждения

Правильно сформулированная проблема – это уже половина решения. Когда вы точно знаете, с чем имеете дело, становится гораздо проще разработать эффективную стратегию действий. 📊

Эффективная структура документирования проблем

Документирование проблем в проекте – это не бюрократическая формальность, а мощный инструмент коммуникации и контроля. Хорошо структурированная документация проблем помогает всем участникам проекта понимать ситуацию одинаково, отслеживать прогресс решения и предотвращать повторение схожих проблем в будущем.

Современный стандарт документирования проблем предполагает следующую структуру:

1. Идентификатор проблемы – уникальный код или номер для отслеживания
2. Заголовок проблемы – краткое описание (до 15 слов), отражающее суть
3. Категория проблемы – тип проблемы (технический, организационный, ресурсный и т.д.)
4. Приоритет – уровень срочности (критический, высокий, средний, низкий)
5. Детальное описание – развернутая характеристика проблемы, включающая:
   • Текущую ситуацию и контекст
   • Конкретные проявления проблемы
   • Корневые причины (если известны)
   • Влияние на проект (сроки, бюджет, качество, риски)
6. Дата выявления – когда проблема была обнаружена
7. Автор – кто зафиксировал проблему
8. Ответственный – кто назначен для решения проблемы
9. Статус – текущее состояние (новая, в анализе, в работе, решена, закрыта)
10. История изменений – журнал действий и обновлений по проблеме

Для управления проблемами рекомендуется использовать проблемный лог (Issue Log) – централизованный реестр всех выявленных проблем проекта. В 2025 году большинство организаций используют специализированные программные решения для ведения такого лога, но даже простая таблица может быть эффективной при правильном структурировании.

Елена Соколова, сертифицированный PMP

В крупном строительном проекте мы столкнулись с ситуацией, когда более 40% проблем "всплывали" повторно спустя 2-3 месяца после того, как считались решенными. Анализ показал, что команда часто "лечила симптомы", а не устраняла корневые причины. Мы пересмотрели структуру документирования проблем, добавив обязательные поля: "корневые причины" и "критерии успешного решения". Каждая проблема теперь требовала детального анализа причин и четких метрик, подтверждающих её решение. За следующие полгода показатель повторного возникновения проблем снизился до 12%. Документирование стало занимать больше времени, но окупалось сторицей за счет отсутствия необходимости решать одни и те же проблемы по нескольку раз.

Независимо от выбранного формата, ключевое правило документирования проблем – регулярность и последовательность. Даже самая простая, но систематически заполняемая документация, лучше сложной системы, которой пользуются от случая к случаю. 📝

Инструменты и техники формулировки проблемных зон

Умение точно формулировать проблемы – это навык, который можно развить с помощью специальных инструментов и техник. Профессиональные проект-менеджеры используют следующие методы для выявления и четкого описания проблемных зон:

• Диаграмма Исикавы (рыбья кость) – визуальный инструмент для выявления потенциальных причин проблемы, сгруппированных по категориям (люди, процессы, технологии, материалы, среда)
• Метод "5 почему" – последовательное задавание вопроса "почему?" для перехода от симптомов к корневой причине проблемы
• GAP-анализ – структурированный подход к выявлению разрыва между текущим и желаемым состоянием
• Матрица проблем – инструмент для приоритизации проблем на основе их влияния на проект и сложности решения
• FMEA-анализ (анализ видов и последствий отказов) – методика для систематического выявления потенциальных проблем и их последствий
• Проблемное дерево – графический метод визуализации причинно-следственных связей между проблемами

Рассмотрим некоторые из этих инструментов подробнее:

Формулировка проблемы с помощью GAP-анализа:

1. Определите текущее состояние: "Команда разработки выполняет только 60% запланированных задач в спринте"
2. Определите желаемое состояние: "Команда должна выполнять не менее 85% задач в спринте"
3. Опишите разрыв (GAP): "Существует разрыв в 25% между фактической и ожидаемой производительностью команды"
4. Проанализируйте причины разрыва: "Анализ показывает, что 15% невыполнения связано с нечеткими требованиями, 7% с техническими препятствиями, 3% с отвлечением на незапланированные задачи"

Использование метода "5 почему" для выявления корневой причины:

1. Проблема: "Проект отстает от графика на 2 недели"
2. Почему #1: "Почему проект отстает?" – "Потому что интеграция с платежной системой заняла больше времени, чем планировалось"
3. Почему #2: "Почему интеграция заняла больше времени?" – "Потому что возникли непредвиденные технические сложности"
4. Почему #3: "Почему возникли непредвиденные технические сложности?" – "Потому что не была проведена детальная техническая оценка перед началом работ"
5. Почему #4: "Почему не была проведена детальная оценка?" – "Потому что в команде нет опыта работы с этой платежной системой"
6. Почему #5: "Почему в команде нет такого опыта?" – "Потому что при планировании проекта не был учтен необходимый опыт работы с этой технологией"

Корневая причина: недостаточный анализ требуемых компетенций при планировании проекта.

Структурированная формулировка проблемы по методу SICR:

• Ситуация (S): Описание текущего контекста – "В проекте внедрения CRM-системы"
• Инцидент (I): Что конкретно происходит – "30% пользователей не используют новую систему спустя месяц после внедрения"
• Последствие (C): Какой эффект это производит – "Данные о клиентах разрозненны, что приводит к ошибкам в обслуживании и потере 5-7% потенциальных продаж"
• Требование (R): Что требуется изменить – "Необходимо достичь 95% уровня использования системы всеми сотрудниками отдела продаж"

При формулировке проблемы полезно использовать принцип SMART (конкретность, измеримость, достижимость, релевантность и временные рамки):

Выбор конкретного инструмента зависит от типа проблемы, доступного времени на анализ и специфики проекта. Важно помнить, что эти инструменты дополняют друг друга и могут использоваться в комбинации для получения наиболее точной и полной формулировки проблемы. 🔧

Хотите узнать, подходит ли вам профессия проектного менеджера? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, соответствуют ли ваши личностные качества и склад мышления требованиям к успешному руководителю проектов. Вы получите персональную оценку своих аналитических способностей, навыков структурирования проблем и предрасположенности к систематическому мышлению – ключевых качеств для эффективного управления проектными сложностями. Результат теста сразу покажет, насколько вероятен ваш успех в этой востребованной профессии!

Коммуникация проблемы: как донести суть до заинтересованных лиц

Даже идеально сформулированная проблема не принесет пользы, если она не будет правильно донесена до ключевых заинтересованных сторон. Эффективная коммуникация проблем – это искусство, требующее понимания аудитории, правильного выбора канала и формата сообщения.

Основные принципы коммуникации проблем в проекте:

• Своевременность – информирование о проблеме на ранней стадии, не дожидаясь критических последствий
• Объективность – представление фактов без обвинений и эмоциональных оценок
• Адаптация сообщения – корректировка уровня детализации и технической сложности в зависимости от аудитории
• Ориентация на решение – акцент не только на проблеме, но и на потенциальных путях её решения
• Контекстуальность – объяснение влияния проблемы на общие цели проекта

Стратегия коммуникации проблем зависит от типа заинтересованной стороны:

Процесс эффективной коммуникации проблемы включает следующие шаги:

1. Подготовка:
   • Соберите все релевантные факты и данные
   • Определите, кто должен быть проинформирован и в какой последовательности
   • Подготовьте материалы, адаптированные для каждой аудитории
2. Представление проблемы:
   • Начните с чёткого изложения сути проблемы
   • Используйте визуализацию для сложных проблем (графики, диаграммы)
   • Объясните причины возникновения и потенциальные последствия
3. Обсуждение решений:
   • Представьте возможные варианты решения
   • Обозначьте ресурсы, необходимые для каждого варианта
   • Опишите ожидаемые результаты и временные рамки
4. Фиксация решений и ответственности:
   • Документируйте принятые решения
   • Чётко определите ответственных за реализацию решений
   • Установите контрольные точки для мониторинга прогресса

Практические советы для эффективной коммуникации проблем:

1. Используйте принцип "сэндвича" при коммуникации с руководством: начните с позитивного контекста, затем изложите проблему, завершите потенциальными решениями или возможностями
2. Применяйте правило "без сюрпризов" – информируйте ключевых стейкхолдеров о потенциальных проблемах заранее, не дожидаясь их обострения
3. Подготовьте ответы на возможные вопросы и возражения заранее
4. Используйте истории и аналогии для объяснения сложных технических проблем нетехническим стейкхолдерам
5. После коммуникации проблемы обязательно проверьте, правильно ли она понята всеми сторонами

И наконец, помните, что эффективная коммуникация проблем – это двусторонний процесс. Важно не только донести информацию, но и получить обратную связь, которая может содержать ценные идеи для решения или помочь выявить аспекты проблемы, которые вы могли не учесть. 💬

Правильное описание проблемы в проекте – это фундаментальный навык, определяющий эффективность всего проектного управления. Методичный подход к идентификации, структурированию и коммуникации проблем превращает хаотичные "неполадки" в управляемые задачи с четкими путями решения. Помните: время, потраченное на тщательный анализ и формулировку проблемы, многократно окупается на этапе её решения. Владея инструментами и техниками, описанными в этом руководстве, вы сможете трансформировать любой проблемный проект в историю успеха.